Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Solange Maritza Pachón Zorro, Profesional Especializada, Archivo de Bogotá. Información científica: Liliana Mejía, Profesional Universitaria.

El monitoreo ambiental realizado por el Archivo de Bogotá implica un seguimiento de las condiciones ambientales con el porcentaje de humedad relativa, temperatura, material particulado e iluminación en los depósitos del Cofre, el área que contiene los archivos que se custodian y conforman el patrimonio documental de Bogotá. 

Al hablar de este monitoreo que se desarrolla en detalle y para comprender las categorías enumeradas anteriormente y que se tienen en cuenta para la conservación preventiva de los archivos podríamos resaltar lo siguiente: 

La saturación del medio tiene un porcentaje de humedad relativa, depende del ambiente y de la época del año debido a que se cuenta con épocas secas o lluviosas, lo que resulta un factor determinante en este aspecto. 

La temperatura es una condición del ambiente que, así como la humedad depende de la época del año y de la ciudad, en ese sentido, Bogotá cuenta con una temperatura favorable para la conservación de documentos y que por ende evita su deterioro.  

Como su nombre lo indica el material particulado son las partículas de polvo de diferentes tamaños que pueden generar afectación en los archivos. Se mide con el monitor de masa, un equipo especial para realizar la medición y que informa sobre la cantidad de partículas y su tamaño, lo que permite determinar en cada depósito la carga de material particulado para saber si es necesario hacer un mejor mantenimiento. 

El control del material particulado es importante no sólo para la salvaguarda de los documentos debido a que un control sobre este factor reporta un beneficio en temas de salud ocupacional. 

La iluminación por su parte, es la cantidad de luz en determinada área y se mide de acuerdo a referencias establecidas bajo normatividad. En el Archivo de Bogotá no ingresa iluminación solar, los documentos se encuentran en cajas y adicionalmente estos están en carpetas cuatro aletas que son las indicadas para el almacenamiento y de esta manera los archivos no están expuestos directamente a la iluminación. 

Datalogger

Para realizar el monitoreo de humedad y temperatura en cada depósito se utiliza un Datalogger, que es un equipo con la capacidad de capturar 16 mil datos, 8 mil de temperatura y 8 mil de humedad y se programa para realizar la medición cada 11 minutos durante aproximadamente dos meses.  

Posterior a este monitoreo se extraen los datos con un programa especial y se analizan los registros obteniendo los resultados el máximo, el mínimo, el promedio y las fluctuaciones diarias tanto para la humedad relativa como para la temperatura y se analiza si se encuentran dentro de los valores de referencia. 

Luxómetro

Para medir la iluminación en el Archivo de Bogotá se utiliza el luxómetro una vez al año directamente bajo las lámparas de cada depósito. 

Monitor de masa

Para material particulado se realiza un monitoreo mensual a través de un monitor de masa en los depósitos y las áreas técnicas. 

En términos generales el Archivo de Bogotá es una edificación en la que existen unas buenas condiciones que garantizan la conservación de documentos y sumado a la implementación de estas medidas de control nunca se han presentado casos de deterioro por condiciones ambientales.