Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Daniel Flórez Porras

El jueves 29 de octubre se llevó a cabo la presentación de la estrategia que busca la transformación digital de la gestión documental en la ciudad, por parte del Director del Archivo de Bogotá, Álvaro Arias Cruz, en el marco del mes de octubre como mes de los archivos. Este evento tuvo lugar a través del Facebook live del Archivo de Bogotá, como parte de la iniciativa liderada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que tiene como objetivo llevar la historia de la ciudad sin salir de casa.

Las apuestas descritas por el Dr. Arias para el cuatrienio 2020 – 2024, buscan construir ciudad con más archivos y mayor patrimonio, donde el acceso a la información por parte de la ciudadanía es uno de los pilares de la actual administración de la Alcaldía Mayor de Bogotá, que tiene como ruta de acción el Plan de Desarrollo Distrital 2020 – 2024 “un nuevo contrato social y ambiental para el siglo XXI”, que busca posicionar a Bogotá – Región basado en la transparencia, la garantía en el acceso a la información pública, el empoderamiento y la confianza ciudadana.

En este contexto, el Director se encargó de señalar que la transformación digital es una de las principales estrategias para garantizar el acceso a la información pública por parte de los ciudadanos, en el ejercicio de su derecho constitucional, para lo cual se busca:

• Facilitar el uso y apropiación de los archivos públicos.
• Consolidar la modernización y transformación de la gestión documental.
• Impactar de manera propositiva en la gestión pública del distrito, y
• Posibilitar el uso y apropiación del patrimonio documental de la ciudad.

El alcance de estas iniciativas está orientado hacia las entidades del Distrito Capital, hacia el mismo Archivo de Bogotá y por supuesto, se pone en servicio de toda la ciudadanía. En este sentido, el Plan de Acción Institucional 2020 – 2024 ha establecido las siguientes metas para cumplir en el citado cuatrienio:

Meta 1. Implementar el 100% de la estrategia para el fortalecimiento de la gestión de documentos electrónicos de archivo y la Red Distrital de Archivos de Bogotá.

Objetivo: Promover el acceso y uso a los archivos públicos abiertos para fortalecer el Gobierno Abierto, la transparencia y la efectividad de la gestión pública del Distrito.

Meta 2. Fortalecer 100% la estrategia de los Archivos Públicos del Distrito Capital.

Objetivo: Avanzar en la modernización del Sistema Distrital de Archivos, en sus diferentes componentes, apalancados desde la transformación digital.

Meta 3. Desarrollar el 100% de la estrategia para la recuperación, preservación, difusión y apropiación del patrimonio documental y la memoria histórica de Bogotá.

Objetivo: Fortalecer el acceso y uso efectivo, divulgación y apropiación del patrimonio documental de Bogotá.

Cada una de estas metas cuenta con unas iniciativas precisas que buscan garantizar su cumplimiento, junto con sus respectivos indicadores que permiten la medición y control de toda la articulación del plan. Para el desarrollo de toda la estrategia de transformación digital de la gestión documental en la administración distrital, se han definido nueve proyectos estratégicos, alrededor de los cuales girarán las iniciativas de acción institucional del Archivo de Bogotá, a saber:

1. Red Distrital de Archivos.
2. Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos.
3. Campaña Distrital de Archivos Verde.
4. Modelo de Gestión Documental para las Alcaldías y las JAL.
5. Portal de descripción Colaborativa.
6. Servicio de Vigilancia Estratégica en Gestión Documental.
7. Línea de Producción de Patrimonio Documental.
8. Plan Distrital de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica, Paz y Reconciliación.
9. Bogotá, una Historia Común 2.0

Alrededor de cada uno de estos proyectos estratégicos giró la conversación del Director del Archivo de Bogotá, quien tuvo la oportunidad de resolver las inquietudes e interactuar con los internautas que estuvieron en línea participando del conversatorio.

En conclusión, la transformación digital de la gestión documental de la ciudad de Bogotá, es la apuesta de la actual administración de la capital del país, a partir de la cual se busca construir la ciudad del siglo XXI, dentro de los parámetros de una gestión pública abierta, transparente y en línea para atender las principales necesidades básicas de la ciudadanía.

Estas se definen a partir del reconocimiento de los nuevos retos que generan las tecnologías de la información y las comunicaciones, basados en el trámite electrónico del servicio al ciudadano, en el contexto de un nuevo contrato social donde se impone, garantizar el derecho del acceso a la información pública y el cumplimiento de la agenda por el cuidado del medio ambiente.