Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Wendy Belén González Sanabria, Juan Carlos Cubillos Pinzón y Exon Andrés Niño Abella. Profesionales Subdirección Sistema Distrital de Archivo de Bogotá 

El Modelo de Gestión Documental propuesto por el Archivo de Bogotá para las Alcaldías Locales y Juntas Administradoras Locales –JAL, busca el fortalecimiento institucional, consolidando la gestión documental, y la apropiación de la memoria histórica de las localidades. 

El modelo contribuirá a la ampliación de las capacidades institucionales y a la alineación con las políticas de gestión documental de la Secretaria Distrital de Gobierno -SDG-, orientado hacia un Gobierno Abierto y transparente, en el marco de los procesos de transformación digital y la gestión documental. 

El Archivo de Bogotá, a través de sus diferentes proyectos y estrategias como: el Censo Guía, la Estrategia IGA +10, las visitas de seguimiento a la normatividad archivística y el formulario “Encuesta sobre el Estado de la Administración Documental en las Entidades del Distrito Capital – EAGED, ha venido identificando el estado de la gestión documental en los sectores, las entidades públicas y los demás organismos que componen la estructura del distrito capital.  

No obstante, desde las localidades no se contaba con un diagnóstico integral documental, y dada su importancia y el impacto en la gestión pública, el Archivo de Bogotá desarrolló este modelo para las Alcaldías Locales, como dependencias de la Secretaría de Gobierno y las JAL como Corporaciones Públicas.  

El modelo propuesto se basa en cuatro fases que permitirán conocer la situación actual, identificando y priorizando las acciones necesarias para normalizar y armonizar las directrices de la gestión documental desde la Secretaría Distrital de Gobierno con el nivel local. 

Esta apuesta significativa inició en el último semestre del año 2020 y actualmente se encuentra en etapa de aprobación (Ilustración 1).

Fase 1  

Elaboración del documento metodológico contemplando la formulación de un modelo para las alcaldías locales y JAL. 

Visitas a las instalaciones del depósito de Archivo Central de Secretaría Distrital de Gobierno, ubicado en la Alcaldía Local de Kennedy en donde se identificaron condiciones de organización, estado de conservación y valoración de la documentación, previo a la actividad de traslado de la documentación a otro espacio teniendo en cuenta la remodelación del depósito de archivo central. 

Fase 2 

Identificación de la situación y el estado de la gestión documental en Secretaría Distrital de Gobierno mediante mesas de trabajo con diferentes dependencias, lo cual permitió desarrollar una herramienta de recolección de información denominada Encuesta de archivos, compuesta por 5 componentes:  

1. Planeación  

2. Archivístico  

3. Tecnológico  

4. Infraestructura física  

5. Recurso humano  

Con lo anterior se logró recolectar y analizar la información para identificar los aspectos que impactan el proceso de gestión documental y administración de archivos de las Alcaldías Locales y JAL. 

Fase 3 

Para esta fase se contó con la participación de los alcaldes locales y los equipos delegados por este, para el suministro de la información. 

Se aplicó el instrumento diseñado para el levantamiento y recolección de información a través de las visitas programadas a las Alcaldías y JAL de las localidades de Antonio Nariño, Engativá y Puente Aranda.  

Algunos de los criterios para la selección de estas localidades fueron el tamaño de la localidad, su infraestructura, los procesos desarrollados y los volúmenes de procesamiento. 

Se generaron informes técnicos que comprenden observaciones, recomendaciones y conclusiones, que fueron enviados a cada una de las Alcaldías y JAL visitadas. 

Fase 4 

Se avanzó en la propuesta del modelo de gestión documental para la Secretaría Distrital de Gobierno, se generó un diseño de modelo objetivo a través de la elaboración de matrices DOFA por cada componente, lo que permitió la formulación de estrategias y así desarrollar el modelo de gestión documental acorde al proceso evidenciado. 

El Archivo de Bogotá rector de la política de Gestión Documental a nivel distrital, identificó la importancia de fortalecer las localidades, a través del Modelo de Gestión Documental con el propósito de establecer estrategias que articulen y fortalezcan la gestión documental y la transformación digital en el distrito.  

Bibliografía 

• [1] Gestión documenta de las alcaldías locales y JAL, 2020 
• [2] Resumen Ejecutivo Proyecto Modelo de Gestión Documental para las alcaldías locales y Juntas Administradoras Locales -JAL-, 2021