Normalización de la gestión documental en las entidades del Distrito.
Normalización de la gestión documental en las entidades del Distrito.
En este punto, la evolución de la Gestión Documental en el Distrito ha logrado establecer todos los estamentos necesarios ajustados a la normatividad nacional para su cumplimiento y ejecución. Sin embargo la modernización del Estado y a la vez de la administración pública obligaron la adaptación y acatamiento de lo estipulado en la Ley 489 de 1998 que dicta normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, especialmente en sus artículos 36 y 37 que estipulan la obligatoriedad de crear el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público como soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, para dar cuenta del desempeño institucional y facilitar la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general .
Bajo este marco en el año 2006 es expedido el Decreto 514 que establece en todas las entidades públicas del nivel distrital un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) compuesto por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad como parte integral de los sistemas de gestión de calidad, en respuesta a la facultad otorgada al Archivo de Bogotá sobre formular las políticas y reglas que rige la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital, en su carácter de ente rector del Sistema Distrital de Archivos para garantizar en forma permanente la conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la ciudad. En este sentido se define la función archivística para el distrito como el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final bajo las políticas y reglas formuladas por el Archivo de Bogotá.
Como podrá observarse las funciones encomendadas al SIGA encierran en su totalidad los procedimientos que contempla la gestión de documentos tanto en archivo de gestión como en archivo central, tomando los procesos de calidad como abanderadas de la aplicación esto en todas las entidades de la administración distrital. Alcanzando un cubrimiento, sino total, mayoritario en lo que respecta a la administración de los documentos. Debe sumársele al Decreto 514 el otorgar el perfil profesional de quien debe estar a cargo del SIGA, y del personal que lo acompaña, el cual debe ser con formación en archivos y con conocimiento idóneo de la entidad y sus necesidades.
Ahora bien sobre la normalización de la producción documental, que es el centro de la Gestión Documental, el Decreto 514 refiere al Archivo de Bogotá como ente rector en la materia y el encargado de “reglas de producción, gestión, archivo y valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administración Distrital ”, mediante la aplicación de una metodología, dada por el ente rector y aplicada por cada una de las entidades distritales, que garantice una formulación técnica y participativa de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos.
Para ello el Archivo de Bogotá ha realizado durante los últimos años la formulación de estándares documentales tanto sobre procesos misionales y trasversales de la administración distrital, contando para este fin con la identificación de los documentos producidos dentro de los procesos, como un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de gestión de calidad, que es incluida en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos por cada una de las oficinas encargadas contando siempre con la Presencia del Archivo de Bogotá. Ahora bien la adopción de los estándares es realizada por medio de directivas expedidas por el Secretario General las cuales son acatadas por las entidades para implementación y también para el ajuste de las Tablas de Retención Documental de las entidades. Además como una de las obligaciones del Archivo de Bogotá es establecer el cuadro único de clasificación y valoración para efectos de normalizar la administración documental en la Administración Distrital así como formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental. Con esta metodología se pretende en primer lugar armonizar la producción documental a nivel de los procesos transversales como por ejemplo lo es el de Gestión Documental y por otra parte facilitar a las entidades en sus procesos misionales la organización de sus documentos en las diferentes fases de los archivos y racionalizar la administración de sus recursos.
Para finalizar con la consolidación de la historia de la función de Gestión Documental en el distrito, el mismo Decreto 514 insta a las entidades a que deben contar con las áreas de almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su servicio, igualmente contar con los recursos informáticos adecuados para el manejo de los procesos de Gestión Documental y archivo, claro está con el visto bueno del Archivo de Bogotá, todo esto con el fin de poder contar con los recursos suficientes para la aplicación del (SIGA) y que sean incluidos dentro de los presupuestos anuales de las entidades. En lo que respecta a la implementación y seguimiento de los estándares son responsabilidad directa del Archivo de Bogotá, quien asesora, capacita, sigue y avisa a los entes de control tanto internos como externos de las entidades el desarrollo y aplicación de las políticas sobre Gestión Documental en cada una de ellas por medio de los informes sobre el estado de la administración documental en su entidad. Como se puede apreciar el Decreto 514 da las herramientas para lograr la aplicación del SIGA de forma optima a nivel del distrito y por ende de la Gestión Documental en todas las entidades en cabeza del Archivo de Bogotá, en consecuencia el ente rector de los archivos busca de forma permanente mejorar de forma continua la función como tal, actualmente se busca la aplicación de la norma ISO 15489 como una herramienta de mejoramiento para la Gestión Documental en el Distrito. La norma literal dice:
EL DECRETO 514 DE 2006. "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
CAPITULO I. Del Subsistema De Gestión Documental, Archivo y Correspondencia.
ARTÍCULO 1: Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital: el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros.
ARTÍCULO 2: Función Archivística: para el presente decreto se entiende por función archivística el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.
ARTÍCULO 3: Adopción de Políticas y Reglas: toda entidad de la administración Distrital debe atender las políticas y reglas formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, a través del Archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental.
ARTÍCULO 4: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.
ARTÍCULO 5: Coordinación, Control y Seguimiento de la Gestión de los Documentos, Archivo y Correspondencia: Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá.
ARTÍCULO 6: Funciones de la Dependencia Encargada del SIGA:
a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.
b. Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.
c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.
d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.
e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.
f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.
g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.
h. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.
i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia.
k. Elaborar los instrumentos de control necesarios.
l. Citar el comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica.
m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.
n. Coordinar el personal bajo su dirección.
o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control.
CAPITULO II. Del Personal Responsable del Siga
ARTÍCULO 7: Perfil Profesional: Al frente de este subsistema debe estar un profesional idóneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad.
PARÁGRAFO: Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acredita titulo en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos.
ARTÍCULO 8: Personal Profesional y Técnico Requeridos: La dependencia responsable del SIGA, debe contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo al volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información, y los niveles de archivo que existan en la entidad.
ARTÍCULO 9: Responsables: Los servidores públicos de las oficinas que hacen parte de la estructura administrativa de una entidad son responsables de la producción y gestión de los documentos de acuerdo a las políticas y reglas que rigen el SIGA. Así mismo deben atender los requerimientos de la dependencia encargada de la coordinación de dicho sistema, en cada entidad.
CAPÍTULO III. De La Normalización De La Producción y Administración Documental
ARTÍCULO 10: Reglas de Producción, Gestión, Archivo y Valoración: la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, establece para los documentos producidos por cada una de los procesos administrativos, las reglas de producción, gestión, archivo y valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 11: Metodología: para la formulación de estas reglas, cada Entidad, bajo la asesoría del Archivo de Bogotá, debe aplicar la metodología desarrollada por este último, de manera que se garantice una formulación técnica y participativa, ya que es requisito la participación activa de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos, cuya gestión y archivo se va a normalizar.
ARTÍCULO 12: Identificación de los Documentos Producidos en el Levantamiento de los Procesos: La gestión documental debe ser un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de gestión de calidad. Las oficinas encargadas de estos programas deben incluir, en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos, la identificación de los documentos producidos en los procesos.
PARÁGRAFO: Para la identificación de los documentos que se producen en desarrollo de los procesos administrativos, se debe contar con la participación del Archivo de Bogotá, y de los responsables de los procesos y de las dependencias responsables del SIGA, en cada entidad.
ARTÍCULO 13: Competencia: la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, adoptará mediante directivas del Secretario del Despacho, o de quien este delegue, las reglas que normalizan la gestión documental y el archivo de los documentos producidos por cada uno de los procesos administrativos de las entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 14: Cuadro Único de Clasificación y Valoración: Es tarea del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, establecer el cuadro único de clasificación y valoración para efectos de normalizar la administración documental en la Administración Distrital.
ARTÍCULO 15: Estandarización e Implementación: Es tarea del Archivo de Bogotá, formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental en las entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 16: Áreas de Almacenamiento: Cada nivel de archivo debe contar con las áreas de almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su servicio.
ARTÍCULO 17: Recursos Informáticos: Las entidades deben contar con los recursos informáticos requeridos para el buen funcionamiento del SIGA.
PARÁGRAFO PRIMERO: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá promoverá entre las entidades del distrito el uso de software adecuado para el manejo de los procesos de gestión documental y archivo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Cualquier software utilizado por una entidad para la gestión documental, archivo y correspondencia debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
ARTÍCULO 18: Disponibilidad de Recursos: Cada entidad es responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementación de los sistemas internos de gestión documental y archivo (SIGA) en su sistema administrativo, para lo cual deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en cada una de las entidades.
ARTÍCULO 19: Implementación: Es tarea de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá, asesorar y capacitar a las entidades en la implementación del SIGA.
ARTÍCULO 20: Seguimiento: Es responsabilidad de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá, hacer el seguimiento a la implementación del SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos.
CAPÍTULO IV. De los Fondos Documentales Acumulados
ARTÍCULO 21: Disposición Final: Las entidades de la Administración Distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.
PARÁGRAFO: Las entidades de la Administración Distrital tienen un plazo máximo de tres (3) años para la organización definitiva de sus fondos documentales acumulados, contados a partir de la publicación del presente Decreto.
ARTÍCULO 22: Metodología: Para la organización de sus FDA, las entidades de la administración distrital deben aplicar la metodología establecida por el Archivo de Bogotá. Éste brindará la capacitación y asesoría necesaria.
CAPITULO V. Disposiciones Varias
ARTÍCULO 23: Supervisión: el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 24: Términos de Referencia: Todo proceso de contratación cuyo objeto esté referidos a las actividades de gestión documental en las entidades de la administración distrital, debe contar con el visto bueno dado por el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
ARTÍCULO 25: Informes: La dependencia encargada el SIGA debe presentar anualmente al Archivo de Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en su entidad.
ARTÍCULO 26: Vigencia: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.
