Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Al clausurar el evento, la subsecretaria general de la Alcaldía de Bogotá, Cristina Aristizábal Caballero, expresó su complacencia por la participación de la comunidad archivística distrital, la asistencia de diversas entidades del orden nacional, del sector privado y de la academia.

“Hoy culminamos, dijo, esta maravillosa jornada del II Seminario Internacional de Archivos y V Encuentro Distrital de Archivos, “Bogotá: Vanguardia de la gestión documental en la era digital”, espacio de intercambio de conocimiento y experiencias el cual ha congregado a la comunidad archivística distrital y en la que, además, hemos contado con la asistencia de diversas entidades del orden nacional, del sector privado y de la academia. Es necesario al llegar a este punto culminante recapitular las diversas temáticas que se discutieron en torno a los ejes propuestos: Archivos y documentos digitales; Conservación y preservación de documentos y Fuentes documentales para la investigación”.

Foto: Dra. Cristina Aristizábal Caballero - Subsecretaria Técnica Secretaría General

La Subsecretaria agregó que, “es necesario, al llegar a este punto culminante, recapitular las diversas temáticas que se discutieron en torno a los ejes propuestos: Archivos y documentos digitales; Conservación y preservación de documentos y Fuentes documentales para la investigación. Tuvimos oportunidad de escuchar las disertaciones de los conferencistas invitados de España, Brasil, Argentina y Colombia, a quienes agradecemos su disposición y la generosidad al compartir con nosotros su conocimiento”.

La cumbre se enmarcó dentro de la meta de la administración distrital para hacer de Bogotá una ciudad digital, a partir de una estrategia integral que permita reducir las barreras técnicas, económicas y regulatorias que garanticen el acceso de todos los ciudadanos a las tecnologías de la información y el conocimiento con el propósito de consolidar una administración pública de calidad, eficiente, colaborativa y transparente.

Participaron reconocidos expertos de Europa y América, entre ellos el brasileño André Porto Anacona, de la universidad de Brasilia; Julio Cerdá, del Archivo de Arganda del Rey, España y el argentino Diego Andrés Ferreira, quienes compartieron sus experiencias y conocimiento en temas tales como la conservación y preservación de documentos, archivos y documentos digitales, fuentes documentales para la investigación, políticas TIC para el Distrito Capital, preservación digital de documentos en Colombia y la digitalización como garantía de conservación. En el seminario se destacó también la participación de historiadores como Enrique Martínez Ruiz, con el tema “Catastro y la reconstrucción de la ciudad: el caso de la comunidad judía”; del arquitecto José Alexander Pinzón Rivera, quien expuso su investigación sobre arquitectura y política en el siglo XIX y John Freddy Garzón, quien realizó el lanzamiento oficial del sistema SIAB (Sistema de información del Archivo de Bogotá).

La documentación digital

En su discurso de clausura, Cristina Aristizábal hizo una relatoría de los temas tratados por los expertos y agregó que producir documentos electrónicos de archivo “nos propone el reto de conservarlos y preservarlos en el largo plazo, tema tratado por Adalgisa Abdala del Banco de la Republica, Dora Brausin de RTVC y Yameli Almarza de la Universidad de la Salle, quienes nos mostraron el panorama que implica la constante lucha contra la obsolescencia tecnológica para preservar documentos digitales que provean la seguridad jurídica necesaria para la administración y los ciudadanos y que, al mismo tiempo, puedan ser accesibles en el tiempo; tareas complejas pero no imposible en los entornos digitales, para lo cual nos presentaron herramientas, metodologías y buenas prácticas, que sin lugar a duda debemos abordar con urgencia”.

La Transformación Digital y la gestión de documentos electrónicos de archivo, a juicio de la Subsecretaria General, implican que se ponga sobre la mesa cambios en muchos paradigmas, “tal como lo propuso Julio Cerdá, del municipio de Arganda del Rey, ciudad que ya ha recorrido parte del camino que nosotros iniciamos, cito una de las muchas reflexiones que nos deja “El futuro no es la prórroga del pasado”.

Se refirió, de igual manera, a los cambios que están siendo introducidos en España frente a los documentos y expedientes electrónicos y el rol de los archivistas en este nuevo contexto.

“Hay que reconocer en este punto que, si bien tenemos muchas tareas por realizar, ya hemos iniciado el camino; es así como en el Seminario también se abordaron cambios de los que ya estamos siendo testigos en la archivística Distrital; Marly Quintana nos compartió reflexiones sobre la necesidad de la normalización y el uso de las normas técnicas, para lo cual el Archivo de Bogotá ha adquirido una buena colección de ellas y las ha catalogado para hoy ponerlas a disposición de todos, con la ayuda adicional del boletín Infórmate dedicado a la promoción y divulgación de las mismas”.

Foto: Grupo BIG BAND / Idipron

Otro de los cambios referidos fue socializado por Lina Aristizábal, quien explicó el proyecto de decreto archivístico, el cual refleja la modernización de la regulación distrital en material del Archivo de Bogotá como Archivo general Territorial y el sistema Distrital de Archivos. “Sin embargo, todos estos esfuerzos, que realizamos todas las entidades por producir y preservar nuestros documentos, serían en vano si no los podemos poner a disposición de la ciudadanía y de la propia administración; este es el fin de los archivos. Por eso fue definitivamente maravilloso poder escuchar y ver las presentaciones de Family Search, Enrique Martínez y José Alexander Pinzón, quienes dieron buena cuenta del uso de los documentos de archivo como fuente de información para el desarrollo de investigaciones y que tal como dijo Enrique, a través del Archivo de Bogotá los investigadores e historiadores “pueden poner en dialogo los fondos documentales y generar conocimiento” sobre Bogotá.  “Nos sentimos muy orgullosos de presentar la a la ciudadanía y la comunidad archivística, el Sistema de Información del Archivo de Bogotá conocido como SIAB, el cual permite el acceso a los documentos que custodia el archivo de Bogotá vía web desde nuestros hogares o desde cualquier lugar en el que nos encontremos, gracias a que también podemos acceder incluso desde nuestros equipos móviles como celulares y tablets”, concluyó.

Al cierre del seminario, la directora del Archivo de Bogotá, Gloria Vargas Tisnés, destacó la importancia del encuentro por su carácter interdisciplinario y su elevado nivel técnico. “Por primera vez para Bogotá, se discutieron las problemáticas que implican la entrada del documento digital en la gestión pública y los retos que conlleva estas nuevas tecnologías de cara al siglo XXI”.