Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Ana Luz Figueroa González, Ginna Gálvez Gutiérrez, Marisol Hernández Viasús e Irma Peña Velasco, Profesionales Universitarias, Subdirección del Sistema Distrital de Archivos 

Los resultados de estas visitas, que se llevan a cabo desde 2013 por la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos, a través del Archivo de Bogotá, bajo la modalidad virtual o presencial, han tenido una influencia directa en el desarrollo de las funciones de cada entidad, constituyéndose en el soporte estratégico que dinamiza la gestión documental. 

Lo que se busca con estas visitas es comprender, de la mano de las entidades y organismos del Distrito, a la gestión documental y a los archivos como procesos de la gestión administrativa y pública, que van más allá del cumplimiento normativo, debido a que una buena gestión documental garantiza a la ciudadanía la transparencia, el acceso a la información, la participación ciudadana y el buen gobierno.  

Dicho acompañamiento se desarrolla en tres momentos y consiste en el fomento del uso de lineamientos y herramientas que soporten y orienten a las entidades y organismos en el acceso y uso de la información, en términos de celeridad, oportunidad, transparencia y veracidad, respondiendo a la obligación que les atañe como entidades de la administración distrital.  

¿Qué acciones se desarrollan? 

1. Acercamiento en cada una de las entidades y organismos para identificar avances y dificultades que permitan entender sus necesidades para cualificar su ejercicio o para reconocer las buenas prácticas que desarrollan sobre la implementación de los instrumentos archivísticos.  

2.  Visitas in situ, en las cuales se dialoga con los equipos de trabajo y la alta dirección respecto a las oportunidades con las que cuentan para el manejo de la información de una manera mucho más eficiente y de cara a la ciudadanía. 

3.  Se incentiva la cualificación del proceso de gestión documental mediante acciones que generan un reconocimiento por parte del Consejo Distrital de Archivos, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, el Archivo de Bogotá y la ciudadanía. 

Todo esto se identifica a nivel de la entidad, el sector al que pertenece y del total del Distrito Capital y es un insumo de vital importancia para la definición y desarrollo de estrategias para fortalecer las políticas de Gobierno Abierto. 

Estas actividades permiten cumplir con la medición de los indicadores CONPES 01 D.C. relacionados con la gestión documental del Distrito Capital y que son responsabilidad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través del Archivo de Bogotá, y contribuyen a la implementación del componente de gestión documental en las entidades y organismos de Bogotá. 

Es así, como la información producida a partir de las visitas de seguimiento promueve la construcción de series de tiempo, que permiten al Consejo Distrital de Archivos y al Archivo de Bogotá realizar el seguimiento, análisis, normalización, asistencia técnica y toma de decisiones sobre la gestión documental en el Distrito Capital, entendiendo la situación de cada entidad y aportando de acuerdo a las particularidades de cada una para mejorar el ejercicio día a día y para cumplir con el fortalecimiento institucional en el marco de una política pública en gestión documental.