Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Yuly Andrea Agudelo Puerta, historiadora de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo de Bogotá

El Archivo de Bogotá conserva y custodia la documentación histórica patrimonial transferida por las entidades distritales y donada por algunos particulares. Esta constituye una fuente importante para la construcción de la memoria de la ciudad y se resguarda en El Cofre, lugar del edificio del Archivo donde se encuentran los depósitos que salvaguardan el patrimonio documental de la ciudad. 

Sin embargo, la búsqueda o navegación para la consulta de la información sería muy dispendiosa y en algunos casos hasta imposible sin las herramientas adecuadas, que son proporcionadas por la descripción. De acuerdo con las definiciones técnicas que se encuentran en archivística, la descripción “es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. (...) De allí que la descripción tenga dos propósitos particulares: dar información a los demás y facilitar el control al archivero".¹  

Es así como la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, responsable de construir instrumentos de búsqueda y consulta, crea guías, catálogos e índices por medio de la descripción archivística, para que de esta forma la ciudadanía puede acceder al patrimonio documental de Bogotá de manera presencial, a través de la Sala de Consulta, o de forma virtual desde cualquier dispositivo electrónico (celular, tablet y computador), a través del Cofre, el buscador del patrimonio documental de Bogotá, en el siguiente link https://elcofre.bogota.gov.co/elcofre/ 

En ese sentido “el objeto de la labor descriptiva es hacer accesible eficazmente los fondos documentales “. (…) Es por ello que "la descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar."² 

En ese proceso de descripción se busca identificar, explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles, facilitando la consulta de la información, a través de descriptores coherentes, pertinentes y explícitos. 

En conclusión, la descripción documental es una actividad de vital importancia para la puesta de la información al servicio de la ciudadanía, que tiene como objetivo construir instrumentos de búsqueda y consulta para que el investigador pueda ubicar la documentación que requiere. A continuación, se explica ¿Cómo se hace y para qué sirve la descripción archivística? y se desarrolla un ejemplo práctico de este proceso fundamental en la gestión documental. 

1. ¿Cómo se hace? 

Para llevar a cabo la descripción archivística el profesional encargado de la misma, debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:  

• Seguir el “Principio de procedencia” (la documentación es agrupada según el organismo o persona que la ha creado, reunido, conservado y/o utilizado en el desempeño de su actividad). 

• Hacer la descripción con base en el contexto de producción documental (histórico, jurídico, institucional, normativo, archivístico). 

• Realizar la descripción jerárquica (de lo general a lo particular).  

• No repetir la información. 

• Utilizar la norma ISAD-G o NTC 4095 donde se rescatan 7 áreas y se diligencias 26 campos.

2. ¿Para qué sirve en el marco del proceso de gestión documental? 

Sirve para "disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”³, de acuerdo con el objetivo esencial de los archivos estipulado en uno de los principios generales, de los lineamientos de la ley de archivos -Ley 594 del 2000-. 

De ese mismo principio se desprende que, para el Archivo de Bogotá, la descripción archivística es en esencia la representación más ajustada del documento archivístico que, en conjunto con el análisis del contexto y de las características físicas, ofrece a la ciudadanía un conocimiento de los documentos que le permitan entender su realidad histórica desde la perspectiva del patrimonio documental. 

En ese sentido, el Archivo General de la Nación, en el marco del cumplimiento de la Ley General de Archivos (594 del 2000), mencionada anteriormente, con el fin de estandarizar el proceso de descripción archivística en todas las entidades de orden nacional, también adapta y adopta, como guía para el desarrollo de sus procesos de descripción las siguientes: 

• Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G)-, cuya adaptación al contexto colombiano -Norma Técnica Colombiana 4095 (2013)-. 

• Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias -ISAAR (CPF). 

• Norma Decreto 1515 de 2013⁴, considerando: “Que el acceso a la información conservada en los archivos públicos del Estado, en todos los niveles, requiere de una adecuada organización y descripción de los documentos de archivo, así como de su inventario y protección”. Título IV “Procedimiento para realizar las transferencias de los documentos de conservación permanente”, articulo 12. 

3. Ejemplo práctico de descripción a partir de una fotografía. 

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¹ Antonio Heredia, Archivística general, teoría y práctica. Sevilla, 1988

² José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística. Madrid, 1999.

³ Colombia. Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. 2000 [en línea] <http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 [consultado en febrero 15 de 2014]

⁴ Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones