Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Juan Guillermo Awazacko

La documentación de valor histórico y patrimonial de las entidades distritales y particulares que han sido transferidas y/o donadas al Archivo de Bogotá, no solo tienen el sello de garantía de estar protegidas bajo su propia custodia, sino que allí, también se les brinda la posibilidad de ser intervenidas técnicamente, si sus expedientes presentan algún tipo de deterioro físico o químico, que puedan afectar la integridad del documento.

Y no es para menos, la Subdirección Técnica del Archivo de Bogotá, como dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá D.C., viene desarrollando una serie de acciones en materia de conservación, restauración y reprografía, procesos que permiten entender la importancia de los archivos históricos y cómo conservarlos en el tiempo.

El Área de conservación, restauración y reprografía está integrada por cuatro grupos funcionales así: 1. grupo de almacenamiento y encuadernación, 2. grupo de reprografía, 3. laboratorio científico y 4. laboratorio de restauración.

1.) Grupo de almacenamiento y encuadernación.

Los materiales para el diseño y elaboración de las unidades de almacenamiento y encuadernación, deben cumplir con propiedades técnicas de permanencia, durabilidad, estabilidad física y química, que garanticen la preservación de los documentos.

Este grupo está encargado de diseñar y elaborar las cajas, las carpetas, los sobres y rollos de poliéster y los procesos de rotulación para identificar las unidades documentales. También, se hacen encuadernaciones o empastes que son utilizados para las agrupaciones de expedientes facilitando su manipulación, para su consulta, almacenamiento y su propia conservación.

En el proceso de diseño y elaboración de las unidades de almacenamiento se tienen en cuenta el soporte de los documentos, sus características técnicas, estado de conservación, formato, dimensiones, peso y volumen.

2.) Grupo de reprografía.

El grupo de reprografía trabaja bajo estándares normalizados en cuanto a las características técnicas de las imágenes, es decir, formatos de almacenamiento, resolución de las imágenes digitales, dimensiones de píxel, compresión, sistemas de color y calidad.

La reprografía a través de la digitalización permite convertir en formato digital aquellos documentos provenientes en soportes de papel, cintas, películas, fotos o casetes, ofrece la ventaja de acceder rápidamente a la información y consulta de los documentos vía web, mientras la microfilmación, también como parte de la reprografía, registra fotográficamente los expedientes en pequeñas imágenes en película de alta resolución, resistentes al envejecimiento, garantizando su durabilidad en el tiempo.

El área posee equipos de digitalización con tecnología de punta, para documentos textuales, fotográficos, diapositivas, negativos, libros, documentos de gran formato como planos y mapas, y un escáner para digitalizar películas de microfilm. También, cuenta con microfilmadoras planetarias y rotativas, donde la primera (microfilmadora) permite   pasar los documentos de forma manual, mientras que la segunda (rotativa) lo hace automáticamente.  Estos equipos son manipulados por personal experto del Archivo.

El criterio que orienta y regula la reprografía es el respeto por los principios y procesos archivísticos, dice la restauradora Ángela Ovalle y advierte que aquellos documentos que son altamente consultados, se deben reproducir a través de esta técnica, para evitar su manipulación directa con el original, ya que ayuda a prevenir su deterioro y garantiza su conservación a largo plazo y así la documentación pueda ser consultada oportunamente por la ciudadanía.

3.) Laboratorio científico.

El Archivo de Bogotá cuenta con el laboratorio de ciencia aplicada, integrada por profesionales especializados en química, biología y microbiología, ellos, se encargan del saneamiento ambiental y documental y junto con el grupo de laboratorio de restauración, desarrollan investigaciones científicas aplicadas a la conservación patrimonial.

Los profesionales de laboratorio, antes y después del saneamiento ambiental realizan monitoreo de control microbiológico, con el fin de verificar la reducción de carga microbiana (hongos y bacterias) en los espacios de archivo saneados.

Con base en el documento “La Conservación del patrimonio documental en el Archivo de Bogotá” (2016) y elaborado por la restauradora Ángela Ovalle Bautista, Profesional Especializado de la Subdirección Técnica del Archivo de Bogotá “El monitoreo de las condiciones ambientales, es una medida preventiva que permite conocer y registrar el comportamiento climático de los depósitos, que consiste en la medición y evaluación de parámetros ambientales como: humedad relativa, temperatura, iluminación, material particulado y gases.”

Este servicio se presta a aquellas entidades de orden distrital que requieran monitorear las condiciones ambientales de sus espacios.

 4.) Laboratorio de restauración.

Este laboratorio es liderado por especialistas en restauración de bienes muebles, con la misión de proteger el acervo documental del Archivo de Bogotá. Aquí se realizan diagnósticos e intervenciones en conservación y restauración documental.

(Laboratorio de Restauración) - Las intervenciones en conservación y restauración hacen referencia a los procedimientos que buscan corregir el deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación.

Uno de los niveles de mayor cuidado en las intervenciones de conservación y restauración en el Archivo y que facilita la manipulación del documento y ayuda a prevenir posibles deterioros, durante los procedimientos técnicos de reprografía, descripción y/o catalogación, es el de “preparación para procesos técnicos” que consiste en la realización de intervenciones de limpieza, desinfección, recuperación de plano y unión de rasgaduras. Los demás niveles se refieren a las intervenciones de conservación mediante la aplicación de tratamientos físicos o químicos orientados a estabilizar el soporte documental y detener deterioro.

Pero el equipo de laboratorio de restauración no solo se queda dentro del Archivo para garantizar la perdurabilidad de la documentación en el tiempo, sino que también realiza asesorías a las entidades distritales en la implementación del Sistema Integrado de Conservación, a través de mesas de trabajo, visitas técnicas conceptos y talleres de sensibilización, que buscan minimizar la problemática que afecta la preservación de la documentación.