Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Liliana Mejía. Profesional Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. Solange Maritza Pachón Zorro. Profesional Especializada. Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. 

La adecuada conservación de los archivos históricos y en general del patrimonio documental requiere un control permanente de las condiciones ambientales, en especial de la temperatura y del porcentaje de humedad relativa.  

Con este propósito, el Archivo de Bogotá implementó un sistema de monitoreo remoto de condiciones ambientales, una solución tecnológica que permite medir, registrar y consultar estos datos de manera continua y en tiempo real. 

El sistema funciona mediante sensores instalados estratégicamente, los cuales registran las medidas de las variables ambientales mencionadas y envían la información de forma automática a un sistema que se encuentra en línea.  

A través de un programa especializado, el personal del Archivo de Bogotá encargado del monitoreo puede consultar los registros desde cualquier dispositivo autorizado, sin necesidad de manipular los equipos. 

Esta solución tecnológica en el Archivo de Bogotá fortalece la conservación del patrimonio documental, optimiza la toma de decisiones y asegura la confiabilidad de los registros ambientales 

En total, se instalaron 60 equipos registradores, distribuidos de la siguiente manera: 

• 53 equipos en depósitos que albergan documentación de carácter histórico. 

• 7 equipos en áreas técnicas donde se desarrollan procesos de conservación documental. 

Esta cobertura permite vigilar de manera constante los depósitos donde se custodia el patrimonio documental de la ciudad, permitiendo la detección oportuna de alertas y el control de las condiciones ambientales necesarias para su adecuada conservación a largo plazo. 

La implementación del sistema de monitoreo remoto ha representado múltiples beneficios: 

• Transición del monitoreo manual al automatizado, optimizando tiempos y recursos. 

• Supervisión en tiempo real de las condiciones ambientales, lo que facilita la reacción oportuna ante cualquier variación. 

• Generación de alertas automáticas cuando los valores de temperatura o humedad se salen de los rangos recomendados. 

• Mejora en la toma de decisiones, basada en información confiable y continua. 

• Mayor confianza en los registros ambientales, ya que los equipos no requieren manipulación constante y permanecen instalados de forma permanente en cada área. 

Estas ventajas fortalecen las acciones de conservación preventiva, uno de los pilares fundamentales en la gestión archivística. 

El sistema de monitoreo remoto de condiciones ambientales no solo se encuentra en funcionamiento en el Archivo de Bogotá, sino que también ha sido adoptado por diferentes entidades públicas a nivel nacional, entre ellas: 

• Unidad de Restitución de Tierras 

• Superintendencia de Sociedades 

• Fiscalía General de la Nación 

• Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC 

• Museo Colonial 

• Personería de Bogotá 

• Caja de Retiro de las Fuerzas Militares – CREMIL 

• CAR Cundinamarca 

• Ministerio de Minas y Energía 

• Banco de la República – Bogotá 

• Alcaldía de Ibagué 

Adicionalmente, este sistema se encuentra instalado en entidades del sector privado, lo que demuestra su confiabilidad, versatilidad y aporte a la conservación del patrimonio documental que custodia el Archivo de Bogotá. 

Con la implementación del sistema de monitoreo remoto, el Archivo de Bogotá reafirma su compromiso con la innovación tecnológica y la protección del patrimonio documental.  

El control ambiental preciso y continuo es una herramienta fundamental para asegurar que los documentos históricos se conserven en óptimas condiciones y continúen siendo fuente de memoria, investigación y conocimiento para las generaciones presentes y futuras.