Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Álvaro Arias Director Distrital de Archivo de Bogotá 

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a través de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá como líder de la política distrital de gestión documental y preservación del patrimonio documental de la ciudad tiene como misión fortalecer el proceso de gestión documental en las entidades y organismos del distrito. 

Para ello se visibiliza la importancia de los documentos públicos que se producen diariamente en las instituciones y organismos del distrito y que se convierten en evidencia de la administración pública, lo cual se refleja de manera directa en lo que conocemos como el archivo de la entidad. 

Desde ese punto de vista, el archivo es un componente importante de la memoria institucional y, por lo tanto, se convierte en un activo de información que debe ser organizado, protegido y dispuesto para el acceso y consulta. 

En este sentido, la gestión documental de las entidades y organismos del distrito debe verse como un factor determinante para mejorar la productividad y la eficiencia de la gestión pública. 

Dentro del principio de eficiencia a través de su correcta implementación, se deben lograr ahorros, así como el fortalecimiento de la capacidad de las entidades y organismos para cumplir adecuadamente funciones administrativas. Debe ayudar a simplificar los procesos reduciendo la producción documental y simplificando los flujos documentales asociados a cada proceso. 

De igual manera, la gestión documental aporta en la protección de los intereses de las entidades y organismos como apoyo directo en sus procesos de defensa jurídica en donde están involucrados los activos, el talento humano y el capital intelectual de las instituciones.   

De otro lado, es importante reconocer que los archivos cuentan con datos valiosos a partir de los cuales se facilita y apoya la toma de decisiones documentadas, es decir, basadas en evidencias, lo cual potencializa el uso efectivo de la información registrada en los documentos que se producen. 

A través de la gestión documental se garantiza el acceso a la información de la ciudadanía y se aporta al proceso de transparencia de la administración pública. 

Asimismo, aporta en el mejoramiento de los tiempos de respuesta a los ciudadanos a través de la simplificación de los flujos documentales que inciden directamente en los procesos de la entidad. Este ámbito tiene que ver con la relación de la gestión documental y la simplificación de trámites y procesos. 

Bajo esta perspectiva, la Secretaria General a través del Archivo de Bogotá quiere proyectar y resaltar el valor de la gestión documental en la gestión pública de Bogotá. Con ese enfoque se proyectarán los lineamientos de gestión documental para todas las entidades del distrito, para que efectivamente, conduzcan de manera práctica a las entidades a un avance real que impacte de forma integral los procesos de gestión y su funcionamiento.