Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Ana Cuervo, Daniel Isaacs y Carlos Castellanos 

A partir del resultado de los componentes y categorías evaluados, se busca establecer las estrategias, programas, proyectos y actividades encaminadas a lograr el fin último de la conservación y preservación, que no es otro que el de la adecuada integridad física y funcional de los documentos de archivo, así como la recuperación y consulta de los documentos de archivo e información relevante para las entidades.

El Modelo de Madurez del Sistema Integrado de Conservación, MMSIC, es una herramienta que permite identificar el estado de madurez en el que se encuentra una entidad con relación a su capacidad de conservación documental y preservación digital a largo plazo, como componentes fundamentales del Sistema Integrado de Conservación.

La necesidad de formular esta herramienta del SIC surgió con el objetivo de lograr la formulación del Sistema Integrado de Conservación de las entidades Distritales, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 006 de 2014. Es decir, con el propósito de impulsar a las entidades en su gestión y para dar prelación a la formulación e implementación de dicho instrumento con el fin de garantizar la conservación y preservación de los documentos.

Estructura del MMSIC

El Modelo de Madurez del SIC se encuentra estructurado en tres significativos componentes:

I) Contexto, II) Conservación documental y III) Preservación digital a largo plazo, que para efectos de la evaluación son independientes. Sin embargo, el componente transversal de contexto, aplica tanto para conservación como para preservación digital, dado que contienen elementos transversales para la formulación del plan de conservación documental y el Plan de preservación digital a largo plazo, los cuales constituyen componentes fundamentales del SIC.

Figura 1: Categorías e indicadores del Modelo de Madurez del Sistema Integrado de Conservación

Fuente: Elaboración propia

Componente de contexto

El primer componente, correspondiente al “Contexto”, está orientado a que se tengan en cuenta todos los aspectos relacionados a la planificación. Es decir, la identificación de necesidades, priorización de necesidades, identificación de recursos, articulación con los instrumentos de gestión de la entidad y los instrumentos archivísticos necesarios para la formulación del plan de conservación y el plan de preservación digital a largo plazo, a partir de una estructura definida. Necesarios, de igual manera, para la implementación de las actividades de corto, mediano y largo plazo, relacionados en nueve (9) categorías que constituyen aspectos importantes que recogen y evalúan información necesaria durante las diferentes fases de la planificación estratégica del SIC.

Figura 5: Categorías del Componente de Contexto del MMSIC

Fuente: Elaboración propia.

Componente de conservación documental

Este componente se encuentra orientado a evaluar tres grandes aspectos relacionados con la conservación de los documentos físicos y analógicos de archivo.

El primero de ellos está basado en los requerimientos orientados hacia los aspectos de “infraestructura” que presenta el Modelo de Madurez de Capacidad de Preservación Digital (PCDMM), los cuales son necesarios tener en cuenta para una adecuada formulación del plan de conservación documental. El segundo aspecto está relacionado con los programas de conservación preventiva definidos en el Acuerdo 06 de 2014; y un tercer aspecto relacionado con temas particulares de la conservación documental y los soportes analógicos que no se encuentran intrínsecamente desarrollados en los programas de conservación preventiva.

Figura 6: Componente de Conservación Documental del MMSIC

Fuente: Elaboración propia a partir del modelo conceptual OAIS-ISO 14721-2013.

Componente de preservación digital

El componente de preservación digital a largo plazo está conformado de acuerdo con el modelo DPCMM por dos grandes categorías: la primera, se denomina infraestructura y la segunda, servicios.

La categoría de infraestructura contiene aquellos elementos que sirven de base sólida para los procesos de preservación digital. Por su parte, la categoría de servicios tiene como principal objetivo establecer los elementos para mitigar los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica de hardware, software y formato, los riesgos adicionales definidos en el Acuerdo 06 de 2014 y aquellos que surjan con los cambios tecnológicos. Con ello se responde al fin último de la preservación digital, el cual está enfocado en garantizar el acceso a los documentos digitales a través del tiempo manteniendo los atributos de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, independiente de la tecnología con la que fueron creados.

En la siguiente figura se detallan los elementos de cada una de las categorías adoptadas en el modelo de madurez del Sistema Integrado de Conservación, para el componente de preservación digital a largo plazo.

Figura 7: Componentes del plan de preservación digital a largo del MMSIC

Fuente: Elaboración propia a partir del modelo DPCMM.

¿ Para qué sirve el Mmsic?

El modelo de madurez del SIC contiene la ruta de acción o lineamiento técnico a seguir por cada entidad en particular, con el fin de realizar la formulación conveniente de las fases del SIC; para realizar la adecuada planificación de los recursos, la identificación de las necesidades, definición de las estrategias, programas, proyectos y actividades para finalmente proceder a la implementación.

La ruta de acción establece que la implementación de las estrategias, programas y proyectos debe estar proyectada al corto, mediano y largo plazo. Para tal fin, se debe realizar el seguimiento apropiado de las estrategias propuestas, de tal manera que se logre realizar la actualización periódica del documento, ateniendo los cambios tanto internos como externos.

Este documento también incluye la ruta de acción a seguir por parte de los equipos interdisciplinares de trabajo de las entidades para aumentar el nivel de madurez centrándose en la posibilidad de avanzar en las categorías de acuerdo a sus recursos. Así mismo, incluye el marco normativo en cada una de las categorías, conformado por el marco legal archivístico del país; normas, estándares técnicos, normas internacionales y material bibliográfico, para que las entidades dispongan de información adicional como complemento para el desarrollo óptimo de las fases que involucra el documento SIC.

Conclusiones

La aplicación periódica del Modelo de Madurez del Sistema Integrado de Conservación permite que las entidades distritales conozcan su nivel de madurez respecto a la conservación documental y preservación digital a largo plazo y a parir de este resultado realicen la adecuada planificación de las necesidades y recursos necesarios para la formulación, implementación, seguimiento y control del plan de conservación documental y plan de preservación digital a largo plazo; adicionalmente  se convierte en un referente a través de los lineamientos técnicos descritos que deben ser utilizados por los equipos interdisciplinarios de trabajo para incrementar el nivel de madurez de las entidades en cuanto a la conservación documental y preservación digital a largo plazo.

• Los autores son profesionales de la Subdirección del Sistema de Archivos del Archivo de Bogotá.

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