Guías archivísticas

  • Lineamiento Técnico para la Gestión Documental de los Archivos Relativos a los Derechos Humanos, el Derecho Internacional Humanitario, la Paz y la Reconciliación para Bogotá D.C.
    El Lineamiento Técnico es una herramienta cuyo propósito es impulsar la adopción de la normatividad vigente concerniente a la gestión de los documentos públicos que contienen información relativa a los Derechos Humanos, el Derecho Internacional Humanitario, la paz y la reconciliación en Bogotá D.C. Su implementación permitirá identificar qué documentos existen, en qué estado se encuentran y cuáles entidades producen y custodian esta documentación, garantizando una caracterización del tipo de información que contienen y asegurando su adecuada identificación, protección, gestión y, en última instancia, el acceso a esta información. En tal sentido, el Lineamiento presenta un modelo que condensa, organiza, esquematiza y complementa las medidas dadas en el Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves violaciones a los derechos humanos, e infracciones y al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno —emitido por el Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica en 2017 y actualizado en 2022—, articulándolas a los criterios técnicos y jurídicos para implementar la función archivística en el Estado Colombiano dados en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, para su mejor aplicación en la Administración Distrital.
  • Esquema de Metadatos de Bogotá para Documentos de Archivo – MBDA 2.0
    El esquema de metadatos EMBDA 2.0 es una guia que complementa la versión 1 (EMBDEA 1.0), su objetivo es orientar la aplicación del esquema y documentar procedimientos que permitan identificar los metadatos y submetadatos esenciales que se debe asociar para la gestión de los documentos durante el ciclo de vida a fin de asegurar el acceso, uso y disponibilidad de la información, esta suministra una forma estructurada de capturar metadatos sobre las cinco entidades, utilizando 28 propiedades que capturan características sobre estas de una manera estandarizada.
  • Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos para el Distrito Capital - MIGDA
    El Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos para el Distrito Capital - MIGDA es un marco de referencia estratégico, operativo y técnico que brinda herramientas para la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA en las entidades y organismos del Distrito.Este Modelo establece un conjunto de lineamientos operativos, a través de los cuales las entidades y organismos del Distrito pueden plantear y ejecutar acciones específicas, atendiendo elementos concretos que facilitan la identificación de los pasos mínimos necesarios para fortalecer su gestión documental.
  • Lineamiento para la Recuperación y Gestión Participativa de Memorias Locales y Comunitarias
    Este lineamiento plantea un paso a paso para que las entidades y organismos distritales acompañen a las comunidades en la identificación, clasificación, valoración y descripción de contenidos de memoria susceptibles de constituir patrimonio documental; los cuales se podrán preservar en una Colección Digital de Memorias Locales que promueva su consulta en acceso abierto, su uso y apropiación social.
  • Línea Técnica para la Contratación de Servicios de Depósito, Custodia y Administración Integral de Fondos Documentales
    Línea orientadora para la formulación de los componentes y especificaciones técnicas de los servicios de deposito, custodia y administración integral de fondos documentales.
  • Línea Técnica para la Contratación de Servicios Postales, Correo Electrónico Certificado, Envío de Correspondencia y Administración de Centros de Correspondencia
    Esta linea técnica contiene las consideraciones previas, aspectos técnicos especificos y especificaciones técnicas de los servicios postales y los centros de correspondencia.
  • Línea Técnica para la Definición de Servicios de Proyectos de Digitalización de Documentos de Archivo
    Esta linea técnica contiene los componentes técnicos generales, los aspectos técnicos especificos y las etapas que se deben desarrollar en un proyecto de digitalización documentos de archivo.
  • Guía de lineamientos para el uso de documentos electrónicos en la emergencia generada por la emergencia sanitaria COVID-19
    La Presente guía es un documento mediante el cual se establecen lineamientos técnicos para mitigar los riesgos asociados al uso documentos electrónicos en los ambientes de trabajo en casa en razón de la actual emergencia ocasionada por el COVID-19.
  • Guía Sistema de Gestión de documento Electrónico de archivos para el distrito capital – SGDA-DC – RTF 1.0
    La presente Guía se ocupa de los requisitos técnicos y funcionales para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo en el Distrito Capital, el cual se ha denominado SGDEA – DC RTF 1.0.
  • Guía esquema de metadatos de Bogotá para documentos electrónicos de archivo – EMBDEA 1.0.
    La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos -en su rol de líderes de la función archivística distrital y de la política de gestión documental del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG-, se han dado a la tarea de elaborar el documento que hoy nos complace poner a disposición de la comunidad archivística distrital y demás partes interesadas, denominado “Esquema de Metadatos de Bogotá para Documentos Electrónicos de Archivo- EMBDEA 1.0.
  • Guía de documentos electrónicos de archivo y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA: conceptos básicos, buenas prácticas e ideas para avanzar
    El presente documento está enfocado en brindar una definición conceptual básica que sirva como elemento de articulación para las Entidades Distritales en cuanto a la administración integral de documentos, particularmente los documentos electrónicos de archivo, con base en el trabajo interdisciplinario de profesionales de la Ingeniería de Sistemas y de la Archivística.
  • Guía para la elaboración y presentación de Tablas de Valoración documental para las entidades distritales
    Con esta guía de ayuda se pretende mejorar la calidad de los instrumentos que se diseñen en las entidades del distrito, además del tiempo de elaboración de los mismos con el fin de que se le de tratamiento oportuno a toda la documentación que reposa dentro de los fondos, y que es de vital importancia para la entidad y para el distrito.
  • Guía Técnica de organización de fondos documentales acumulados para las entidades distritales.
    Las guías técnicas de gestión documental se encuentran orientadas a facilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivísticas de las áreas que adelantan este tipo de procesos en las entidades distritales, en procura de hacer de sus archivos verdaderos centros de información, que sirvan como valor agregado para la gestión y la toma de decisiones de la administración pública. Las guías han abarcado una serie de aspectos, desde la producción o recepción de los documentos, hasta las formas más adecuadas de almacenamiento, conservación y disposición final.
  • Guía de uso de a propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del distrito
    La presente guía es propuesta de Clasificación y Valoración Documental para las series relacionadas con los procesos transversales en las entidades del Distrito, que fueron en su momento normalizados en 23 guías elaboradas y publicadas por la Dirección Archivo de Bogotá entre los años 2005 y 2012.
  • Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los Hospitales del Distrito Capital
    Orientar a las entidades del Distrito en lo relacionado con la función archivística, mediante el desarrollo de diversas actividades, una de las cuales es la elaboración de herramientas para la normalización, las cuales buscan no solo estandarizar la gestión de documentos a nivel del Distrito sino colaborar para que ésta sea mucho más ágil y eficiente en las entidades. Tal es el caso de las Guías para la gestión normalizada de los documentos producidos en diversos procesos.
  • Guía para la implementación de Tablas de Retención Documental para las entidades Distritales.
    Dentro de las medidas que vienen implementando los estados democráticos, está la de asegurar el derecho de acceso a la información de sus ciudadanos, como parte de las políticas con las cuales se busca dar cobertura e integrar las demandas que exigen las nuevas ciudadanías, ahora cada día más conectadas y que vienen construyendo una sociedad cada vez más digital.
  • Guía práctica para entidades distritales sobre la clasificación documental.
    La presente guía, debe ajustarse a las necesidades y contextos propios de las entidades, con el propósito de que la documentación y -más importante aún- la información contenida en ella, encuentre un punto de concentración que permita su recuperación oportuna, confiable e íntegra. Así mismo, es aplicable tanto para los documentos en soporte papel, como para aquellos que incorporan el uso de la tecnología en su producción, trámite, organización, consulta y preservación.
  • Guía Instructivo de valoración documental
    La presenta guía de valoración documental en archivos es el proceso de análisis que consiste en identificar los valores investigativos, científicos, patrimoniales, históricos, culturales y técnicos de la información registrada en los documentos de archivo.
  • Programas del Sistema Integrado de Conservación: Guía práctica para las entidades del Distrito Capital
    Con el ánimo de brindar herramientas útiles para el manejo de la conservación documental, la Dirección Archivo de Bogotá publica esta Guía sobre los lineamientos técnicos del Sistema Integrado de Conservación [SIC]. El propósito es ofrecer a las entidades distritales una guía práctica y técnica que oriente la implementación del SIC y así contribuir a garantizar la transparencia y el acceso a la información de interés para los usuarios, la administración y la historia de la ciudad.
  • Guía Orientaciones metodológicas de Gestión documental enfocado a procesos.
    El diseño metodológico que se adelantó para este proyecto de investigación, fue determinado por el enfoque cualitativo y al interior de éste, la investigación de tipo documental, como estrategia de búsqueda, recolección, tabulación y análisis de información. Cabe agregar que el alcance del documento corresponde al estipulado dentro del convenio, ya que recoge los antecedentes metodológicos elaborados por el Archivo de Bogotá y ofrece un documento técnico de investigación contentivo de dicha metodología.
  • Guía para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento de tablas de retención documental para las entidades distritales.
    La presente guía brinda elementos que facilitan una adecuada articulación entre el Sistema de Gestión Documental y el Sistema Integrado de Gestión – Particularmente con el Subsistema de Gestión de Calidad. Se busca que las TRD sean un instrumento alineado en los lenguajes: que reconozcan las equivalencias existentes y que hagan las distinciones necesarias, a efecto de lograr una gestión documental que tenga en cuenta las nuevas formas de producción administrativa y, en consonancia con éstas, administre unos documentos producidos bajo la óptica de los procesos y procedimientos.
  • Guía de descripción y valoración de documentos audivisuales.
    Con esta Guía que presentamos, el Archivo de Bogotá, en su calidad de ente rector de la política archivística distrital, comparte con los responsables de la gestión documental en las entidades del Distrito Capital y, en especial, la comunidad de funcionarios que hace posible el desarrollo de la función archivística en la administración de la ciudad, un nuevo título de la colección Instrumentos Técnicos, que recoge el resultado de sus investigaciones y experiencias en materia de archivos audiovisuales.
  • Guía Metodología para investigaciones de historias Institucionales.
    Guía metodológica para la investigación de historias institucionales, el cual articula otros dos productos que la complementan, a saber: El patrimonio documental de Bogotá, siglos XVI – XIX (Fernando Mayorga García, Juana M. Marín Leoz y Adelaida Sourdis Nájera, 2011) y Catálogo de fuentes y bibliografía para la historia de Bogotá (Fernando Mayorga García y Santiago Zuleta Ríos, 4 tomos, 2011).
  • Guía de procedimiento: Digitalización en Archivos, una aproximación al tema.
    La presente guía, por tanto, no es otra cosa que una aproximación al tema, visto no con los ojos de la tecnología informática que se involucra, sino con una percepción de las necesidades primarias de los archivos y los archivistas, como responsables de la custodia, el acceso y la preservación de las colecciones.