Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Solange Maritza Pachón Zorro. Profesional Especializada. Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

El seminario se realizó de manera virtual del 8 al 11 de noviembre de 2022 con participación de ponentes del orden nacional e internacional. En esta oportunidad el evento se unió a la Semana de Innovación Tecnológica en Archivos- SITA.

En representación de la Secretaría General a través del Archivo de Bogotá el Director Distrital de Archivo de Bogotá Álvaro Arias Cruz presentó una ponencia denominada: Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos: Un Aporte para el Gobierno Abierto y la Democracia Directa en la Ciudad de Bogotá.

En ese sentido, planteó el Catálogo de Archivos Públicos Abiertos como una herramienta de origen archivístico para promover el acceso transparente a los documentos públicos que se reciben o se generan diariamente en las entidades y organismos del distrito, en el entendido que los archivos se convierten en las evidencias de la gestión pública.

Esta iniciativa propone que los inventarios de los expedientes o carpetas de los archivos que se producen en la fase de gestión se creen tan pronto exista el primer documento de gestión, con el fin de mantener al día los inventarios a partir de los cuales se soporta el proceso de gestión documental. La iniciativa contempla que la sumatoria de todos los inventarios de las entidades distritales puestos en el micrositio de la Red Distrital de Archivos permitirá el acceso, consulta y visibilidad de los mismos, tanto para los colaboradores públicos como para los ciudadanos.

El director del Archivo de Bogotá afirmó en su ponencia como idea central:

“Esta es una decisión clave y estratégica para las entidades de Bogotá debido a que los indicadores construidos desde 2018 por el Archivo de Bogotá para evaluar el estado de la gestión documental en las entidades en todas sus dimensiones, muestran que en el tema de inventarios aún no se ha logrado el 100% y que, a su vez, esta situación está bloqueando el avance en la implementación de las TRD y TVD.

Para poder generar un avance real en gestión documental, no solamente es necesario convalidar las tablas de retención documental sino también impulsar los inventarios, si estos están incompletos es muy difícil la implementación de las tablas de retención, por lo tanto, afecta de forma directa el impacto esperado del proceso de gestión documental en las entidades.

Encontramos inventarios parciales e incompletos en las entidades del Distrito lo que significa:

1. No hay un buen acceso a los archivos.
2.  No hay una forma eficiente de responder a consultas de manera oportuna.
3.  La búsqueda de archivos que se requieren para realizar una gestión de tipo gerencial, administrativo u operativo se toma mucho tiempo.
4. Se afecta la productividad de la entidad pues se detienen decisiones.
5.  No hay confianza en el sistema de archivos porque no hay inventarios actualizados.
6. Hay una consulta ineficiente de archivos.

Esto ocurre porque los inventarios se están haciendo entre la fase activa y la fase semiactiva, es decir, solo en el momento en que se realiza la transferencia primaria, lo que constituye el problema: el inventario no se realiza en el momento en que se originan los documentos, sino hasta el momento en que se transfiere hacia el archivo central.

El Catálogo de Archivos Públicos Abiertos apunta a contribuir en la solución de esta situación en las 60 entidades públicas del Sistema Distrital de Archivos como uno de los proyectos de la Red Distrital de Archivos.

La propuesta consiste en realizar el inventario en el punto de origen y mover los inventarios al momento en el que se genera cualquier documento en la fase activa. Desde este punto de vista, todos los funcionarios son responsables de la gestión documental con la creación de inventarios efectivos, ya que no sólo es responsabilidad del equipo de gestión documental de la entidad.

El Catálogo de Archivos Públicos Abiertos es una oportunidad a partir de una consolidación de datos en una herramienta tecnológica, en un portal que nos permite exponer y hacer búsquedas. Impulsaremos este catálogo publicando los inventarios en el botón de transparencia y contribuyendo al tema de transparencia pública.

Esta iniciativa se traduce en un proceso colaborativo de todas las entidades, que permitirá juntar inventarios de todas las entidades del distrito y crear un catálogo único de todos los archivos de gestión dispuesto a la ciudadanía a través del portal.

Con ello, el reto es que las entidades se dinamicen sobre los inventarios para hacer posible el acceso de los archivos públicos por parte de la ciudadanía garantizando el acceso a la información pública”. Afirmó Álvaro Arias

Para consultar la ponencia completa ingrese al siguiente link:

https://www.youtube.com/user/CanalAGNColombia