Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Lorena Laiton, Profesional Universitaria, Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

Al hablar de la estructura del Archivo de Bogotá nos referimos al concepto del Cofre. Esta gran construcción, ganadora del premio de arquitectura Lápiz de Acero, fue diseñada por el arquitecto Juan Pablo Ortiz e inaugurada el 6 de agosto de 2003 en la segunda administración del Alcalde Antanas Mockus Sivickas, integrándose a la Red de Centros Culturales del Distrito.

Su diseño y su emplazamiento han generado un impacto social muy importante, permitiendo a la ciudadanía la participación y el acceso a la información.

La estructura del edificio se relaciona conceptualmente con la función de la entidad, dividiéndose en cinco volúmenes cuyos nombres expresan varias analogías:

En el centro del conjunto se define claramente el cofre, que custodia la memoria en 56 depósitos; una gran parte se encuentra vacía, puesto que su capacidad de almacenamiento documental está proyectada para cincuenta años.

En el costado oriental se encuentra la mano, que con su buen tacto ejecuta los procesos técnicos de conservación, restauración, catalogación y reprografía, además de las labores administrativas y directivas.

En el costado occidental, donde se implanta la fachada principal, está conformado el ojo, que permite a la ciudadanía visualizar la información en la sala de consulta, la Biblioteca Especializada en la que se dispone la colección bibliográfica del Archivo de Bogotá y la sala de exposiciones.

En la entrada se encuentra el corazón, que es el espacio destinado para la circulación de la gente.

En el costado norte se dispone el oído, para escuchar la palabra; cuenta con el auditorio Antonio Nariño con capacidad para 190 personas y tres aulas múltiples que al unirlas pueden acoger hasta 90 personas.

Enfocándonos en el oído podemos decir que estos espacios están destinados específicamente a actividades institucionales, culturales y académicas, programadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor con extensión a la oferta de las demás entidades Distritales.

Es así como en el último trimestre de 2021 alrededor de 3 mil personas fueron recibidas en el Auditorio Antonio Nariño y las aulas múltiples por concepto de graduaciones, capacitaciones, reuniones de equipo, laboratorios de innovación, festivales audiovisuales, actividades de la agenda cultural del Archivo de Bogotá y algunas reuniones poblacionales.

Algunas de las entidades que hicieron uso del espacio además de Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se destacan el Instituto Distrital del Patrimonio, las Secretarías de Gobierno; Cultura, Recreación y Deporte y la Secretaría de Educación, entre otras.

Principios rectores para el préstamo de los espacios

· Sentido de pertenencia, compromiso y amor por nuestra ciudad.

• Democracia, espacio de encuentro y participación ciudadana.

• Acceso a los ciudadanos sin discriminación por su condición social, raza, opinión, religión, sexo, edad u otro factor.

• Corresponsabilidad del buen uso de los escenarios entre los ciudadanos y servidores públicos.

Lineamientos de uso del auditorio Antonio Nariño del Archivo de Bogotá

. La capacidad de aforo máximo está en el cumplimiento de las medidas de bioseguridad en el marco de la emergencia sanitaria (COVID-19), que se encuentren vigentes a la fecha del evento, no podrá exceder el cupo destinado para el espacio.

. Deben remitir 24 horas antes de la reunión la relación de personas (Nombre, documento de identidad) que estarán en el Auditorio (registro de control de ingreso).

. El responsable de la actividad puede solicitar previo al evento visita técnica (verificación de los requerimientos logísticos-técnicos).

. En el caso de solicitud del uso del espacio por parte del Despacho de la alcaldesa Mayor, este espacio será priorizado para su uso.

. La Dirección Distrital del Archivo de Bogotá se reserva el derecho de cancelar la actividad programada si se comprueba el incumplimiento de algunos de los puntos establecidos en la guía (4233100-GS- 068) préstamo de espacios edificio del Archivo de Bogotá.

. La Dirección Distrital del Archivo de Bogotá se reserva el derecho de reprogramar o cancelar la actividad en el caso que se presente alteración del orden público.

. En caso que el evento programado no se vaya a realizar, el solicitante deberá informarlo con 48 horas de antelación, permitiendo con ello hacer una reasignación del espacio.

De no cancelarlo oportunamente, incurrirá en una sanción solidaria e institucional, correspondiente al tiempo que la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá determine para tramitar una nueva solicitud.

. Los espacios del edificio del Archivo de Bogotá no se prestan para eventos de carácter político, religioso, proselitista, comercial o social de ningún partido político.

. Los espacios deben ser entregados en el mismo estado en que fueron recibidos y diligenciar el formato correspondiente.

. Los refrigerios, almuerzo y agasajos deben realizarse en la cafetería.

Los escenarios son de corresponsabilidad de los usuarios, siendo una herramienta importante como regla de administración y marco de derechos – deberes que deben observarse a fin de optimizar su utilización, garantizar su buen funcionamiento y establecer los lineamientos para préstamo y mantener en buen estado sus equipos e inventarios.

Para solicitar los mismos es preciso escribir un correo a ventanillaelectronica@alcaldiabogota.gov.co

Es así como la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá adopta como principio general la administración transparente de los recursos públicos asignados a esta dependencia, con el fin de dar cumplimiento a todos los lineamientos constitucionales y que por Ley nos corresponde y como compromiso de parte de los servidores públicos para con el Distrito Capital, siendo un ejemplo en la administración integral de los bienes públicos asignados a esta dependencia.