Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Solange Maritza Pachón Zorro. Profesional Especializada, Dirección Distrital de Archivo de Bogotá

Para celebrar el Día Nacional de los Archivos, este año, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través del Archivo de Bogotá, se unió a los Programas de Archivística y Ciencias de la Información de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de la Pontificia Universidad Javeriana y de la Universidad de la Salle en con quienes en conjunto se realizó la Semana de los Archivos, un encuentro académico entre el 17 y el 20 de octubre que propició la reflexión sobre el papel de los archivos y su aporte en la sociedad.  

 Mediante este espacio se retomó el vínculo institucional con la academia alrededor del conocimiento y las experiencias relevantes que en materia de gestión documental se proponen como parte de la dinámica, la evaluación y el desarrollo de esta área del conocimiento.  

 En el marco del evento, el 20 de octubre, Álvaro Arias, Director Distrital del Archivo de Bogotá presentó el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos – MIGDA – cuyo propósito es orientar a las entidades y organismos del Distrito para que fortalezcan su proceso de gestión documental a partir de la aplicación de lineamientos operativos que contribuyan a la organización, disposición y acceso efectivo de los archivos al servicio de la gestión pública; de tal manera que se garantice la consulta rápida y oportuna de la información pública, contribuyendo a la productividad institucional y mejorando los tiempos de respuesta a las solicitudes de los ciudadanos y de las mismas entidades.

 El Modelo cuenta con cuatro componentes:  estratégico, documental, tecnológico y de la cultura archivística.

Algunos de los beneficios de su aplicación son:

1. Identificar las problemáticas al interior de la entidad con el propósito de formular las acciones para mejorar los procedimientos de gestión documental.
2. Mejorar la formulación proyectos enfocados a resolver las necesidades propias de cada Entidad en materia de gestión documental y administración de archivos.
3. Puede usarse como fuente de buenas prácticas en materia de gestión documental y administración de archivos.
4. Optimizar los procesos de la gestión documental, a partir de la articulación con los sistemas y procesos de gestión de calidad ya que el MIGDA está alineado tanto al Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG como también a la ISO 30301.
5. Es una manera ordenada y controlada de realizar la transformación digital del proceso de gestión documental en las entidades y organismos del distrito.
6. Propone declarar los archivos como un activo de información y de conocimiento como una sola unidad indivisible que haga parte del capital intelectual de las entidades y que se ubique en el ámbito del proceso de gestión del conocimiento.
7. Propone optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos.
8. Mejora el proceso de gestión documental para incidir de manera directa en la eficiencia administrativa ya que contribuye en la simplificación de los procesos al reducir de manera objetiva la producción de documentos que no son necesarios.

Para conocer más sobre el Modelo de Gestión Documental y Archivos – MIGDA- ingrese a https://archivobogota.secretariageneral.gov.co/content/normatividad-archiv%C3%ADstica