Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Luis Enrique Rodríguez Baquero, investigador del Archivo de Bogotá.

¿Qué es el MSP?

El Mapa de Series Patrimoniales - MSP  es una herramienta concebida para consolidar información sobre la existencia y ubicación de la documentación de carácter patrimonial producida por las entidades de la Administración del Distrito Capital; entendiéndose por patrimonial el conjunto de series o subseries a las cuales se les haya determinado una disposición final de conservación total o de selección.

La esencia del MSP es la elaboración de una línea de tiempo para cada serie o subserie, mostrando las existencias año por año desde su aparición hasta la actualidad o hasta el momento en que tales documentos fueron producidos. Esta información se estima veraz porque está consignada en las tablas de retención documental - TRD o en las de valoración - TVD, documentos públicos aprobados por los respectivos Comités Internos de Archivo de las entidades distritales que, además, han sido revisados, evaluados y convalidados por el Consejo Distrital de Archivos.

La existencia de un MSP que muestre la ubicación y existencia de documentos patrimoniales se constituye en un apoyo a la función de "(...) proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito." , responsabilidad que atañe a todos los funcionarios públicos pero, en especial, a quienes garantizan la disposición de la información, la gestión documental y la conservación del patrimonio y memoria de la ciudad.

Esta responsabilidad con los documentos ha llevado a que en la realidad haya dos lugares institucionales en los cuales se encuentra la documentación patrimonial: los archivos de las entidades distritales y el Archivo de Bogotá. En este sentido, el MSP ubica en uno u otro sitio la existencia de documentación patrimonial y, de acuerdo con sus tiempos de retención, muestra si se ha cumplido o no con las debidas transferencias documentales entre un espacio y otro, o si la documentación se encuentra en la entidad cumpliendo los tiempos retención respectivos.

De esta forma, el MSP se convierte en un instrumento que presta apoyo a la labor de seguimiento de la función archivística realizada por los funcionarios a cargo de la gestión documental en las entidades productoras del distrito, así como en el Archivo de Bogotá, cuyos objetivos comunes apuntan garantizar el acopio, conservación y puesta en servicio de los documentos patrimoniales del D.C.

Fuentes del MSP

Dada la importancia de conocer el sitio y estado del patrimonio documental, así como las normas que regulan sus flujos, el MSP tiene como base informativa las ya mencionadas TRD y TVD convalidadas; además, utiliza de manera intensa los datos aportados por los inventarios documentales que acompañan las TVD, los cuales, más allá del arco temporal de las fechas extremas, permiten precisar los momentos de producción de una serie o subserie documental, aportando información de contraste que evidencia continuidades y discontinuidades en su producción.

La ficha de valoración documental es otro instrumento que enriquece el panorama informativo de la serie o subserie que valora, pues aporta elementos sobre su historia, argumenta sobre la existencia de valores patrimoniales en la información contenida y determina, jurídica y administrativamente, la razón de ser de sus tiempos de retención en los archivos de gestión y central de las entidades productoras. Además, este instrumento al aportar medidas aproximadas del tamaño en metros lineales de la serie o subserie permitido, hasta cierto punto, desarrollar cálculos sobre insumos necesarios para la protección y gestión del patrimonio documental, tales como cajas, carpetas, etiquetas, estantería, espacios de bodegaje y otros indispensables.

Otros documentos como los conceptos sobre TRD y TVD del Grupo Evaluador del Consejo Distrital de Archivos, el Censo Guía de Archivos del año 2017, los informes de visita técnica a las entidades distritales y, en el plano interno del Archivo de Bogotá, las guías de descripción a nivel de fondo y los diagnósticos hechos en distintos momentos sobre los fondos que custodia el Archivo de Bogotá, poseen información abundante y de primera calidad, la cual no interviene en la elaboración del MSP pero si permite establecer contrastes, matices y dimensiones más precisas en materia de información relacionados con un fondo documental patrimonial.

Información del MSP

Un MSP es fruto de la información que se encuentra en instrumentos archivísticos como la Tabla de Retención Documental - TRD o la Tabla de Valoración Documental - TVD, por lo tanto tendrá su mismo alcance temporal considerados de manera individual, lo que se traduce en dos MSP para cada entidad, uno con la información de la TRD y otro con la información de la TVD. Sin embargo, en algunos casos gracias al tamaño y a los pocos cambios de estructura ocurridos en una entidad distrital, ha sido posible elaborar para ella un único MSP juntando la información del fondo documental de la TVD y de la TRD.

En el primer caso se tratará de una entidad de tamaño mayor, de muchos años de producción documental y, probablemente, de frecuentes cambios de su estructura con fondos documentales de gran tamaño, alto número de dependencias y frecuente cambios en las mismas; es decir, tamaños colosales que dificultan manejar y visualizar en un solo Mapa sus numerosas series y subseries.

En el segundo caso, son entidades más pequeñas, más recientes que abarcan la producción documental desde su fundación hasta la actualidad y aunque han tenido en cuenta los periodos institucionales de su historia, el manejo de los cambios relacionados con la aparición, fusión o supresión de dependencias y su producción documental, su manejo resulta aceptable y con mayores posibilidades de ser graficadas.

Aparte de su estructura, que sigue la del instrumento archivístico que pretende graficar, el MSP presenta por periodos todos los códigos y nombres de las series y subseries documentales, su disposición final (en este caso solamente las de conservación total y selección), y el periodo de retención que marca la previsión respecto de retener series y subseries cerradas en el archivo central de la entidad productora.

También trae las fechas extremas, dato que suele ser el arco temporal trazado desde la primera fecha hasta la última, el cual no brinda precisión acerca de la continuidad en la producción pues, como lo han demostrado los inventarios documentales y las fichas de valoración, suele haber años en blanco donde no hay reporte de documentos producidos para una serie o subserie.

Utilidad del MSP

El MSP pretende ser un instrumento de apoyo que advierte acerca de la gestión de los documentos patrimoniales del Distrito Capital tanto a las entidades y funcionarios productores como al repositorio del patrimonio documental de carácter archivístico que es el Archivo de Bogotá. En desarrollo de la gestión, permite saber cuando las series y subseries de conservación total y de selección con retención vigente se hallen legalmente en la entidad pero también cuando las mismas con retención cumplida deberían hallarse en el archivo de la ciudad.

Esa función de gestión mejoraría si la elaboración del MSP contara con apoyos informativos relacionados por ejemplo con un cuadro único de clasificación para el fondo íntegro de una entidad, de esa manera el cambio continuo de nombres de las series tendrían un registro que haría más eficiente la identificación de series y, por supuesto, su valoración. Por otra parte, si los inventarios documentales de series y subseries incluyeran tamaños en metros lineales, habría insumos informativos para la planeación de recursos necesarios relacionados con insumos, cajas, carpetas y los espacios requeridos, tanto en la entidad productora como en el Archivo de Bogotá.

Descargar: Modelo-mapa-series-documentales.xlsx

Algunos números de los MSP

Al presente, el proyecto de Mapas de Series Patrimoniales ha abordado 30 entidades distritales de las existentes en la actualidad y ha realizado un total 41 MSP de los cuales 26 tienen como soporte informativo sus TRD y los restantes, es decir 15 mapas, el mismo número de TVD.

Un balance permite establecer que, en este punto de avance del proyecto, la documentación patrimonial del Archivo de Bogotá y de las entidades distritales está conformada por unas 5.910 series documentales, de ellas 3.506 son para conservar totalmente y 2.275 para someter al proceso de selección documental.

Se espera que en el mediano plazo estos números crezcan otro tanto y se pueda determinar el metraje lineal del patrimonio documental en papel, ya que el futuro de los archivos parece mostrar que las tecnologías harán tender los volúmenes de archivos en papel hacia una disminución contundente. Sin embargo, la meta sigue en pie, identificar y conservar el patrimonio documental de carácter archivístico de las entidades de Bogotá, Distrito Capital.