Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Diana Patricia Bula Guzmán, Profesional - Subdirección Sistema Distrital de Archivos. Grupo Documento Electrónico

La memoria institucional de nuestra ciudad se encuentra contenida en cada uno de los archivos que documentan las actuaciones que en cumplimiento de la misionalidad de cada una de las entidades y organismos conforman la administración pública. El avance de la tecnología dispone las condiciones para que la gestión liderada por los equipos de archivistas a cargo de dichas áreas asuma los retos de permitir a sus usuarios la posibilidad de disponer de la información contenida en los archivos a través de la web. Esto significa migrar del mundo físico al digital, no simplemente desde la premisa básica de eliminar el papel, sino desde la innovación, la normalización y la planeación de proyectos de transformación digital que deben abordarse de manera inmediata para cumplir dicho propósito.

¿Qué es la transformación digital?

En su concepto básico, la transformación digital se define como la incorporación de la tecnología en el desarrollo de algún proceso. Nosotros como consumidores de tecnología aplicamos de manera natural este proceso cuando actualizamos los dispositivos que utilizamos en nuestras acciones cotidianas, pasamos de utilizar nuestros teléfonos fijos familiares, para contar con un teléfono móvil personal, o de leer mapas a utilizar una aplicación de navegación asistida por GPS, los más jóvenes han pasado de hacer sus tareas en papel a enviar sus trabajos vía web, a través de plataformas diseñadas para ello en el mundo académico.

De la misma manera que abordamos esta transformación digital en nuestro entorno personal, las organizaciones deben hacer lo propio, no solamente para el mejoramiento en la prestación de sus servicios sino por el ejemplo en el sector privado, para no quedarse atrás y simplemente, como ya hemos visto le ha sucedido a muchas empresas, desaparecer.

La Transformación Digital como política del estado

Colombia ha dado pasos importantes en el sentido de que la transformación digital es en efecto una política de estado. “La transformación digital, es un concepto que involucra un proceso de explotación de tecnologías digitales que tiene la capacidad de crear nuevas formas de hacer las cosas en el Estado, generando nuevos modelos de desarrollo, procesos y la creación de servicios de gobierno digital, que a su vez producen valor, principalmente a través de la digitalización que representa la conversión de datos y procesos análogos hacia formatos que pueden ser entendidos y gestionados por máquinas (OECD, 2019 citado en el CONPES 3975)”.¹

El estado colombiano en el Decreto 1151 de 2008 diseñó la Estrategia Gobierno en Línea cuyo objetivo era: “Contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación”. Esta estrategia se articuló en su momento con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, como una herramienta de apoyo para cumplir las metas de las políticas de desarrollo administrativo y se articuló con otras políticas esenciales para la gestión pública en Colombia, entre otras con la Política de Gestión documental. Con el surgimiento del concepto de economía digital, el estado decide hacer la transición de Gobierno en Línea a Gobierno Digital incluida en el Decreto 1008 de 2018 como Política de Gobierno Digital.

“Ya no se trata únicamente de automatizar procesos, o de atender la provisión de trámites y servicios para la ciudadanía. Ahora la mirada en temas de eficiencia administrativa se enriquece con una visión mucho más integral, orientada a la generación de valor público por parte de todos los actores que construyen y aportan a lo público, en donde la ciudadanía se empodera y es protagonista de su realidad, y el Estado transforma sus servicios y se constituye en una plataforma para que los ciudadanos colaboren en la solución de problemas y necesidades.”²

En el año 2020 y en cumplimiento del del artículo 147 de la Ley 1955 del 2019 – Plan Nacional de Desarrollo, que dispone que las entidades estatales del orden nacional deben incorporar en sus planes de acción el componente de transformación digital, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- MinTIC, y es allí donde se le da a las entidades públicas la ruta de implementación para ello, que involucra de manera directa a los líderes de archivo y los procesos asociados la gestión documental.

Transformación digital en la gestión documental

Iniciar estos procesos de transformación digital asociados a la gestión documental, implica en principio conocer los tres ámbitos para tener en cuenta en los proyectos de este tipo, cada uno de estos ámbitos involucra a su vez el desarrollo de las siguientes acciones principales:

Fuente: Manual de Transformación Digital. MinTic, 2020

Las personas constituyen uno de los pilares básicos de la transformación digital: “La transformación digital necesita tecnologías, pero también cambios de actitudes y nuevas aptitudes.” ³  Los archivistas deben modificar su rol en el proceso, flexibilizar sus posturas para trabajar en colaboración con los ingenieros de sistemas para encontrar esas dinámicas que les permitan hablar en un mismo lenguaje sobre la técnica archivística y la forma como la tecnología permite disponer los archivos a los ciudadanos, para que los mismos asuman un papel más directo en las acciones de transparencia y acceso a la información.

Los procesos de la gestión documental deben alinearse con el objetivo de automatización de los procesos de la entidad, de tal forma que se integren para ello todos los ejercicios de normalización definidos en normas como la NTC ISO 30300 -Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos, ISO 30301 Información y documentación Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos o la NTC ISO 15489-1:2017 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios, GTC-ISO- TR 15489-2:2012 Parte 2 Información y documentación entre otras; y en nuestra legislación según lo dispuesto en el Decreto 2609 de 2012, que reglamenta la Ley General de Archivos 594 de 2000, compilado en el Decreto 1080 de 2015.

La tecnología es una herramienta y como tal debe utilizarse para fortalecer las tareas y hacer que la experiencia para el usuario final, que para el caso son los ciudadanos, en el acceso a la información contenida en documentos de archivo, sea ágil, dinámica y eficiente. Las áreas de gestión documental deben capacitar al personal de manera que conozcan las tendencias tecnológicas que, en el mundo de la gestión documental, marcan la pauta para la innovación.

La mayoría de las entidades y organismos distritales en Bogotá, manejan su producción documental en papel, sin embargo, la coyuntura económica y social que ha provocado la pandemia desde 2020, ha impulsado de manera obligada el paso a la virtualidad y con ello a la implementación de los procesos de transformación digital. Debe romperse ese paradigma de que este concepto se maneja únicamente para los denominados documentos electrónicos de archivo, es la oportunidad para las organizaciones de realinear sus objetivos estratégicos en los procesos de gestión documental y generar un verdadero cambio.

Visión del cambio

Fuente: Carlota Bustelo Ruesta. La trasformación digital y las normas internacionales para gestionar documentos. (2016)⁴

“De organizaciones perfectamente asentadas, en las que los documentos en papel producidos en los procesos de trabajo tenían un circuito físico hacia los archivos, caminamos hasta organizaciones electrónicas donde todos los procesos están interrelacionados gestionando información y metadatos ligados entre sí y que son evidencia de la actividad realizada.” ⁴

Los archivistas como lo explica la autora del gráfico, referido a la aplicación de la ISO 15489, se limitaban en el antes, a recibir y prestar documentos, indistintamente del origen de estos. El cambio debe darse en sentido de que las organizaciones deben ajustar sus procesos incluyendo desde el inicio las tareas de análisis y valoración documental, de tal forma que la gestión documental se convierta en un componente indispensable para la transformación digital.

En conclusión, la incorporación de las herramientas tecnológicas en las tareas de la gestión documental es una apuesta de estado, de beneficio a la sociedad y de innovación, a nivel mundial y nacional, se cuenta con esos elementos de normalización que apoyan esta labor y todos los avances de muchos países como nuestro cercano Brasil que pueden tomarse como referentes. Los diversos proveedores de tecnología hacen lo propio con recursos de investigación y desarrollo para ofrecer productos que fortalezcan la gestión de los documentos de archivo; contamos con estos elementos nos queda entonces, asumir el reto de la transformación digital en la gestión documental, implementando las capacidades de nuestras instituciones, a través de procesos y procedimientos y con el uso eficiente de la tecnología, para continuar salvaguardando el valioso patrimonio documental de nuestra ciudad.

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¹ Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Marco de la Transformación Digital para el Estado Colombiano (2020). https://mintic.gov.co/portal/715/articles-149186_recurso_1.pdf

² Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual de Gobierno Digital (2018). https://gobiernodigital.mintic.gov.co/692/channels-594_manual_gd.pdf

³ Carlota Bustelo Ruesta. Transformación digital desde la perspectiva de la gestión documental. (2018). Universidad de Castilla. https://revista.uclm.es/index.php/ruiderae/article/view/1834

⁴ Carlota Bustelo Ruesta. La trasformación digital y las normas internacionales para gestionar. Gestión de la información, los documentos y los contenidos. VII Jornadas Técnicas de Archivos en la Administración Local Málaga España.(10 de noviembre 2016). https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2019/04/Carlota...