Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Ángela Ovalle Bautista / Restauradora de bienes muebles, con Magíster en Historia y Archivística

El Archivo de Bogotá, como archivo histórico del Distrito Capital, tiene la misión de proteger los recursos documentales de la ciudad, con el fin de garantizar el ingreso, la conservación, organización y servicio de todos aquellos fondos y colecciones con valor patrimonial, y facilitar así la difusión de la memoria histórica de la ciudad en beneficio de las entidades de la administración distrital, los investigadores, estudiosos de la ciudad y todo ciudadano interesado en conocer la historia de Bogotá.

El edificio del Archivo de Bogotá fue construido por el arquitecto Juan Pablo Ortiz y fue diseñado a partir de cinco volúmenes denominados metafóricamente: el cofre, el oído, el ojo, la mano y el corazón. El cofre corresponde al bloque central que contiene los depósitos de archivo, lugar donde se alberga el acervo documental de la ciudad. Alrededor de éste, se ubican las salas de consulta y de exposiciones (el ojo), el auditorio y las aulas de conferencia (el oído), las áreas administrativas y de procesamiento técnico (la mano), el vestíbulo y el espacio público (el corazón).

Dibujo tomado de: ORTIZ, Juan Pablo [2003]. “La arquitectura del Archivo de Bogotá” En: Archivo de Bogotá, memoria y transparencia.

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Bogotá: Panamericana Formas e Impresos.

La relación entre los distintos volúmenes alrededor del cofre fue planteada por el arquitecto Juan Pablo Ortiz como una analogía entre el hombre y la palabra, de la siguiente manera:

“Se propone agrupar en un contenedor la sala de lectura y las salas de exposiciones; en estos espacios, el sentido estimulado por la observación y la lectura de la palabra es la vista. En el volumen dispuesto sobre la carrera quinta, se encuentran los laboratorios de conservación de los documentos junto con el área administrativa. Este es lugar donde se cuidan y restauran los documentos; el acto de mantener los papeles se ejecuta básicamente con las manos –con el buen tacto–, es la mano que cuida la palabra. Al norte del conjunto, están el auditorio y las salas de conferencia, los lugares donde se escucha la palabra; por lo tanto, el sentido estimulado es el oído. Y como corazón de este organismo, está el área más pública del Archivo, la cual está constituida por dos componentes: el pasaje urbano que es totalmente público y pertenece al peatón y el vestíbulo con sus áreas de circulación” [Ortiz, 2003, p.105].

En este maravilloso contenedor y como archivo histórico de la ciudad, una de las funciones de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá es la de “generar los planes y programas del Sistema Integrado de Conservación, para garantizar la preservación de la historia y la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a la información, en concordancia con los lineamientos de la función archivística establecidos por el Archivo General de la Nación, el Consejo Distrital de Archivos y la normativa dirigida a garantizar la transparencia y la modernización de la gestión documental” [Decreto Distrital 425 de 2016, Artículo 22°].

El Sistema Integrado de Conservación se refiere al conjunto de planes, programas y estrategias de prevención, control y seguimiento, dirigidos a evitar y detener los factores de deterioro, minimizar los posibles riesgos y proteger la integridad física y funcional de la documentación. Para su implementación, la Subdirección Técnica del Archivo de Bogotá cuenta con el “Área de Conservación, Restauración y Reprografía”, compuesta por cuatro grupos funcionales:

1.         Almacenamiento y encuadernación.

2.         Reprografía.

3.         Laboratorio científico.

4.         Taller de restauración.

Almacenamiento y encuadernación.

Para el almacenamiento del acervo documental de la ciudad, el Archivo de Bogotá cuenta con 56 depósitos, cada uno de ellos con una capacidad aproximada de 1.150 metros lineales de documentos. Estos depósitos ofrecen técnicamente unas condiciones adecuadas en relación con el espacio físico, las condiciones ambientales y de seguridad, el mobiliario, las unidades de almacenamiento y la disposición de los documentos.

El grupo de almacenamiento y encuadernación está encargado del diseño y elaboración de las unidades de conservación como es el caso de cajas, carpetas, sobres y rollos de poliéster, entre otros. También tiene bajo su responsabilidad el proceso de rotulación para identificar las unidades documentales y la realización de encuadernaciones o empastes. Estas dos últimas técnicas se utilizan para la agrupación de aquellos documentos que forman un libro o legajo, con el objeto facilitar su consulta, almacenamiento y conservación.

Para el proceso de diseño y elaboración de las unidades de almacenamiento se tienen en cuenta variables tales como: el soporte documental, sus características técnicas, estado de conservación, formato, dimensiones, peso y volumen. Para su fabricación se utilizan materiales denominados “calidad de archivo” que cumplen con las propiedades técnicas de permanencia, durabilidad, estabilidad física y química. Tanto el diseño como los materiales utilizados buscan garantizar la preservación de los documentos y reducir el riesgo de deterioro o pérdida al que pueden estar expuestos con la finalidad de facilitar su manipulación, acceso e identificación.

Reprografía.

Con el propósito de favorecer la consulta de los documentos históricos y garantizar su preservación a largo plazo, el Archivo de Bogotá cuenta con un grupo de reprografía encargado del tema de la reproducción documental, por medio de técnicas como la digitalización y la microfilmación.

La primera técnica permite convertir en formato digital aquella información registrada de manera analógica en soportes como: papel, cintas, películas o casettes, entre otros. La microfilmación consiste en registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Una de las ventajas de la microfilmación es que garantiza la integridad de la información y se caracteriza por sus altos índices de seguridad y durabilidad [más de 150 años]. Por otra parte, la digitalización permite el acceso rápido a la información y la consulta de los documentos vía web, con la ventaja de poder enlazar la imagen digital con las bases de datos de identificación y descripción.

El criterio que orienta y regula la reprografía es el respeto por los principios y procesos archivísticos, siendo prioridad la atención de las necesidades de los usuarios en Sala de Consulta. Por ejemplo, son prioridad en materia de reprografía aquellos documentos altamente consultados, porque su reproducción evita la manipulación directa del original y previene los deterioros que esto puede generar, favoreciendo así su conservación.

Laboratorio científico

El Laboratorio está integrado por profesionales en química, biología y microbiología y se encarga de del monitoreo de las condiciones ambientales en los depósitos del Archivo de Bogotá y en las entidades distritales que así lo soliciten, realiza el saneamiento tanto ambiental como documental y el desarrollo de investigaciones científicas aplicadas a la conservación documental.

El monitoreo ambiental es una medida preventiva que permite conocer y registrar el comportamiento climático de los espacios y consiste en la medición y evaluación de parámetros ambientales tales como: humedad relativa, temperatura, iluminación, material particulado y gases. Los saneamientos ambientales y documentales son estrategias de control que reducen la carga microbiana, tanto de hongos como de bacterias, lo que asegura la preservación de la documentación, garantiza un ambiente salubre y protege la salud de los trabajadores.

Con respecto a las investigaciones científicas aplicadas a la conservación documental, el Laboratorio se ha enfocado en dos líneas de estudio: primero en la identificación de microorganismos [hongos y bacterias] en material documental y ambientes de archivo, y en segundo lugar, en la optimización de algunos tratamientos de conservación.

Taller de restauración.

Este Taller está liderado por restauradoras de bienes muebles encargadas de la protección del acervo documental, por medio de la realización de diagnósticos e intervenciones en conservación y restauración. Los diagnósticos tienen dos enfoques: la evaluación de las condiciones locativas de los espacios destinados al almacenamiento documental y el diagnóstico del estado de conservación de los documentos.

Las intervenciones en conservación y restauración presentan varios niveles, el primero se denomina “preparación para procesos técnicos” y consiste en la realización de acciones tales como limpieza, desinfección, recuperación de plano y unión de rasgaduras, realizadas con el fin de facilitar la manipulación del documento y evitar posibles deterioros durante los procesos técnicos, ya sean de reprografía, organización, descripción o catalogación.

Un segundo nivel, son las intervenciones de conservación que se realizan mediante la aplicación de tratamientos físicos o químicos orientados a estabilizar el soporte documental y detener los deterioros. Por último, se ubican las intervenciones de restauración, dirigidas a recuperar los valores históricos y estéticos de aquellos documentos que por ejemplo van a ser presentados en exposiciones o publicaciones.

Esperamos que este recorrido por el “Área de Conservación, Restauración y Reprografía” a través de sus grupos y actividades, sea una invitación para que visiten nuestras instalaciones y conozcan de primera mano las distintas estrategias que utilizamos para proteger y disfrutar nuestro valioso patrimonio documental.

Fuentes y/o bibliografía

Dibujo tomado de: ORTIZ, Juan Pablo [2003]. “La arquitectura del Archivo de Bogotá” En: Archivo de Bogotá, memoria y transparencia. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Bogotá: Panamericana Formas e Impresos.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Decreto Distrital 425 de 2016, por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ORTIZ, Juan Pablo [2003]. “La arquitectura del Archivo de Bogotá” En: Archivo de Bogotá, memoria y transparencia. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Bogotá: Panamericana Formas e Impresos.

OVALLE, Angela [2015]. Programas del Sistema Integrado de Conservación. Guía Práctica para las entidades del Distrito Capital. Bogotá: Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.