Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

El Archivo General de la Nación ha sido históricamente el establecimiento público encargado de garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información.

Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron los trabajos de la archivística nacional, como lo ilustra la instrucción archivística de 1826 que fue preparada por don José Manuel Restrepo, primer secretario del Interior de Colombia y también el primero de sus historiadores.

En efecto, la instrucción del secretario Restrepo para la organización de los archivos de la Secretaría del Interior, dada el 25 de marzo de 1826, ya observaba el principio de procedencia institucional: para empezar, la organización de los legajos debía respetar la diferenciación de las cuatro entidades administrativas distintas de la experiencia republicana acumulada hasta entonces: el gobierno constitucional de Colombia comprendido entre 1821 y 1826, el gobierno venezolano del exilio de Guayana (1817-1819), y los dos gobiernos de las vicepresidencias de los departamentos de Cundinamarca y Venezuela (1819-1821). Del mismo modo, la división y la ordenación de los papeles del archivo de la Secretaría del Interior reflejarían sus tres secciones del despacho, cada una con cuatro departamentos.

Todos los funcionarios públicos fueron responsabilizados del cuidado de los archivos que producían en sus respectivas oficinas, los documentos tenían que ser clasificados y ordenados cronológicamente, y además tenían que ser indizados. Las carpetas y los legajos fueron seleccionados como las unidades contenedoras de los documentos, y el flujo documental tenía que terminar en el archivo general de la secretaría del despacho ejecutivo. Ya se había establecido que los archivos eran la fuente útil para la escritura de la historia de la nación colombiana, de lo cual dio el mejor ejemplo el mismo secretario Restrepo con su Historia de la revolución de la República de Colombia, publicada en 1827. El cuidado de la documentación fue advertido con un sistema de registro de préstamos entre las distintas dependencias.

Al disolverse la República de Colombia en 1830, las tres secretarías del despacho ejecutivo del Estado de la Nueva Granada heredaron los archivos de las cinco secretarías colombianas, según los asuntos correspondientes a las nuevas secretarías del Interior y Relaciones Exteriores, Hacienda, Guerra y Marina. Las administraciones granadinas conservaron entonces tres archivos generales propios, cada uno con su archivero propio.

La idea de concentrar todos los archivos de las secretarías del despacho nacional fue defendida en el periódico El Neogranadino por don Manuel Ancízar con las siguientes palabras:

La historia completa de nuestro país se encuentra en gran parte sepultada en los polvorientos archivos de varias oficinas de la República. Desde el archivo del antiguo Cabildo hasta el nuevo depósito de documentos de las Secretarías de Estado, todos, más o menos, encierran preciosos papeles destinados al olvido eterno por su confuso hacinamiento, en una serie de legajos que no merecen la pena ni aun de leerse su enunciado.

¿Cómo, pues, para altivas las riquezas que ocultan esos archivos, no nos resolvemos a crear un depósito nacional, en donde se reúnan todos los documentos importantes que hoy están amenazados de destrucción en los países ardientes, y de pérdida irreparable en otras partes? Abramos, pues, un nuevo depósito a los conocimientos humanos, reunamos bajo un solo punto de vista tantos documentos esparcidos aquí y allá, y el Gobierno no habrá hecho, a la verdad, una conquista estéril, sino muy fructuosa para las ciencias. Para cumplir este objeto y para hacer útilmente accesible tan importantes documentos, debe crearse un ARCHIVO NACIONAL, formando parte del establecimiento de la Biblioteca Pública.

Estas ideas fueron vertidas en el decreto orgánico de los archivos nacionales que fue firmado por el presidente Santos Acosta, hermano del decreto que le dio vida a la Universidad Nacional:

El presidente de los Estados Unidos de Colombia, En ejecución de la lei de 11 de mayo de 1863, “sobre Secretarías de Estado”, i en ejercicio de sus facultades constitucionales, DECRETA: Art. 1º. Suprímense las plazas de archiveros de las Secretarías de Estado, i cualesquiera otras de archiveros que no sean creadas por lei especial i que existan en oficinas cuya organización corresponda por las leyes al Poder Ejecutivo. Art. 2º. Créase una sección de archivos nacionales en la Secretaría de lo Interior i Relaciones Exteriores, a cargo de un jefe de sección, Archivero nacional. Arto. 3º. Esta sección será servida por el jefe de ella i por dos oficiales auxiliares del Archivero nacional. […] Dado en Bogotá, a 17 de enero de 1868. Santos Acosta El secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores, Carlos Martín.

Esta ley rescindió el contrato que existía con el general Briceño y ordenó al primer archivero nacional que fue nombrado el 19 de enero de 1868, don José María Vergara y Vergara, recibir todos los documentos que estuviesen en poder de aquel. Los archiveros permanentes fueron Manuel A. Cordovez y Ramón María Lotero. Los archiveros auxiliares fueron Guillermo Jordán y Manuel Herrera. Todos ellos venían actuando como archiveros de las distintas secretarías de estado.

Firmando como archivero nacional, don José María Vergara y Vergara dio en Bogotá, el primero de enero de 1869, el nuevo Reglamento del Archivo Nacional de los Estados Unidos de Colombia. En ese momento la oficina de los Archivos Nacionales era la sección cuarta de la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores, servida por el archivista nacional, cuatro archiveros (dos auxiliares y dos provisionales) y tres empleados asalariados. Los cuatro archiveros se repartían la organización de los archivos de las cuatro secretarías del despacho ejecutivo: Guerra, Hacienda y Fomento, Interior y Relaciones Exteriores, Tesoro y Crédito Nacional. La novedad introducida fue la de que todos estos archivos se custodiaban en común, y la de que el archivero general tomó a su cargo la custodia del archivo “colonial” heredado de la administración central del Nuevo Reino de Granada.

Este Archivo Nacional fue dividido en dos departamentos: el primero fue el de la época colonial, que comprendía la documentación producida por las secretarías de la Real Audiencia y del Virreinato, la Notaría eclesiástica, los conventos suprimidos y la administración de los bienes de manos muertas, y por la Corte general de cuentas. El segundo departamento integraría la documentación producida por las cuatro secretarías del despacho ejecutivo, la Tesorería General y la Oficina General de Cuentas, así como los impresos oficiales. Como el artículo 7º del decreto orgánico de los Archivos Nacionales ordenó al archivero nacional preparar unas memorias históricas de la nación, este quedó facultado para separar de los fondos originales documentos relacionados con la memoria de las épocas de la nación (Conquista, Revolución de 1781, Primera República, Guerra de Independencia, República de Colombia, Nueva Granada) y situarlos en estantes distintos. Se dio así origen a los fondos facticios que fueron creando a lo largo del tiempo los archiveros nacionales, así como a la colección Comuneros de 1781 que se quedó custodiada en la Biblioteca Nacional.

Fuente: Información AGN