Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Lorena Laiton. Dirección Distrital Archivo de Bogotá.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través del Archivo de Bogotá, desarrolló la jornada de socialización de la nueva versión del formulario de recolección de información para el seguimiento estratégico en cumplimiento de la normativa archivística, por parte de las 62 entidades y organismos del Distrito Capital, con el fin de orientar sobre el respectivo diligenciamiento. 

"Con satisfacción y alegría celebramos este encuentro presencial con los referentes de gestión documental de todas las entidades y organismos del Distrito presentes, el primero en esta administración debido al aislamiento ocasionado por la pandemia" manifiestó el director del Archivo de Bogotá, Álvaro Arias Cruz, quien además resaltó que: "Hoy nos reunimos quienes hacemos parte del Sistema Distrital de Archivos de Bogotá incluyendo los equipos del Archivo; cada una y cada uno de ustedes representa una participación importante dentro del Sistema y eso es lo que deseo que empecemos a dinamizar”. 

En este contexto el funcionario destacó la importancia de que Bogotá tenga un Sistema Distrital de Archivos activo porque: “a través del Sistema podemos  empezar a generar diferentes tipos de relacionamientos y oportunidades entre todas las entidades, que nos conduzcan a los y las miembros del Sistema a mejorar nuestro proceso de gestión documental, en todas las entidades y organismos distritales, ya que la sumatoria de esas mejoras serán el reflejo del progreso de la gestión documental en la ciudad”. 

En ese sentido el Formulario de Recolección, es un instrumento esencial del Nuevo Seguimiento Estratégico, el cual se encuentra articulado con los proyectos e iniciativas principales del Archivo de Bogotá como el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos – MIGDA, que es un marco de referencia común para la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) en las entidades y organismos distritales, que proporciona una ruta metodológica con el fin de orientar, articular y mejorar la gestión documental institucional. 

Durante esta actividad, varios de los referentes de gestión documental de las entidades y organismos del Distrito también compartieron sus expectativas y opiniones acerca de este nuevo formulario electrónico de recolección de información para el seguimiento estratégico:  

• Luisa Fernanda Castillo, de la Secretaría de Planeación expresó que: “Este nuevo formulario es muy positivo, es una nueva estructura acorde a lo que necesitamos las entidades porque va muy alineada con el modelo institucional de planeación de gestión y desempeño. Esto nos optimiza el tiempo de respuesta, de búsqueda de información, de registro y nos ayuda a consolidar el nivel real en un solo indicador”.  

• Dalton Perea, de la Veeduría Distrital, consideró que: “Para nosotros es de suma relevancia la implementación de este nuevo formulario, dado que pretende evidenciar la gestión que nosotros como archivistas y entidades hacemos al interior. En ese sentido, la expectativa es bastante alta porque pretende agilizar y optar por la eficiencia administrativa en cuanto a la reducción de tiempos, al igual que la utilización e implementación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación para que el proceso sea óptimo, eficiente y refleje la realidad de la gestión documental de las Entidades Distritales. 

• Hernán Rodríguez, del Concejo de Bogotá manifestó que con esta iniciativa: “Se busca poder identificar las entidades que tienen un mejor desarrollo y apoyo en su gestión documental y evidenciar aquellas con falencias desde el punto de vista estratégico, tecnológico y en el cumplimiento de la normatividad. Esto con el fin de implementar planes de mejoramiento internos para avanzar en la gestión documental a nivel institucional, lo cual impacta en la gestión del Distrito”. 

• Javier Rincón, de Catastro Distrital, considero que: “Con este nuevo formulario vamos a mejorar la calidad de la información entregada al Archivo de Bogotá por parte de todas las entidades del Distrito“. 

La ejecución de esta actividad de recolección de información, a través del formulario electrónico, se adelantará en cumplimiento del siguiente cronograma: 

Este taller se llevó a cabo en el marco del Programa 56 “Gestión pública efectiva” del Plan de Desarrollo Distrital 2020-2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del siglo XXI” de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en su compromiso para afianzar el cumplimiento de las responsabilidades de la gestión documental y de acuerdo con los indicadores de la Política Distrital de Transparencia y No Tolerancia con la Corrupción.