Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Hacia junio de 1540, tan pronto resolvió los pleitos y querellas que tenía en España, Gonzalo Jiménez de Quesada logró que el Consejo de Indias expidiera varias resoluciones para la administración religiosa y civil de la Nueva Granada. Gracias a sus gestiones la Corona otorgó sendos títulos de ciudad a las poblaciones de Tunja y Santafé, que se nombraran ocho corregidores y que se tasaran los impuestos sobre el oro que debían pagar los conquistadores.

Al regresar a Santafé promovió que la monarquía aprobara la Real Cédula de Valladolid del 9 de octubre de 1549, por la cual se les ordenó al presidente y los oidores la creación de un archivo en arca o aposento de tres llaves y que “en él guardasen las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha audiencia (de Santafé)”. Como consecuencia, la Iglesia decidió también organizar sus propios archivos en los obispados, cabildos catedralicios y parroquias; lo mismo hicieron las ordenes religiosas ya asentadas aquí. Los escribanos, entonces, llevaron sus registros; y las cofradías, hospitales y otras corporaciones comenzaron a conservar su propia documentación.

Posteriormente, hacia 1576, la Real Audiencia y la Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispusieron la creación de un archivo para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que ocurrían en los sitios de su custodia. De hecho, la primera referencia documental sobre el establecimiento de archivos oficiales en la actual Colombia revela las preocupaciones del virrey Andrés Díaz Venero de Leyva:  “y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real (...)”. 

Gracias a las investigaciones del historiador Hermes Tovar, quien encontró en el Archivo General de Indias la Real Cédula expedida en Valladolid el 9 de octubre de 1549, el Gobierno Nacional expidió en el 2004 el decreto 3666, que consagró el 9 de octubre como el Día Nacional de los Archivos y de los Archivistas en Colombia. Un año después expidió la Ley 1409, que reglamentó la profesión de la Archivística, con la cual se busca que todos los ciudadanos colombianos vean los archivos como la fuente primaria de información más importante y genuina que tiene una empresa, una sociedad y un país. Reconociendo la importancia de los archivos, el cuidado por ellos y la necesidad que sean administrados por profesionales.

El avance de las civilizaciones ha hecho que los repositorios de su memoria también sufran cambios de acuerdo con las necesidades y expectativas del momento. Por ello, se advierte que los archivos nacieron, fundamentalmente, como apoyo a la administración para certificar, entre otros,  derechos sobre fronteras y sobre recursos naturales, para informar sobre la población, los recursos naturales  y  el clero.

Se afirma que todo archivo es el reflejo fiel de la administración que lo ha producido, pero también de la época cuando nace y crece.  Así, la tradición de los archivos en Colombia data de la cédula real de 1549, mediante la cual el Rey ordena crear archivos en Santafé y en “cada provincia o villa que haya en el reino para que en ellos se encuentren por inventarios todas las cédulas y provisiones que han sido dadas a favor de los vecinos y pobladores […] y de los privilegios y exenciones de que pueden gozar, para que todos sepan y gocen de ellas […]”[1]. Lo anterior es una manifestación fehaciente de la importancia que tenían los archivos hace cinco siglos para la administración y, en particular, para el ejercicio de las prácticas políticas de aquella época. 

Fue solo a partir de la Revolución francesa (1789) cuando a  los archivos se les confirió un carácter testimonial para el  fortalecimiento de  los sentimientos de identidad y pertenencia a una nación, a una comunidad,  con  un particular pasado y unas proyecciones de vida.

En consecuencia, los archivos nacionales, -surgidos con el concepto de Estado-Nación y con funciones específicas- dieron paso a otros repositorios desde una perspectiva político-geográfica, como los de las regiones, provincias, departamentos y ciudades. Se considera también que las ciudades, villas, ayuntamientos, municipalidades, es decir, los mayores asentamientos humanos en una región, deben tener sus repositorios por cuanto, en la mayoría de los casos,  allí se asienta la administración y estas mantienen, a través del tiempo,  cierta estabilidad en comparación con asentamientos pequeños.

Así, en las ciudades capitales existen  repositorios que con mayor o menor éxito conservan los documentos fundamentales para su administración y su memoria. Pero también la administración y la comunidad han dado lugar  a lo que se podría denominar “archivos por sectores”, en particular los de la rama ejecutiva, legislativa y judicial; por funciones,  (educación, salud, servicios públicos, economía, política, etc.); por temática específica, (archivos de la ciencia, de la arquitectura, de la literatura, de la violencia, etc.). Y dentro ello es posible, además, diferenciar los archivos denominados públicos y archivos privados.

Al celebrar este día del archivista, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través de la la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, quiere resaltar el hecho de que a lo largo de sus casi quince años de fundación, de la mano del Archivo General de la Nación, ha logrado romper el paradigma de que los archivos son instituciones caducas, atiborradas de anaqueles con documentos y legajos empolvados y que pocos consultan. La estrategia del Archivo de Bogotá parte de la premisa de que la memoria es un elemento de la cultura, vivo, cambiante, en continua expansión y que también contribuye a la consolidación de la identidad de la ciudad y de la nacionalidad. La existencia del Archivo debe estar ligada, necesaria e ineludiblemente, al ejercicio académico y a su inscripción en los panoramas contemporáneos de sistemas de comunicación.