Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Luis Enrique Rodríguez de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. 

Una parte de la memoria, la historia, la identidad, la cultura, la política y muchos aspectos más de la ciudadanía, seguramente tiene reflejo en ese cúmulo documental que diariamente mueve el Distrito Capital. La Alcaldía Mayor de Bogotá y el conjunto de las entidades y organismos de la administración distrital producen, reciben y gestionan diariamente miles de documentos que van a conformar el gran acervo de la memoria de la ciudad.  

Este acervo es objeto de labores técnicas para sus etapas de procesamiento como la organización, clasificación, conservación, valoración, selección y divulgación con el propósito de que la ciudadanía lo incorpore como una de las fuentes de su identidad y saber. Al logro de este fin concurren las actividades especializadas de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, que lidera las políticas sobre el patrimonio documental de la ciudad.  

Planes, acuerdos, grabaciones, quejas, reclamos, solicitudes, pagos, cobros, actas, conciliaciones, diagnósticos, caracterizaciones, balances, informes, fotografías, proyecciones, ensayos, estadísticas, videos, contratos, estudios, entre otros muchos tipos documentales son creados, gestionados y circulan por las múltiples oficinas de las entidades y organismos distritales, en donde al cabo del trámite y, en función de su significación para la memoria, van a conformar el acervo documental de la capital, en el Archivo de Bogotá. 

En este sentido el Archivo de Bogotá es el cofre que resguarda y protege los documentos de la memoria ciudadana, histórica, cultural e institucional, a través de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, que vela por la gestión eficiente de los documentos, en tanto que la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental hace lo propio con las transferencias documentales realizadas desde las entidades y organismos distritales. 

Junto a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y sus dos subdirecciones, existe una instancia asesora denominada Consejo Distrital de Archivos del Distrito Capital, cuerpo colegiado compuesto por consejeros-funcionarios de nivel ejecutivo pertenecientes a entidades y organismos distritales como la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá; la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte; la Veeduría Distrital; la Alta Consejería Distrital de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-TIC y la Dirección Distrital del Archivo de Bogotá, que actúa en calidad de secretaría técnica del Consejo.  

Otros miembros consejeros son el representante de la Academia de Historia de Bogotá, el de las Instituciones de Educación Superior del Distrito Capital que ofrecen programas de formación profesional en archivística, el del Colegio Colombiano de Archivistas y el representante de archivos privados de Bogotá. Así, desde el seno del Consejo se contribuye al desarrollo de políticas sobre la función archivística pública y sobre la conservación y promoción del patrimonio documental de la ciudad a través de acciones de asesoría, articulación y promoción, como lo dispone el decreto distrital 329 de 2013. 

De esta manera el conjunto de saberes técnicos especializados y la experiencia administrativa pública reunidos en el Archivo de Bogotá y en el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C. constituyen garantía y salvaguarda del patrimonio documental producido por la administración de la ciudad y por la ciudadanía. A este objetivo apuntan recientes iniciativas del Archivo de Bogotá que buscan identificar y recolectar documentos producidos en el seno de la vida de veredas, barrios y localidades, escenarios geográficos y ambientales en los cuales las comunidades construyen diariamente su devenir determinando también el de Bogotá. 

Normas referidas al Consejo Distrital de Archivos  

1. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2006) Decreto 475 de 2006 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Régimen Legal de Bogotá, D.C. https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22208#0 

2. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2013) Decreto 329 de 2013 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Régimen Legal de Bogotá, D.C. https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53899 

3. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2015) Decreto 331 de 2015 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Régimen Legal de Bogotá, D.C. https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62928 

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Fotografía: Boceto a mano del arquitecto del edificio Archivo de Bogotá: Juan Pablo Ortiz