Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por: Maribel Mora García. Profesional universitario, Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito

La conservación de documentos de archivo implica varios aspectos que son determinantes al momento de planear y llevar a cabo de manera acertada las acciones para su ejecución. Dentro de las múltiples variables que han formado parte de esta dinámica se encuentra el gran volumen documental, la variedad de soportes y formatos y la aún persistente falta de conciencia frente al patrimonio documental.

Al igual que los documentos textuales, los soportes sonoros y audiovisuales se constituyen en fuentes primarias de la historia, en las cuales se pueden encontrar valiosos testimonios de la diversidad social y cultural de las comunidades; fuentes que han servido para la construcción de la memoria colectiva y para la definición de la identidad. Este tipo de soportes han surgido para responder a las necesidades de almacenamiento de información, a los requerimientos propios de la industria audiovisual y al acelerado ritmo que la innovación tecnológica ha tenido en las últimas décadas. 

Soportes audiovisuales del acervo documental Archivo de Bogotá

Desde el punto de vista de la materialidad, la conservación documental se enfrenta a diversos desafíos como las características materiales y tecnológicas de los bienes a conservar y su interacción con los factores externos.  Por tanto, el conocimiento previo de dichas condiciones debe ser el punto de partida en la formulación e implementación de medidas efectivas dirigidas a lograr su preservación.

Para el caso de los documentos de archivo en soportes sonoros y audiovisuales esta necesidad se refuerza, dadas sus características particulares de elaboración, reproducción y conservación; a la vulnerabilidad de sus materiales y al alto riesgo de obsolescencia, dada por la relación dependiente entre estos y los equipos de reproducción. Este último aspecto obliga a una permanente renovación y actualización de equipos y tecnologías, lo cual en muchos casos no es posible por la dificultad de asegurar su adecuado mantenimiento y funcionamiento y por los altos costos que acarrea la migración de la información a soportes más accesibles y vigentes.

De forma general y a partir de su forma de reproducción y de almacenamiento de la información, estos soportes se clasifican en:

• Mecánicos: cilindros, discos de surco ancho, discos de surco delgado o microsurco.
• Magnéticos: cintas de carrete abierto, cintas en casetes, discos flexibles y discos duros.
• Ópticos: discos compactos, discos regrabables y discos de video digital.

Cada tipología presenta riesgo de deterioro acorde con su naturaleza, con su forma de reproducción y, por supuesto, con las condiciones de almacenamiento y manipulación en las que se encuentre durante su trayectoria.  En todos los casos, y en comparación con los documentos textuales con soporte de papel, los soportes sonoros y audiovisuales son más vulnerables frente a las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura y contaminantes atmosféricos), siendo el control de estas una estrategia obligatoria en la planeación e implementación de medidas de conservación.

Cinta de carrete abierto. Fondo Juan Marín, Archivo de Bogotá

Otros de los riesgos inherentes a estos soportes es la dificultad de acceso a la información dada la obsolescencia tecnológica y a la dificultad de encontrar los equipos de reproducción, necesarios además para poder llevar a cabo procesos de migración a otras tecnologías y soportes.  Por ello, se deben desarrollar estrategias para la salvaguarda de la información contenida para que la obsolescencia tecnológica no sea una barrera que impida su acceso, consulta y divulgación.

En suma, hacer una clara identificación y clasificación de estos soportes al interior de los acervos documentales y realizar el diagnóstico de las condiciones actuales de conservación, almacenamiento, manipulación, acceso y consulta permitirá formular e implementar las estrategias, programas y actividades que respondan de manera efectiva a sus necesidades específicas.

Fuentes consultadas:

- BEREIJO Martínez, Antonio y FUENTES Romero, Juan José (2001). Los Soportes Fílmicos, Magnéticos y Ópticos Desde la Perspectiva de la -Conservación de Materiales. Recuperado de, http://eprints.rclis.org/3918/1/a01soportes.pdf

- International Association of Sound and Audiovisual Archives- IASA. Manejo y Almacenamiento de Soportes de Audio y de Video. Recuperado de  https://www.iasa-web.org/tc05-es/manejo-almacenamiento-soportes-audio-video

- TORRES Moya, Rito Alberto y APONTE Melo, Myriam Rosalba. Principios y Técnicas en un Archivo Audiovisual. Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano, 2010.

- VAN Bogart, John W.C. Almacenamiento y Manipulación de Cintas Magnéticas: Guía para Bibliotecas y Archivos. Conservaplan 1998. Biblioteca Nacional de Venezuela.