Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Nelson Humberto León Acuña, Profesional Especializado Subdirección del Sistema Distrital de Archivos

Creo no caer en una equivocación si se afirma que aquel 20 de marzo del 2020 ninguno de nosotros imaginaba que no volveríamos a ir a nuestros sitios de trabajo hasta después de que pasara muchísimo tiempo y también muchos acontecimientos que cambiaron para siempre nuestra forma de vida y entorno, tanto en lo personal como en lo laboral. El Covid-19 había logrado alcanzarnos, era inevitable que así fuera, después de unos meses de verlo lejano, devastando otras latitudes y quizá creyendo que estábamos lo suficientemente distanciados como para que el virus pudiera llegar.

Todo empezó como un simulacro de confinamiento, sin embargo, tres o cuatro días después se convirtió en realidad, una realidad para la que no estábamos muy preparados, particularmente cuando tuvimos que enfrentarnos a tener que hacer nuestras labores lejos de nuestras oficinas, por lo menos para quienes en ellas nos desempeñamos.

Tuvimos que ingeniárnoslas entonces para realizar nuestras actividades, y en ese sentido, afortunadamente contamos con la tecnología; los computadores de casa y el internet entraron a suplir muchas de las necesidades que se nos presentaban.

En lo relativo al mundo de la gestión documental y los archivos, esto supuso un salto que mucho temíamos dar, que vinimos aplazando o en el mejor de los casos tomando calmosamente desde 1999 cuando se emitió la Ley 527, la cual abrió las puertas oficialmente a la gestión de documentos electrónicos.

Y es que de alguna forma durante todos estos años los documentos electrónicos de una parte, no generaban la suficiente confianza, y de otra, no se entendían tanto como se requería; pasó un buen tiempo para que surgieran entusiastas que casi de forma aislada promovieron su uso, aun cuando algunos de ellos hablaban del tema sin realmente verlo en la práctica. Mucho se discutió sobre los SGDEA, sobre formatos, almacenamiento, preservación y metadatos; no se trata de que los documentos electrónicos no existieran; allí estaban, sin que se resolviera de forma adecuada sobre su gestión, coexistiendo con los documentos físicos en esto que llamamos “híbrido” y que aún nos negamos a abandonar.

En este escenario tuvimos que de un día para otro dar el salto a la gestión de documentos puramente electrónicos; claro, hay que reconocer que algunas entidades tenían avances significativos que les permitieron reaccionar de una mejor forma, pero también hay casos para los que fue un salto al vacío.

Cifras del año 2019 provenientes del diagnóstico sobre la gestión de documentos electrónicos en el Distrito Capital, realizado por el equipo de documento electrónico de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá¹, mostraban que en la mayoría de casos las entidades y organismos del distrito contaban con software para gestión de documentos que se limitaba a funcionalidades para radicación de comunicaciones y para la administración documentos físicos, pero no realmente enfocados en la gestión de documentos electrónicos; por su parte el uso de firmas electrónicas y digitales no era generalizado, restringiéndose solo a casos específicos, esto sin hablar de metadatos o conformación de expedientes electrónicos.

Para el inicio del confinamiento esta situación no había cambiado mucho, por lo que afrontar la gestión institucional y la gestión documental en las entidades supuso una serie de grandes retos e interrogantes, ¿cómo recibir comunicaciones?, ¿cómo producir documentos?, ¿cómo firmarlos?, ¿cómo archivarlos?, ¿qué pasaría con la validez y valor legal de estos?, ¿sería necesario imprimirlos luego?

Se han producido desde entonces cantidades aun no dimensionadas de documentos electrónicos muchos de los cuales no ha sido posible organizar y que se encuentran diseminados en equipos locales y personales de los funcionarios y en los servidores de las entidades y organismos o en la nube. Torrentes de correos electrónicos que transmitieron instrucciones y registraron decisiones, documentos firmados con la fotografía de una firma manuscrita que se les insertó, cientos de horas de audio y video de sesiones de trabajo y reuniones.

Tuvimos que reaccionar muy rápidamente y romper paradigmas, las entidades debían seguir prestando sus servicios con o sin gestión documental, con o sin firmas certificadas o expedientes con índices electrónicos, y lo malo no está en ellos per se, está en que no estábamos preparados debido a lo lenta que ha sido la apropiación y la implementación de la gestión de documentos electrónicos.

Sin embargo, una vez superado el traumatismo, hoy difícilmente podríamos pensar en volver atrás, tanto servidores públicos como ciudadanía nos hemos acostumbrado a las enormes ventajas que ofrece el mundo digital, menos filas, más rapidez, mejor servicio.

Aun así, el salto está incompleto, es hora de aprovechar los escenarios que ofrece la tan de moda transformación digital, para repensar la forma en que hacemos las cosas y realizar una real modernización de nuestros procedimientos, en donde se fortalezca el uso de herramientas informáticas para los tramites y por ende la producción y gestión de documentos nativos electrónicos. No es posible pensar en documentos electrónicos de otra forma, los procesos físicos producen documentos físicos, y los procesos electrónicos producen documentos electrónicos.

Por supuesto, esto requiere de políticas distritales e institucionales en la materia, de la generación de estándares y de una adecuada capacitación y gestión del cambio que acompañen las acciones de implementación de soluciones, mismas que necesariamente deben estar antecedidas de estudios y proyectos serios que no solo avalen una u otra solución o herramienta tecnológica, sino que tengan una visión integradora y de sostenibilidad que reconozca la gestión de los documentos dentro de la arquitectura empresarial de las entidades y organismos del distrito.

En este sentido, es de comentar que la misma ley general de archivos, desde el año 2000, estableció la obligatoriedad de realizar los estudios y análisis pertinentes previos a la implementación de tecnologías en la gestión documental y los archivos.

La gestión de documentos electrónicos requiere una herramienta especializada que llamamos Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA, dicho está, que antes de la pandemia la mayoría de entidades del distrito no contaban con ella y que esto hizo más complicado afrontar la gestión de los documentos durante el confinamiento y aún hoy en el progresivo retorno a la normalidad, lo cual ha generado grandes cantidades de documentos electrónicos que en su mayoría no tienen un tratamiento archivístico adecuado, pero que de todas formas están allí y son la prueba y testimonio de las actuaciones de la administración y que dada su particularidad de temporalidad requieren especial cuidado, ya que además serán la huella para el futuro de cómo se afrontó la pandemia.

Esto nos debe dar un mensaje de urgencia entonces, sobre la necesidad de implementar los SGDEA, por supuesto como ya se mencionó, no se podría reducir a adquirir e instalar un software, sino que se debe abordar integralmente desde la complejidad que supone un proyecto de este tipo.

Tampoco podría pensarse en forma aislada, la gestión documental en una entidad requiere además de un SGDEA, un ambiente de preservación y un ambiente de acceso, así se ha venido orientando desde la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá en aplicación del modelo OAIS.

En conclusión, la pandemia del Covid-19 nos hizo dar el salto a la gestión de documentos electrónicos de archivo, hoy somos digitales al fin de todo, pero es nuestra responsabilidad terminar de dar este salto.

Para los archivistas, implica fortalecer nuestras competencias entre otros, en temas como la informática y los sistemas de gestión institucional, para los informáticos, fortalecerse principalmente en los temas técnicos y normativos de la gestión documental, para los profesionales de otras áreas del conocimiento, en ambos aspectos, informática y archivística.

Ahora, cuando se hace referencia a “nuestra”, no se refiere a solo a quienes trabajamos en las áreas involucradas en la gestión documental, sino a todos los funcionarios y contratistas, a todos los niveles jerárquicos, solo así lograremos seguir avanzando de forma consistente en la implantación de la gestión de documentos electrónicos.

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Referencias Bibliográficas:

• Así fue el comienzo del confinamiento para siete millones de capitalinos. En: El Tiempo, 20 de marzo de 2020. https://www.eltiempo.com/bogota/como-fue-el-primer-dia-de-simulacro-de-aislamiento-en-bogota-475490
• Diagnóstico del estado de la gestión de los documentos electrónicos en las entidades del Distrito Capital. 2019. http://archivobogota.secretariageneral.gov.co/sites/default/files/InformeDiagnostico_V4_def_30102019.pdf

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¹ Diagnóstico del estado de la gestión de los documentos electrónicos en las entidades del Distrito Capital. 2019. http://archivobogota.secretariageneral.gov.co/sites/default/files/InformeDiagnostico_V4_def_30102019.pdf

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