Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Elaborado por: Juan Daniel Flórez Porras

En el Distrito Capital, específicamente desde la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá - DDAB, han tenido lugar iniciativas pioneras respecto a la reflexión e importancia de los Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica - ADH y MH en Colombia.

Esta administración está comprometida en aportar a las metas de memoria, paz y reconciliación del Plan Distrital de Desarrollo 2020-2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI”, a través del Plan Distrital de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica, Paz y Reconciliación (PDADH-MH-PR), que, en desarrollo de las normas nacionales e internacionales vigentes, establece una ruta para que todas las entidades del Distrito hagan parte de él.

Si bien este plan involucra a distintos actores sociales (organizaciones de víctimas, universidades y centros de pensamiento, artistas y colectivos de arte, agencias y organismos de cooperación internacional, periodistas y medios de comunicación, instituciones de justicia transicional, entre otros), este texto busca,  resaltar el papel que juegan las entidades que integran la administración del Distrito Capital, las cuales cuentan en sus respectivas historias institucionales y desarrollo de sus funciones misionales, con el activo estratégico de producción de información materializada en los archivos públicos que se encuentran bajo su gestión.

En este orden de ideas, el PDADH-MH-PR contempla una línea de acción específica de lineamientos de política en materia de archivos, en el marco de la formulación de la política pública distrital de víctimas, memoria, paz y reconciliación que lidera la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación. Esta línea busca, además de la adopción de Política pública de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado (CNMH – 2017), la aplicación del: “Protocolo de Gestión Documental de los Archivos Referidos a las Graves y Manifiestas Violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Ocurridas con Ocasión del Conflicto Armado Interno” (Archivo General de la Nación - AGN y Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH, 2017), así como también la aplicación del Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos (READH), en el Distrito Capital.

Con base en lo anterior, se tiene como objetivo construir de manera colectiva una ruta de identificación, censo, diagnóstico e intervención de fondos documentales acumulados existentes en varias de las entidades distritales, donde el criterio de priorización es el de lograr establecer, cuáles de estos contienen información relevante relacionada con derechos humanos, memoria histórica, paz y reconciliación.

Ahora bien, desde la experiencia adquirida por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., que viene adelantando la tarea desde 2013 de revisar, evaluar y convalidar los instrumentos técnicos de archivo de Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD, que son las herramientas de gestión documental, a partir de las cuales se administra el tránsito de la documentación por las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico), y además le permiten a las entidades identificar su documentación para valorarla y asignarle una disposición final (sea conservación, selección o eliminación), se ha logrado configurar un repertorio de recomendaciones, que seguramente van a enriquecer la convocatoria para que las entidades adopten los lineamientos de política en el marco del PDADH-MH-PR.

Con el fin de desarrollar esta estrategia en el Distrito Capital, es necesario iniciar con la identificación de documentación relacionadas con los derechos humanos y la memoria histórica, la paz y la reconciliación, en todos los archivos de las entidades que integran la Administración Distrital, para lo cual será necesario retomar y actualizar el Censo Guía de Entidades Distritales elaborado en 2017, pero en esta oportunidad con un enfoque especial en clave de memoria histórica, como insumo inicial para la aplicación del READH en el Distrito Capital.

Así mismo, es de suma importancia desde ya animar a las entidades para que, en la elaboración de sus TVD y actualización de las TRD, identifiquen con precisión la documentación que tengan relación directa o indirecta con los derechos humanos y/o la memoria histórica en Bogotá.

De esta forma, lo que se busca es convertir a las entidades con sus instrumentos técnicos de archivo implementados, en los aliados estratégicos de la gestión documental en el Distrito capital, con enfoque de memoria histórica y derechos humanos, cuyo objetivo final será, garantizar el acceso a esta información contribuyendo al derecho a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición, la paz, la reconciliación, y el ejercicio de los derechos humanos.

Por otra parte, será necesario que se promulgue un lineamiento por parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la DDAB, donde se establezca el obligatorio cumplimiento del citado Protocolo de Gestión Documental de Archivos de Derechos Humanos.

Para el desarrollo de este lineamiento, es recomendable la elaboración de una: Guía Distrital de Identificación y Valoración de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica para las Entidades Distritales. Con este insumo lo que se busca es aplicar todo lo ordenado y desarrollado a nivel nacional e internacional sobre los archivos de DDHH y MH, siguiendo las pautas del AGN y del CNMH, pero con un enfoque específico que integre toda la metodología que a nivel distrital se ha desarrollado en la gestión documental, para la identificación, clasificación y valoración de documentos patrimoniales de origen administrativo.

A su vez, sería de gran ayuda que la referida guía contenga de manera didáctica y pedagógica, un marco teórico que permita definir el concepto de memoria histórica, con base en el cual de distinga claramente la especificidad de los archivos de DDHH y MH, junto con categorías de apreciación documental que aporten un valor agregado a la gestión documental especializada que debe existir para este tipo de archivos, debido en gran parte a su alto contenido de información sensible y las medidas de seguridad que se deben aplicar, para evitar la re victimización o posibles escenarios de estigmatización a los diversos actores sociales que tengan datos personales registrados en la documentación.

De manera paralela a la expedición de los lineamientos, y como parte de la elaboración de la mencionada guía; es importante construir una renovada metodología de valoración documental, que adopte los desarrollos conceptuales de la valoración documental que se enfocan desde la macrovaloración. Una vez recogido este bagaje teórico, es necesario aterrizarlo al contexto colombiano, y construir una metodología de identificación y valoración documental de archivos que concilie la microvaloración con la macrovaloración o valoración documental en contexto.

Ahora bien, para potencializar la asesoría técnica que presta la DDAB a todas las entidades del Distrito, a través de la plataforma institucional del Sistema Distrital de Archivos, es prioritario un trabajo amplio y transversal de capacitación a todo el personal que se relaciona directamente con las entidades del Distrito, en las tareas de conceptualización, asesoría y procesos de verificación y evaluación de instrumentos técnicos de archivo.

Para el logro de lo anterior, se requiere la elaboración de módulos pedagógicos, talleres de capacitación, jornadas de socialización de conceptos y tareas de elaboración de esquemas conceptuales, que permitan el conocimiento y apropiación de esta temática, no solamente por parte de los funcionarios que integren la planta de la DDAB, sino también por parte de los funcionarios encargados de la gestión documental y administración de archivos al interior de las entidades del Distrito.

Aunada a la anterior recomendación, dentro de las metodologías de seguimiento, normalización y verificación del cumplimiento de la normativa archivística, sería conveniente crear el módulo de ADDHH y MH. Este sería uno de los ejes temáticos a partir de los cuales se invita a las entidades del Distrito para participar y construir de manera interinstitucional.

De esta forma, el PDADH-MH-PR se presenta como la apuesta estratégica de la actual administración distrital, que busca potencializar los archivos de derechos humanos dentro de un marco amplio, que una vez termine su fase de diseño y conceptualización, trazará los lineamientos de política en materia de archivos y gestión documental, para la administración distrital, en beneficio de la ciudadanía y la sociedad en general.

Todo lo anterior, con el fin de democratizar aún más los archivos, garantizando el acceso a la información como un derecho ciudadano impostergable, que contribuya a la apropiación social de la memoria histórica y la construcción de una paz estable y duradera con justicia social.