Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por: Solange Maritza Pachón Zorro. Profesional Especializada Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el equipo de asistencia técnica SSDA.  

Con el propósito de generar estrategias de coordinación en materia de gestión documental entre las entidades y organismos distritales que integran el Sistema Distrital de Archivos; la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Dirección  Distrital de Archivo de Bogotá realizó una jornada de socialización para presentar referentes de buenas prácticas sobre la implementación de la herramienta tecnológica para la gestión de documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documental. 

Este espacio de encuentro interinstitucional tuvo como propósito estratégico la transferencia e intercambio de conocimiento en el marco de un trabajo colaborativo con la participación de actores institucionales de carácter distrital que actualmente adelantan proyectos relacionados con la formulación e implementación del SGDEA. 

La jornada desarrollada el miércoles 14 de septiembre se constituyó en un escenario para compartir los antecedentes y la metodología de articulación estratégica y técnica de la Secretaría Distrital de Salud a nivel sectorial y de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP a nivel institucional, en los temas de fortalecimiento a la gestión documental con el desarrollo de proyectos del asunto en mención.  

Dentro de la exposición de la Secretaría Distrital de Salud liderada por el  Subsecretario de Planeación y Gestión Sectorial Juan Carlos Bolívar y con el acompañamiento de su equipo técnico, se destacó la importancia de iniciar con la formulación de un diagnóstico integral de la gestión documental que incluya las necesidades reales y particulares de cada una de las entidades adscritas y vinculadas al sector, e incluirlo como una prioridad  en el ejercicio de planeación del proyecto,  logrando la asignación de los recursos y las fuentes de  financiación que permitan la definición del proyecto con alcance sectorial, como el que se está ejecutando por parte del sector salud. 

Teniendo en cuenta las necesidades particulares y similares del sector salud, especialmente en las cuatro subredes (norte sur, sur occidente y centro oriente )  por los servicios que se prestan, elementos determinantes para definir los componentes del SGDEA son: la administración del ciclo de vida de los documentos, la automatización de producción y gestión, la integración de firma digital de documentos y procesos, la seguridad basada en roles y permisos, la implementación de los Instrumentos Archivísticos, el índice de expediente electrónico, los procesos de préstamos y transferencias, la normalización de metadatos, digitalización, captura multicanal, la búsqueda avanzada de reportes, los tiempos de gestión personalizados y un sitio web 100% responsive. 

Actualmente el SGDEA de la Secretaria Distrital de Salud se encuentra en una fase de parametrización e instalación, logrando así establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo, de acuerdo a lo contemplado en las Tablas de Retención Documental, que junto con los Cuadros de Clasificación Documental, Inventarios Documentales, Tablas de Control de Acceso y demás herramientas estratégicas de gestión y de control documental, apoyan la correcta parametrización e implementación del SGDEA en la Secretaria. 

También es importante rescatar los retos que debieron afrontar para la implementación del SGDEA:  

• Definir el alcance y la ruta de implementación. 

• Involucrar a la alta dirección en el proceso donde se evidencia que estén comprometidos y vinculados en el proyecto para la toma de decisiones. 

• Dar a conocer la importancia y beneficios del SGDEA. 

• Generar estrategia de gestión del cambio. 

• Establecer compromiso en el cambio de la cultura organizacional. 

• Asegurar la disponibilidad de recursos físicos, financieros, tecnológicos y de personal para su implementación. 

• Integrar todas entidades adscritas y vinculadas del sector. 

Como principales logros y beneficios de la implementación de la herramienta tecnológica del sector salud se destacan: 

• La integración de los equipos interdisciplinarios de las entidades adscritas y vinculadas (tecnología, comunicaciones, calidad, planeación y gestión documental). 

• El avance en instrumentos archivísticos en las entidades como requisito para la implementación del SGDEA. 

• La gestión unificada de recursos. 

• Construcción de conocimiento conjunto. 

• Disminución de costos asociados al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan 

• Reducción de impresión de documentos, reducción de tiempos de consultas y tareas de archivo, fácil acceso de información y mayor distribución de documentos. 

• Ahorro de espacio físico, seguridad para documentos, acceso y centralización de datos y documentos desde un solo punto. 

Por su parte la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB- contó con la intervención de los profesionales Isabel Dávila Lenis, líder del SGDEA y Andrés Ríos León Especialista en Auditoría y Control, quienes socializaron que el proyecto fue presentado y viabilizado sobre otros proyectos misionales de la entidad, dada la importancia e impacto que tiene la gestión documental en la entidad, la optimización de los recursos y la eficiencia administrativa.  

Respecto a las buenas prácticas compartidas por la EAAB se destacan las siguientes: 

En el contexto interno:  

• La producción documental en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. 

• El desarrollo de capacidades de infraestructura tanto física como logística. 

Cambio de cultura organizacional: 

• Sensibilización al talento humano de la entidad sobre la importancia de la gestión de documentos análogos vs electrónicos 

Seguimiento y control: 

• Alineación con los objetivos del proyecto y documentación permanente del proceso y los avances. 

Trabajo cooperativo: 

• Abordaje de acciones con un equipo interdisciplinario para generar mayor apropiación del tema  

• Acercamiento y acompañamiento a las áreas que producen información para cualificar el proceso de implementación. 

Como uno de los logros de la jornada de socialización, se destaca la intervención de la Secretaría Distrital de Hábitat, como cabeza de sector, resaltando el avance del proyecto del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo presentado por el equipo de la Empresa Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá EAAB – ESP como entidad vinculada a este sector y la posibilidad de generar una articulación a través de mesas de trabajo que permitan socializar el modelo y servir de referente que apalanque iniciativas en las entidades del sector. 

En el mismo sentido, manifiesta el interés de realizar articulaciones que promuevan los proyectos sectoriales como lo viene trabajando el sector salud en el Proyecto Sectorial “Fortalecimiento de la gestión documental en el sector salud del Distrito Capital”, como una experiencia en el marco de una gestión más eficiente y efectiva. 

Otro aspecto para destacar fue el interés y la participación de los asistentes a esta jornada de socialización de las 11 entidades distritales, quienes están adelantando acciones asociadas a proyectos del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. 

Esta jornada de socialización de buenas prácticas institucionales y sectoriales de intercambio de saberes, cerró con el agradecimiento de las entidades distritales invitadas, en el marco de promover trabajos colaborativos y articulados a través de la formulación de proyectos, enfocados a solucionar necesidades en materia de gestión documental, con el acompañamiento que presta la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá a través del servicio de asistencia técnica.