Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Solange Maritza Pachón Zorro, Profesional Especializada, Archivo de Bogotá

A través de una entrevista a Ana María Aristizábal Osorio, Subsecretaria de Gestión Institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno, este artículo recoge la mirada del sector gobierno sobre la estrategia que ha implementado en la Secretaría y la articulación que se realizará con las entidades adscritas y vinculadas a partir del ejercicio de acompañamiento que ha recibido por parte del Archivo de Bogotá para la cualificación de la gestión documental.

Ana María Aristizabal es politóloga con énfasis en Gestión Pública y Máster en Gobierno y Políticas Públicas. Tiene experiencia en las políticas y programas en temas asociados al desarrollo territorial, la gestión de asuntos gubernamentales desde el sector público y privado, y desde el nivel nacional y territorial, el Sistema General de Regalías, y las políticas públicas de buen gobierno y transparencia.

Archivo de Bogotá: ¿Cómo ve desde la alta gerencia el tema de gestión documental desde el enfoque estratégico sectorial?

Ana María Aristizabal: Al iniciar el proceso en la Secretaría de Gobierno encontramos diferentes puntos de congestión. Por ejemplo, teníamos cerca de un millón quinientos mil expedientes de gestión policiva y un conjunto de peticiones y respuestas al ciudadano represadas (cerca de 25 mil) y nos dimos cuenta que todo esto tenía que ver con la gestión documental de la entidad.

El Archivo era algo lejano, tal vez algo que le correspondía a la Dirección Administrativa, sin embargo, con el acompañamiento del Archivo de Bogotá nos dimos cuenta cómo este proceso implicaba transformación y eficiencia administrativa. Al final, todos estos trámites tienen que ver con la respuesta oportuna y efectiva frente al ciudadano, y en este sentido, la confianza que se puede construir, que para nosotros en la Secretaría Distrital de Gobierno es el valor principal.

Ahí entendimos el valor y la importancia desde un marco estratégico sobre el diagnóstico integral de archivo porque cuando se piensa desde un enfoque estratégico, hay que saber cuánto archivo tengo y donde está.

Cada una de las cajas de archivo no solamente tiene que ver con la información que está allí, la cual debemos conservar y consultar cuando se requiera para dar una respuesta oportuna. Esto tiene un costo operativo e impacta en muchos casos a la alta dirección cuando se permite una acumulación sistemática y anual permanente de archivos que no están lo suficientemente clasificados, o que tienen un conjunto de información.

En nuestro caso, tenemos alrededor de 120 mil cajas en total, aún en poder de la Secretaría Distrital de Gobierno y sus 20 localidades que es un conjunto bastante importante de Archivo desde 1.950 hasta la fecha.

Al cuantificar todo esto, nos preguntamos ¿Dónde está la información? ¿Dónde se guarda? ¿Cuánto nos está valiendo en conjunto? y ¿Qué estamos haciendo con ella? Esa es una visión que nos permite tener ese mapeo muy claro ¿Cuánto nos cuesta como Distrito, como entidad pública no hacer nada? es decir, pareciera que a veces en la gestión del archivo no hacer nada es una opción, porque no nos parece tan estratégico, porque es un tema que está un poco rezagado, que no hace parte de las áreas misionales, pero eso a la larga tiene unas consecuencias bien importantes.

Otro tema que es clave son las personas que están en el archivo, deben tener un perfil para asumir esta tarea. Como todo, el estar en el archivo requiere una especialidad y un conocimiento, es importante contar con un equipo muy competente y fortalecer permanentemente sus capacidades.

Como entidad queremos impulsar un proyecto de renovación tecnológica, pensar en ello va de la mano con el proceso de la gestión y producción documental que tiene la entidad para ser mucho más eficientes, transparentes y conscientes del patrimonio documental que conserva la entidad.

Archivo de Bogotá: ¿Qué aspectos son los más preponderantes en el sector gobierno en materia de gestión documental?

Ana María Aristizabal: Desde el sector gobierno podría señalar que tenemos el archivo de las 20 localidades de Bogotá que cuentan esa historia y que hablan de lo que ha pasado por años en cada uno de estos territorios.

Cuando dejamos de ver las cajas, y nos enfocamos en la riqueza de la información que contienen empezamos a pensar en su contenido. Nuestro archivo central de localidades estuvo en la sede administrativa de Kennedy por muchos años hasta que el lugar entró en obra con 44 mil cajas que nos dieron pie para iniciar esta tarea como un gran reto significativo.

Esas 44 mil cajas eran básicamente un fondo acumulado que no tenía inventario en estado natural para empezar el proceso, las mapeamos y luego encontramos que, en las localidades, había cerca de 60 mil cajas más.

Tenemos una riqueza enorme en las localidades que hay que aprovechar, yo creo que es una buena experiencia la que hemos tenido desde el sector gobierno al darnos cuenta de la dimensión de la problemática, saber qué podemos intervenir nosotros directamente y que, en efecto, es importante contar con un aliado para hacerlo, porque la capacidad humana y los equipos definitivamente no van a lograrlo en el tiempo. Entendemos que cada día que pasa sin hacer algo es realmente un riesgo para la entidad y esto va a implicar un costo adicional.

Otro tema relevante es el Archivo de Derechos Humanos, Secretaría de Gobierno tiene la Dirección de Derechos Humanos que hace parte de la Subsecretaría de Gobernabilidad y Garantía de Derechos, que cumple una función estratégica en la defensa de los derechos, en la protección de las víctimas y de las personas que han sido objeto de algún tipo de violación de derechos humanos.

Tenemos un archivo con un alto potencial para hacer un proceso de reconstrucción de memoria histórica, y de consulta por parte de la ciudadanía.

En ese sentido, entre las localidades y nuestro archivo de derechos humanos tenemos las mayores riquezas y estamos haciendo un gran esfuerzo por proteger esta información.

Archivo de Bogotá: A partir de la experiencia y los aprendizajes de la Secretaría de Gobierno, ¿Qué mensaje puede transmitirles a las demás entidades del distrito sobre el proceso de gestión documental?

Ana María Aristizabal: Quisiera decirles a todos los gerentes públicos que estén en esta tarea que hay que aceptar que el archivo está en todo lado y que no peleen con él. Hay que incorporarlo y aprender de alguna manera a quererlo.

Lo segundo, es que debemos hacer un proceso de fortalecimiento, no solo técnico en los equipos que hacen parte de nuestro proceso archivístico y de la gestión documental, sino que nos toca aprender a hacerle un poco de mercadeo al proceso. Es decir, hacer estrategias diferentes de comunicación para contar la historia o pedir el apoyo a los equipos y posicionar el tema desde otras perspectivas, sin dejar de lado el tema técnico, pero haciendo un esfuerzo de comunicación creativa e innovadora alrededor de estos temas que generalmente comunicamos de una misma manera, y eso hace que perdamos muchos adeptos. Es importante darle otro enfoque de comunicación. Y como tercer punto quisiera destacar la pandemia. Muchas entidades, casi todas trabajamos por lo menos un año y medio completo en documentos digitales. O porque bien teníamos ya un SGDEA o unos procesos de gestión electrónica de documentos, mi recomendación es que no reimpriman los dos años de archivo.

Los que tienen un sistema muy sofisticado electrónico de archivo ya lo tienen resuelto, y los que no, como en nuestro caso, pueden construir un mecanismo sencillo con la herramienta Sharepoint, con una estructura de cascada y permisos por tipo de usuario para almacenar sus documentos. Estas soluciones, con un adecuado acompañamiento del equipo del Archivode Bogotá hoy están blindadas por las circulares en el marco de la pandemia, lo que permite que los documentos allí almacenados tengan validez archivística y no deban imprimirse.

Como lo vemos hoy en día con los datos, la apuesta siempre es que nos cuenten una historia, y ese es justamente el reto en la gestión de nuestro archivo.