Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Solange Maritza Pachón Zorro. Profesional Especializada Dirección Distrital de Archivo de Bogotá 

El Premio Distrital a la Gestión es un incentivo que cada dos años busca valorar y reconocer públicamente a las entidades y organismos distritales por su desempeño, resultados e impactos obtenidos, bajo los criterios de eficacia, eficiencia, valor público, innovación pública, participación, capacidad de réplica e inclusión digital. 

En esta segunda edición, la administración distrital incentivó el avance en la gestión y el desempeño institucional, así como experiencias en Gobierno Abierto que se implementaron con resultados positivos, siendo eficaces y útiles para el fortalecimiento institucional, el mejoramiento continuo y la generación de valor público.  

La premiación se entregó en dos categorías relacionadas con distintas áreas de la gestión pública: la primera gestión y desempeño institucional y la segunda gobierno abierto.  

En la categoría de gestión y desempeño se reconoció a las entidades del distrito capital por los resultados consolidados de su gestión para la vigencia 2020 en esta se encontraba la Subcategoría de Fortalecimiento institucional en la que se reconoció a las entidades y organismos del distrito en la línea de gestión documental. 

Esta temática se evaluó de acuerdo con el desarrollo de la estrategia “La excelencia en Gestión Documental”, en la cual participaron 56 entidades y organismos de la administración distrital en un reto que les permitió desarrollar la Política de Gestión Documental para fortalecer la gestión en la administración distrital.  

Las entidades ganadoras siguieron los lineamientos técnicos y la normatividad archivística nacional y distrital, destacándose en la formulación, actualización e implementación de los instrumentos archivísticos. 

Se tuvo en cuenta el cumplimiento de los siguientes pasos:  

• a. Evaluación inicial sobre la gestión documental distrital. 

• b. Caracterización participantes. 

• c. Evaluación por etapas. 

• d. Medición final de la competencia. 

En ese sentido las entidades ganadoras: Secretaría Distrital de Planeación, la Orquesta Filarmónica de Bogotá y Transmilenio nos cuentan desde su experiencia acerca de los factores que consideran determinantes para la obtención del reconocimiento de acuerdo a sus buenas prácticas. 

Archivo de Bogotá - AB: ¿Cuál es la mayor fortaleza de su entidad en gestión documental? 

Secretaría Distrital de Planeación - SDP: Definitivamente el factor clave para que esta entidad haya alcanzado un nivel óptimo en el proceso de gestión documental  es el talento humano representado en el excelente equipo de profesionales, técnicos y auxiliares con que cuenta la SDP; ya que fuera de ser cualificado e idóneo en esos temas está totalmente comprometido con el cumplimiento de la función archivística; y totalmente enamorado de lo que hace en contribución a conservar y preservar el patrimonio documental que la entidad gestiona en cumplimiento de su misión. 

Transmilenio: La mayor fortaleza está en las acciones de coordinación y compromiso de todo nivel realizados por la Entidad, para dar cumplimiento a la normatividad archivística en los diferentes ámbitos. 

Orquesta Filarmónica de Bogotá - OFB:  

• El cumplimiento de las metas propuestas en cada uno de los instrumentos archivísticos de planeación documental: Pinar, Programa de Gestión Documental - PGD, Sistema Integrado de Conservación Documental y definición de protocolos para inicio del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. 

• Apropiación de los temas en Gestión Documental por parte de los responsables de cada una de las direcciones, oficinas o áreas de la OFB, como resultado de la socialización, capacitación y seguimiento, en sitio, de los archivos de gestión de la entidad. 

• Disponibilidad de personal con competencias e idoneidad en temas de gestión documental, para la resolución de inquietudes y dudas, de manera personalizada e inmediata. 

• Apoyo de la alta dirección para la ejecución de planes y proyectos encaminados a la mejora de la gestión documental de la OFB. 

AB: ¿Cuál considera que fue la mejor enseñanza con el otorgamiento de este premio? 

SDP: La mejor enseñanza es que este reconocimiento incentiva a la entidad a continuar en la labor que ha realizado hasta el momento, en el marco de la adopción de buenas prácticas en gestión documental. Representa una validación de que estamos haciendo las cosas bien y nos compromete a seguir por este camino y a dar lo mejor de nosotros para conseguir nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. También, a seguir liderando el tema a nivel distrital con nuevos proyectos que busquen fortalecer cada vez más el tema de gestión documental. 

Transmilenio: La enseñanza es que el trabajo en equipo es la mejor herramienta para lograr objetivos. También es importante contar con personal idóneo y compromiso de la alta dirección. 

OFB: Consideramos que la mejor enseñanza es la relevancia e importancia que se le da a los temas de gestión documental, especialmente en lo relacionado con la conservación y preservación de la memoria histórica de la OFB y en la contribución para el fortalecimiento de la capacidad institucional en el cumplimiento de su misión y del relacionamiento con la ciudadanía y los diferentes grupos de interés (funcionarios, ciudadanos, estudiantes, maestros, docentes, músicos, comunidad en general). 

AB: ¿Cuál sería el consejo que usted le brindaría a las demás entidades del Distrito Capital, frente a los resultados obtenidos en la gestión documental institucional? 

SDP: El consejo a otras entidades del Distrito, en este y en todos los aspectos de la vida, es siempre dar lo mejor y amar lo que se hace.  Además, seguir generando una cultura de construcción del conocimiento colectiva en el equipo de trabajo, incentivando a la mejora del proceso con la participación activa de cada uno de sus integrantes y valorando cada uno de sus aportes, dado que se realizan con el objetivo de continuar siendo los mejores y garantizar la contribución de la SDP a la memoria de la entidad, del Distrito y del país. 

Transmilenio: El consejo sería que no se necesitan grandes equipos de trabajo, ni de largas jornadas laborales, lo más importante es la actitud, trabajo en equipo y planeación. 

OFB: Realizar la articulación entre los planes y proyectos en materia de gestión documental con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, lo cual permitirá visualizar las acciones a realizar durante todo el año y hacer el seguimiento y cumplimiento de las mismas. 

Sin duda este reconocimiento inspira a los equipos de trabajo de las diferentes entidades y organismos a mejorar continuamente y seguir trabajando por la ciudad y la ciudadanía. También permite a las instituciones, a partir de sus resultados y experiencias, aumentar la confianza entre sus usuarios y grupo de interés, mejorar su imagen y competitividad, elevar el compromiso de sus servidores, aumentar la productividad y estimular nuevos retos para seguir mejorando y superándose.