El Archivo de Bogotá cuenta con más de 60 mil documentos digitalizados, procesados y puestos al servicio de la ciudadanía
El Archivo de Bogotá cuenta con más de 60 mil documentos digitalizados, procesados y puestos al servicio de la ciudadanía
Por: mllaiton
Publicado el: Junio 2022
Por Lorena Laiton, equipo de Divulgación de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través del Archivo de Bogotá, líder de la política de gestión documental del Distrito y custodio del patrimonio documental de la ciudad, realiza la reproducción documental por medio de técnicas como la digitalización y la microfilmación, conocidas como reprografía, que garantizan la conservación y preservación documental, la seguridad de la información y facilitan el acceso y consulta, por parte de la ciudadanía.
A la fecha, el Archivo de Bogotá supera los ocho millones de archivos digitalizados, de los cuales 60.000 se han procesado y puesto al servicio de la ciudadanía; los cuales hacen parte de los fondos y colecciones, públicos y privados que custodia. Para el 2022, tiene previsto digitalizar más de 360 mil; para ello, cuenta con un grupo de profesionales y equipos idóneos, como DigiBooks y Escáneres, para dicha reproducción documental.
La técnica de digitalización consiste en pasar en formato digital la información guardada o registrada en papel, cintas, películas, casetes, etc., permitiendo su reproducción, en tamaño pequeño como alternativa para su visualización, y el acceso fácil y rápido a la información desde cualquier dispositivo electrónico, a través de internet, ingresando directamente al Cofre Virtual: https://elcofre.bogota.gov.co/elcofre/ o en los computadores ubicados en la Sala de Consulta del Archivo de Bogotá.
La digitalización de los archivos, además, proporciona un óptimo manejo y distribución de los mismos por los diferentes procesos al interior del Archivo como organización, descripción, investigación y divulgación, entre otros, lo que contribuye a minimizar el daño del archivo físico y evitar su deterioro. Para ello, también se rige por los manuales específicos de las máquinas utilizadas.
Esta tecnología, adicionalmente, permite generar buckups o copias de los archivos, en cualquier momento y desde cualquier lugar del planeta, en caso de que se dañe el equipo o la información que este contiene.
Por otra parte, mediante la microfilmación, que se caracteriza por sus altos índices de seguridad y durabilidad, se registra fotográficamente documentos en pequeñas imágenes, en película de alta resolución. Sin embargo, esta técnica se está quedando obsoleta porque es un medio físico, que requiere de insumos costosos y maquinaria que cada vez se encuentra menos en el mercado.
De esta manera el Archivo de Bogotá garantiza tanto la preservación a largo plazo de los documentos históricos como el acceso fácil y seguro a la información contenida en documentos, planos, mapas, fotografías, audios y videos, que custodia en el Cofre, como se denominan los depósitos donde reposa el patrimonio documental de la ciudad.