Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por: Robinson N. Parra Guerra y Luis Enrique Rodríguez B., Equipo Interdisciplinario de Evaluación, Subdirección del Sistema Distrital de Archivos 

La valoración documental se compone de dos etapas: la valoración primaria y la valoración secundaria. Esta última ha sido muy estudiada y descrita en abundante literatura; sin embargo, la valoración primaria siendo tan importante es menos conocida y requiere de especialistas para su aplicación justa y efectiva; por ello esta nota se centrará en su descripción y principios básicos. 

Desde la perspectiva ciudadana, la producción documental pública, vista como el reflejo del quehacer institucional, el cumplimiento de la función pública y la garantía de sus derechos es un insumo fundamental para demandar el cumplimiento del Contrato Social, es así como es deber del Estado preservarla como un patrimonio, tanto durante su ejercicio funcional, como en la salvaguarda de lo que pueda generar acervo histórico y cultural hacia el futuro; de ahí emerge la valoración documental. 

Piénsese, entonces, que en el marco del Estado Social de Derecho los poderes públicos son subordinados al ciudadano, por tanto, éste tiene a su disposición el derecho de petición y el derecho de acción, para que como administrado ejerza soberanía ante las autoridades demandando la información contenida en documentos que satisfagan sus inquietudes y le permitan, a partir de ellas, velar por sus intereses personales y de su comunidad; en respuesta a ello las autoridades deben mantener un alto nivel de organización para servir de una manera efectiva a ese ciudadano, por ello la necesidad de contar con un sistema de gestión documental estandarizado. 

Con base en lo dicho, la valoración primaria está orientada a determinar la presencia de valores que, en la mayoría de los casos, tienen una vigencia limitada en el tiempo. Estos, como dice el Instructivo de Valoración Documental, pueden ser administrativos en tanto demuestran el ejercicio de la autoridad y la función pública; testimoniales que sustentan las decisiones tomadas en sede administrativa; legales que respaldan procesos probatorios para la defensa; jurídicos que conducen al reconocimiento de derechos; y también los hay fiscales, técnicos, tributarios y contables, entre otros. 

En este escenario, es condición necesaria y absoluta que la documentación pública, producida en cualquiera de los niveles institucionales del Estado, tenga todos sus valores primarios relacionados con aspectos administrativos, testimoniales, legales, jurídicos y técnicos vencidos, caducados y prescritos para poder abordar la etapa siguiente, la valoración secundaria. 

Finalmente, el desarrollo de la valoración primaria requiere de la participación de personal especializado, profesionales en Derecho con conocimiento suficiente sobre la evolución del mundo jurisprudencial, y dominio del vigente para poder relacionarlo con cada una de las etapas cronológicas de las entidades, y así evitar interpretaciones asincrónicas acerca de la normatividad aplicable a cada periodo de la historia de una institución. 

Como se aprecia, entonces, es la suma de las acciones desarrolladas en cada etapa de la valoración, la que determina en el mediano y largo plazo la formación del Patrimonio Documental Archivístico de Bogotá, cuyo propósito final es ser puesto al servicio de la ciudadanía para que pueda, como ya se dijo, velar por sus intereses personales y los de su comunidad. 

Principales normas referidas a la valoración documental de archivos

1. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. (2000) Ley 594 de 2000, Régimen Legal de Bogotá, D.C. https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/  

2. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. (2012) Decreto 2578 de 2012, Régimen Legal de Bogotá, D.C. https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875 

3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2019) Acuerdo 04 de 2019. https://sisjur.bogotajuridica.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=84668  

4. SECRETARÍA GENERAL – ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.- DIRECCIÓN DISTRITAL DE ARCHIVO DE BOGOTÁ, Flórez Porras, Juan Daniel y Gustavo Adolfo Forero Carrillo (2015) Instructivo de valoración documental. Bogotá, D.C., Secretaría General – Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. https://archivobogota.secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentacion-archivo/09_Instructivo_valoracio%CC%81n_documental.pdf  

5. SECRETARÍA GENERAL – ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. - DIRECCIÓN DISTRITAL DE ARCHIVO DE BOGOTÁ, Circular 01 de 2013.  https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=52885  

6. SECRETARÍA GENERAL – ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. - DIRECCIÓN DISTRITAL DE ARCHIVO DE BOGOTÁ, Circular 02 de 2013.  https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=52886