Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Angela Ovalle Bautista. Profesional Especializada, Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo de Bogotá 

Una de las funciones del Archivo de Bogotá está orientada a la protección del patrimonio documental de la ciudad y para su cumplimiento tiene dos frentes de trabajo, por un lado, la conservación del acervo documental custodiado en sus depósitos y de otro, la asistencia a las entidades y organismos del orden distrital en materia de conservación y preservación documental. 

Estos dos frentes de trabajo confluyen en el mandato de la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, que establece en su artículo 46° que “los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.   

Para comprender el alcance de esta obligatoriedad de Ley, dentro de los acuerdos que la reglamentan, el Sistema Integrado de Conservación –SIC– es definido como un conjunto de planes, programas y estrategias tanto de conservación documental como de preservación digital, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado [Acuerdo 6 de 2014 del Archivo General de la Nación - AGN]. 

Es por este motivo que, en virtud de la naturaleza de los soportes documentales, el SIC tiene dos componentes: 

1. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos. 

2. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo. 

Para su desarrollo y tal como lo define el mencionado Acuerdo, aparecen los denominados Programas de Conservación Preventiva, que están conformados por procesos y procedimientos aplicables a los dos planes.  

Los programas de conservación preventiva son los siguientes:  

a) Capacitación y sensibilización.

b) Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

c) Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.

d) Monitoreo y control de condiciones ambientales.

e) Almacenamiento y re-almacenamiento.

f) Prevención de emergencias y atención de desastres. 

En este punto, es importante hacer la distinción entre dos conceptos “conservación preventiva” y “conservación – restauración”.  

La conservación preventiva se refiere a las estrategias y medidas de orden técnico y administrativo dirigidas a minimizar los posibles riesgos, reducir el efecto de los factores de deterioro, y así, evitar en lo posible las intervenciones directas de “conservación – restauración”.  

Estos factores de deterioro se refieren a todos aquellos agentes capaces de inducir modificaciones en las propiedades de los documentos o producir la pérdida de la información mediante una serie de mecanismos ya sean físicos, biológicos, químicos, mecánicos o magnéticos. 

De esta forma, los factores o agentes de deterioro están relacionados con las condiciones ambientales, las características constructivas de los espacios, los agentes biológicos, las situaciones de emergencia como incendios, inundaciones, terremotos, hurto, vandalismo, y el inadecuado almacenamiento documental. Es por esto que los programas de “conservación preventiva” están orientados al manejo del entorno en el cual se hayan almacenados y custodiados los documentos. 

Por su parte, las acciones de conservación – restauración se realizan directamente sobre la materialidad de los bienes documentales, por medio de la aplicación de tratamientos físicos o químicos orientados a estabilizar el soporte documental, detener los deterioros y recuperar sus valores históricos y estéticos, en el caso de las intervenciones de restauración. 

Frente a la especialización y altos costos que requieren las intervenciones directas de “conservación – restauración”, el Archivo de Bogotá canaliza sus mayores esfuerzos y recursos en el enfoque preventivo, que permite abordar grandes volúmenes documentales y enfrentar directamente las distintas causas de deterioro y los posibles riesgos a los que están expuestos los documentos en sus variados soportes. 

En este contexto y para atender tanto los programas preventivos como los tratamientos curativos, la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo de Bogotá cuenta con el equipo de “Conservación, Restauración y Reprografía”, compuesto por cinco grupos funcionales: 

1. Limpieza documental. 

2. Almacenamiento y encuadernación. 

3. Reprografía.  

4. Laboratorio científico. 

5. Taller de restauración. 

Para cumplir con la misión de proteger y resguardar los fondos y colecciones documentales del Archivo de Bogotá, este equipo realiza actividades tales como: limpieza y saneamiento documental, diseño y elaboración de unidades de almacenamiento, rotulación, almacenamiento de unidades documentales, diagnóstico documental, digitalización, encuadernación, intervenciones de restauración, tratamientos de primeros auxilios o intervenciones menores. 

También desarrolla actividades de conservación preventiva como es el caso del monitoreo de condiciones fisicoquímicas en espacios de archivos, monitoreo de carga microbiana y la realización de saneamientos ambientales tanto en los depósitos como en las áreas de procesamiento técnico de la documentación. Por último y dentro del marco de las asistencias técnicas a las entidades en materia de conservación documental, se realizan mesas de trabajo, visitas técnicas, jornadas de sensibilización, informes y conceptos técnicos.