Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Bogotá no fue afortunada en la preservación de su copiosa documentación de los periodos colonial y republicano. Los ya legendarios incendios del palacio virreinal en 1786 y de las Galerías Arruba, en 1900 –que guardaban la historia administrativa y política de la ciudad- convirtieron en cenizas miles de legajos y papeles oficiales.

Sin embargo, resulta paradójico que haya sido la primera ciudad suramericana en tener cierto tipo de legislación para la protección de su documentación oficial y haya sido tan descuidada en la preservación escrita de su historia.

Jiménez de Quesada logró muy pronto que el Consejo de Indias expidiera varias resoluciones para la administración civil y religiosa del territorio que había conquistado a los muiscas; entre ellas los títulos de ciudad para Santafé y Tunja, el nombramiento de ocho corregidores, que se tasaran los impuestos sobre el oro que debían pagar los conquistadores y, fundamentalmente, se expidiera la Real Cédula de Valladolid, del 9 de octubre de 1549, por la que se ordenó al presidente y oidores de la nueva Audiencia de Santafé que tuviesen archivo en arca o aposento de tres llaves “y en él guardasen las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha audiencia”. [1]

A instancias de esta ordenanza, la Iglesia inclusive organizó sus propios archivos en los obispados, cabildos catedralicios y parroquias; y lo mismo hicieron las órdenes religiosas. Los escribanos llevaron sus registros, y las cofradías, hospitales y otras corporaciones iniciaron la conservación de su documentación.[2]

En 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispusieron la creación de un archivo para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que ocurrían en los sitios de su custodia. De hecho, la referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia -que se encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé- revela las preocupaciones del virrey Andrés Díaz Venero de Leyva sobre el particular:

 “(. . .) y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de paja”.[3]

Durante el periodo español en la Nueva Granada, los archivos documentales se consolidaron en la medida en que se apuntaló la administración colonial. En 1777, el virrey Manuel Antonio Flores encargó que se ordenaran las cédulas reales de los archivos de Gobierno, Contaduría y Tribunal Eclesiástico, dándoles un orden alfabético, para tener acceso fácil a su contenido. Esa política se mantuvo hasta poco antes de la Independencia, pero el incendio del palacio Virreinal, el 12 de mayo de 1786, significó una pérdida irreparable de ese “corpus documental” de la ciudad.

Según lo describió don Primo Groot, en la conflagración “perecieron infinidad de documentos importantes para la historia, sobre todo de la primera época de la conquista del reino de Bogotá y establecimiento de su gobierno en la capital. Hallábase el Virrey en Cartagena (…) y el palacio estaba cerrado y sin gente que lo habitara; motivo por el cual no hubo quien advirtiera el incendio sino cuando a media noche las llamas, saliendo sobre los tejados, iluminaban toda la plaza”.[4]

El coronel Domingo Esquiaqui, quien dibujó uno de los primeros planos de Bogotá, dirigió las operaciones de salvamento de los legajos que estaban guardados en el palacio Virreinal, ubicado en el costado sur oriental, donde se encuentra ahora el Capitolio Nacional. Groot asegura que “(…) más no valió esto para salvar todos los papeles del archivo, el cual estaba en dos piezas de las que habían invadido las llamas y consumido gran parte de los papeles más interesantes por su antigüedad”.

La noticia de la conflagración tuvo efectos inmediatos: en 1800, preocupado por el descuido en que se hallaban los archivos americanos, y en especial los de la Nueva Granada, el Consejo Supremo de las Indias envió un oficio al arzobispado de Santafé para que se custodiaran con celo los documentos y que se impidiera su venta como papel viejo.[5]

La dureza de la Guerra de la Independencia y de las subsiguientes guerras civiles en el siglo XIX, consumaron la destrucción de gran parte de los archivos de las provincias neogranadinas, y de los archivos municipales de las ciudades, villas y aun de los documentos parroquiales. Al tiempo, una especie de vandalismo estatal con la documentación inició el proceso de destrucción de los archivos coloniales que no habían sido atacados por la polilla y la humedad.

A finales de 1827 la Secretaría de Guerra y Marina, por ejemplo, requirió con urgencia el uso de papel “inútil” de los archivos del antiguo Virreinato y de las secretarías de estado para la elaboración de cartuchos de bala.

Iniciado el siglo XX, en 1933, el secretario del Concejo, Abel Botero, envió al alcalde una petición en la que manifestaba su interés en que los documentos de la administración –o algunos de los más importantes y que se encontraban en franco deterioro- pasaran a la Academia Colombiana de Historia. Aunque la sugerencia no fue tomada en cuenta, ese mismo año el alcalde Luis Patiño Galvis promovió la creación de la primera Biblioteca Municipal de Bogotá, a donde se trasladó la documentación oficial de la ciudad.[6] Sin embargo, el crecimiento de la ciudad y el establecimiento de distintas secretarías municipales encargadas de su desarrollo –teléfonos, acueducto, vías, salud, etc.- fueron desbordando la capacidad de acopio y en las siguientes décadas esa misma documentación terminó esparcida en distintas entidades, sin ningún criterio de conservación.

Primeros pasos

Hacia mediados de los años noventa, la urgencia de recuperar aquel patrimonio documental llevó a la administración distrital a darle una infraestructura y un sistema de organización a los archivos. Se iniciaron entonces las acciones tendientes a establecer los volúmenes, antigüedad, estado, ubicación y condiciones para el acopio, tratamiento y conservación tanto en el nivel central como en las demás dependencias oficiales de la ciudad. [7] Simultáneamente, se hizo el levantamiento de información para tener un inventario del estado en que se hallaba el conjunto documental de la gestión administrativa de Bogotá. Surgió así el denominado informe “Censo guía y diagnóstico de los archivos de las entidades del Distrito Capital”, con base en datos obtenidos en las entidades de los sectores central y descentralizado, “donde se identificaron las necesidades, los costos, opciones y soluciones a un problema que llevaba siglos de desatención”.[8]

De acuerdo con este mismo censo, existían copiosos fondos documentales, producto de la acumulación indiscriminada de papeles sin un criterio definido de organización, carente de condiciones mínimas para su conservación, dispersos en distintos inmuebles. Tampoco existían funcionarios responsables de su custodia y administración. Lo importante es que gracias al censo se inició la organización de los fondos documentales y se investigaron los procesos de creación, desarrollo, liquidación y fusión de entidades que, a lo largo del siglo XX, desempeñaron funciones públicas en la ciudad.[9]

A partir del reglamento establecido por el Archivo General de la Nación, en 1992, la administración distrital decidió superar el atraso de la gestión documental de la ciudad y emprendió el proceso de constitución de un archivo propio que fuera el ente rector local de la función archivística, además del depositario final de la memoria institucional, representada, en buena parte, por los fondos documentales de carácter histórico de las entidades distritales. Durante la primera administración del alcalde Antanas Mockus se definió el proyecto para crear un archivo para Bogotá y luego, durante la gestión de Enrique Peñalosa se compró un lote ubicado en el barrio Belén, muy cerca del Archivo General de la Nación, en pleno centro de histórico, para sus instalaciones.

Tras un proceso no exento de dificultades y de retos, el 6 de agosto de 2003 se inauguró el Archivo de Bogotá. Se concibió entonces como centro para la conservación de la memoria de la ciudad, garante de la transparencia y de los derechos ciudadanos y, particularmente, como ente rector del Sistema Distrital de Archivos, encargado de promulgar la política que definiría luego el manejo de la gestión documental en la administración de la ciudad.