Diagnóstico del Sistema de Archivos de Bogotá revela una "Paradoja de la Modernización" y traza una nueva hoja de ruta
Diagnóstico del Sistema de Archivos de Bogotá revela una "Paradoja de la Modernización" y traza una nueva hoja de ruta
Por: mllaiton
Publicado el: Octubre 2025
Por Cristian Camilo Cabra. Contratista Subdirección del Sistema Distrital de Archivos.
El Archivo de Bogotá, en su rol de entidad rectora del Sistema Distrital de Archivos (SDA), presenta los resultados del diagnóstico integral del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA). Este estudio estratégico, más que un simple informe, es el punto de partida para una impostergable modernización de la gestión de la información en la capital. En un momento en que la ciudadanía demanda servicios más ágiles y transparentes, este análisis, realizado en el marco del Proyecto de Inversión 8118, evaluó a fondo las capacidades, procesos y herramientas de las entidades distritales, revelando hallazgos cruciales que definirán el futuro de la eficiencia administrativa de la ciudad.
Fotografía: Angélica Rodríguez, profesional de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, y Ricardo Rivadeneira, director del Archivo de Bogotá.
El diagnóstico sacó a la luz lo que se ha denominado la "Paradoja de la Modernización": a pesar de los valiosos esfuerzos de las entidades en la planificación documental, el desempeño general del sistema muestra alarmantes signos de estancamiento. La evidencia es contundente: la política de Gestión Documental sufrió la caída más pronunciada de todo el Distrito en el Índice de Desempeño Institucional (IDI), con un histórico retroceso de 8.6 puntos. Este declive no es una simple cifra, sino una señal de alerta sobre la pérdida de relevancia y capacidad del sistema.
Dicho estancamiento se explica por brechas estructurales que frenan el avance. El hallazgo más crítico es la brecha tecnológica, donde un 45.9% de las entidades ejecutoras no cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) que perciban como funcional. Esta carencia se traduce en una fricción operativa diaria, en un mayor riesgo de pérdida de información vital y en una incapacidad estructural para soportar un gobierno verdaderamente digital. A esto se suma un déficit medible en el talento humano, con una reducción neta del 13% del personal dedicado a esta labor en el último año, forzando a los equipos existentes a un modo de supervivencia que ahoga la innovación.
Fotografía: Alejandra Rodas Gaiter, subsecretaria de Fortalecimiento Institucional, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
El estudio concluye de manera inequívoca que la causa raíz de este estancamiento no es la falta de normatividad o de capacidad técnica en los equipos, sino una insuficiente priorización política y financiera que ha impedido que los planes se materialicen en resultados tangibles. La brecha entre la "cultura del papel" y la "cultura de la implementación" es evidente: mientras el 90% de las entidades cumple con formular sus Tablas de Retención Documental (TRD), solo un 31% logra aplicar la disposición final de los documentos. Esta inacción en la última milla del ciclo de vida documental no es un asunto menor; genera una acumulación silenciosa de riesgos legales, eleva los costos de almacenamiento físico y digital, y crea una sobrecarga de información que dificulta la recuperación de lo verdaderamente importante.
Fotografía: Germán Almanza, subdirector del Sistema Distrital de Archivos.
Como respuesta a estos desafíos, el diagnóstico no solo identifica los problemas, sino que traza una hoja de ruta ambiciosa pero pragmática. La propuesta central es una transformación estructural hacia un modelo de Gobernanza de la Información, superando el enfoque tradicional para integrar de manera inseparable a las personas, los procesos y la tecnología. Este nuevo enfoque se desplegará a través de tres líneas estratégicas interdependientes: 1) Gobernanza Estratégica y Normalización Técnica, para establecer reglas de juego claras y modernas; 2) Modernización Tecnológica y Analítica de Datos, para ejecutar un plan de choque que dote de herramientas al sistema y permita una gestión basada en evidencia; y 3) Fortalecimiento de Capacidades y Colaboración en Red, para invertir en el activo más valioso, el talento humano, y construir una verdadera comunidad de práctica que asegure la sostenibilidad del cambio.
El Archivo de Bogotá reafirma con este diagnóstico su compromiso de liderar la transición de la gestión documental de una función de soporte a un motor de valor público. La implementación de esta hoja de ruta no es un fin en sí mismo, sino el medio para construir un ecosistema de información resiliente, inteligente y eficiente. El objetivo final es claro: posicionar a Bogotá como un referente de innovación en la gestión pública y garantizar que el vasto patrimonio documental de la ciudad se active como un activo estratégico al servicio de una administración más transparente y de toda la ciudadanía.
Para consultar en detalle los resultados y la metodología de este estudio, invitamos a la ciudadanía a acceder a los documentos oficiales del diagnóstico, los cuales están disponibles para su consulta y descarga en el siguiente enlace:
https://drive.google.com/drive/folders/1ytdGaEHag4vGoicnjoUhu2bKOJqEmv18?usp=sharing