Ingreso de fondos privados al Archivo de Bogotá
Ingreso de fondos privados al Archivo de Bogotá
Por: jstorres
Publicado el: Octubre 2019
La resolución que reglamenta el artículo 9 de Decreto Distrital 828 de 2018, define los mecanismos para el ingreso de fondos y colecciones privadas de valor patrimonial para la ciudad al Archivo de Bogotá, bajo las siguientes modalidades: comodato, donación, depósito y legado.
Fondo Jeanne Crépy - Archivo de Bogotá
Por donación: Ingreso de fondos o colecciones de documentos de valor histórico o de significación histórica o cultural, y de interés para la ciudad, provenientes de personas naturales o jurídicas de derecho privado, de conformidad con el acto jurídico por medio del cual el donante expresa su voluntad libre y espontánea de entregar al Archivo de Bogotá de manera gratuita e irrevocable, un fondo o colección documental de valor patrimonial.
Fondo Otto de Greiff - Archivo de Bogotá
Por comodato: Ingreso de fondos o colecciones de documentos de valor histórico o de significación histórica o cultural, y de interés para la ciudad, provenientes de personas naturales o jurídicas de derecho privado, de conformidad con el acto jurídico por medio del cual el comodante entrega al comodatario a título de comodato mínimo por 20 años y entrega digital a perpetuidad de dicho fondo o colección documental.
Por legado: Ingreso de fondos o colecciones de documentos de valor histórico o de significación histórica o cultural, y de interés para la ciudad, provenientes de personas naturales, de conformidad con las disposiciones testamentarias contenidas en el acto jurídico en el que expresan la voluntad del causante sobre sus asignaciones singulares, específicamente sobre sus fondos o colecciones documentales.
Entre los criterios de valoración se podrán tener en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:
- Autenticidad
- Único e irremplazable
- Antigüedad
- Contexto físico
- Representatividad y contextualización sociocultural
- Asunto y tema
- Forma y estilo
- Autoría
- Constitución del bien Rareza o excepcionalidad
- Estado de conservación
- Relevancia para la memoria de la ciudad
Sobre la metodología para el de fondos o colecciones de valor patrimonial para la ciudad al Archivo de Bogotá se contemplan los siguientes pasos:
1. Recibir comunicación de la persona natural o jurídica de derecho privado interesada en donar o dar en comodato o legado u otros medios de ingreso al Archivo de Bogotá fondos y colecciones privadas de valor patrimonial para la ciudad, anexando el correspondiente inventario y valor comercial de la documentación.
2. Realizar visita técnica por parte de los profesionales de la Subdirección Técnica de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, en un plazo no mayor a tres (3) meses a partir del recibo de la comunicación, con el fin de verificar el estado de conservación y el valor histórico y patrimonial del fondo o colección, y elaborar informe de visita técnica.
3. El equipo jurídico de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá verificará el cumplimiento de los requisitos legales en un plazo no mayor a tres (3) meses a partir del recibo de la comunicación.
Sobre el Decreto 828
Expedido el pasado 27 de diciembre de 2018, el Decreto tiene por objeto dictar disposiciones relacionadas con el Sistema Distrital de Archivos y el Archivo General de Bogotá, y establecer reglas, orientaciones y propósitos, para regular la acción de la administración distrital en materia archivística.
Fondo German Samper Gnecco - Archivo de Bogotá
El decreto define que este sistema es el conjunto de archivos de las entidades y organismos distritales y las entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos en la jurisdicción de Bogotá, que se interrelacionan e interactúan para planear, ejecutar y coordinar la función archivística en el Distrito Capital, salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad y ponerlo al servicio de los ciudadanos.
En ese orden de ideas, su principal fin es articular los archivos de la Administración Distrital en todos sus sectores administrativos, entidades y organismos con los archivos de las entidades privadas que cumplan funciones públicas o prestan servicios públicos, con los archivos privados con declaración de bien de interés cultural y con los de interés público. De esta manera se asegura el adecuado ejercicio de la función archivística y se promueve la cooperación de los archivos de los integrantes del Sistema Distrital de Archivos y socializan las experiencias en materia de gestión documental y archivos.
Fruto de ese esfuerzo han sido la convocatoria para premiar a la mejor tesis de maestría sobre historia bogotana, cuyo ganador se conoció el pasado 17 de octubre, y ahora la reglamentación para el ingreso de fondos y colecciones privadas de valor patrimonial al Archivo de Bogotá.