Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Lorena Laiton, Profesional Universitaria, Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

El monitoreo de las condiciones ambientales para la conservación de documentos, que se lleva a cabo en los 56 depósitos y las 10 áreas técnicas del Archivo de Bogotá consiste en la medición y evaluación de parámetros ambientales.

Para ello se llevan a cabo dos procedimientos: el monitoreo ambiental y el saneamiento microbiológico. El primero consiste en la medición de la humedad relativa, temperatura, iluminación, material particulado y gases y el segundo consiste en la reducción de carga microbiana en espacios y documentos de archivo.

El propósito en ambos procedimientos es disminuir el riesgo que puedan presentar los documentos debido a microorganismos, luminosidad, cambios drásticos de temperatura y humedad relativa. De igual manera, proteger la salud del personal encargado de realizar las labores de restauración y preservación.

Monitoreo microbiológico

En esta práctica, inicialmente se hace el monitoreo ambiental que consiste en tomar aire y colocarlo en medios que contribuyan al crecimiento de hongos y bacterias, para poder conocer cuántos microorganismos hay en el espacio observado y determinar si la calidad del aire es la adecuada.

“Si el nivel de contaminación es alto se procede a realizar el saneamiento ambiental para disminuir la carga microbiana a unos niveles considerados normales, tanto para el espacio del depósito de material documental como para la salud de los profesionales que realizan las actividades de limpieza documental, reprografía, descripción textual y gráfica”. Así lo explica Pablo Andrés Vanegas Araujo, Biólogo y Máster en Microbiología, quien desde 2014 hace parte del laboratorio científico del Archivo de Bogotá.

También se lleva a cabo el saneamiento documental a todo el material que llega, como donaciones de otras entidades. Este se coloca en una cámara a la que se le agregan químicos para reducir la cantidad de microorganismos y dejarlo completamente limpio para ser depositado.

También se lleva a cabo el saneamiento documental a todo el material que se recibe, como es el caso de donaciones privadas o transferencias secundarias de otras entidades. Los documentos se ubican en una cámara hermética para la propagación del agente desinfectante que reduce el nivel de biocontaminación.

Si el anterior procedimiento no fue tan efectivo, se realiza el saneamiento puntual con químicos especiales, en un lugar habilitado exclusivamente para este fin, los cuales son aplicados en puntos específicos, donde se evidencia que los microorganismos están afectando el material documental.

Monitoreo ambiental

El monitoreo ambiental es una medida preventiva, para conocer y registrar cuál es el comportamiento climático de los depósitos y áreas técnicas.

Posteriormente, y de acuerdo con la normatividad, se toman las medidas correctivas para que los documentos se encuentren en condiciones óptimas de almacenamiento. Para ello, se mide la humedad relativa, la temperatura, el material particulado, la iluminancia y los gases contaminantes.

Otras medidas preventivas importantes, que se tienen en cuenta en los depósitos para la conservación de los documentos son el uso exclusivo de luminarias led, sensores, cajas para almacenar el material y ningún tipo de iluminación natural.

“Si no se toman todas estas medidas preventivas y correctivas las consecuencias son el deterioro de los documentos causado por factores ambientales, como por ejemplo: manchas de humedad, decoloración y deterioro de los soportes de los mismos”, concluye Liliana Mejía, Química, quien trabaja en el Archivo de Bogotá desde el año 2009.

Esperamos que esta información haya permitido acercarlo un poco más a la gestión que realizan los profesionales del laboratorio científico, quienes día a día contribuyen a la conservación del patrimonio documental de la ciudad.