Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Los lineamientos de la Secretaría General fueron hechos con el apoyo de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, en colaboración con la Alta Consejería Distrital de TIC, con las cuales se expidió la Circular 047 de 2020.

En relación con el uso de herramientas tecnológicas en ambientes de trabajo en casa, para la producción y gestión de documentos electrónicos, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Las oficinas TIC de cada entidad procurarán disponer de herramientas de conexión y canales virtuales seguros. Se debe evitar, en la medida de lo posible, sobrecargar los canales con conexiones, servicios o tareas innecesarias.

De igual manera, es deseable que los equipos de los servidores públicos cuenten con un antivirus y un firewall actualizado y activo, además de hacer uso de soluciones o software de seguridad para proteger la información.

La anterior circular está acompañada de la guía “Lineamientos para el uso de documentos electrónicos en la contingencia generada por la emergencia sanitaria COVID-19”, la cual contiene tópicos sobre aseguramiento de ambientes electrónicos, documentos electrónicos, firmado, correo electrónico, imágenes digitalizadas y almacenamiento de e-docs.  Estos instrumentos buscan orientar a las entidades y organismos del distrito en la implementación de medidas en el uso de canales electrónicos para la gestión de documentos electrónicos en ambientes de trabajo en casa, en razón de la actual emergencia ocasionada por el COVID-19.

Fueron desarrollada en un trabajo conjunto entre la Subsecretaría Técnica de Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y la Alta Consejería Distrital TIC. Se ponen a disposición tanto para la comunidad archivística de las entidades y organismos del distrito como para la ciudadanía en general.

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