Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Entre el 9 y el 11 de octubre la ciudad se sumerge nuevamente en un proceso de aprendizaje; esta vez sobre la gestión de documentos electrónicos de archivo, de la mano de uno de los más importantes expertos en la materia, Daniel Flores, quien visitó Bogotá por primera vez para compartir la experiencia y los avances que en este frente ha logrado su país natal, Brasil.

En efecto, en un nuevo avance del Programa de Buenas Prácticas que lidera la Alcaldía de Bogotá, el gobierno distrital busca aprender sobre la experiencia brasilera en materia de gestión de documentos electrónicos. Recordemos que, en la materia, Brasil cuenta con uno de los modelos de factura electrónica más consolidados del mundo y viene impulsando, entre otras iniciativas, la implementación de un solo documento electrónico unificado que vincule registros como el documento de identidad y los certificados de nacimiento y matrimonio.

De ahí el inmenso valor que reviste esta nueva experiencia de aprendizaje con un país como Brasil, referente internacional en la materia. En el frente, Bogotá ha avanzado positivamente y desea seguir mejorando, al incorporar paulatinamente plataformas informáticas, para manejar el patrimonio documental de la ciudad, archivos, documentos electrónicos, peticiones ciudadanas, etc.

Como aseguró Raúl Buitrago, Secretario General de la Alcaldía, “la administración del Alcalde Enrique Peñalosa está comprometida de lleno a llevar hasta otro nivel, el digital, la gestión pública en Bogotá, transformarla para que sea más eficiente, más transparente y más cercana al ciudadano”. En efecto, reiteró el funcionario, los documentos electrónicos “requieren de unas condiciones técnicas y tecnológicas especiales a fin de que puedan usarse como fuente de prueba y testimonio de la actuación de la administración, y, sobre todo, legarlas a las futuras generaciones”.  

El impacto de los documentos electrónicos en el gobierno bogotano

Si bien Bogotá ha recorrido parte del camino para robustecer la gestión de archivos mediante plataformas digitales, aún hace falta un buen trayecto y, por ello, como parte del programa de Buenas Prácticas de la Secretaria General, se invitó al más importante experto en gestión de documentos electrónico de América Latina, el brasileño Daniel Flores, cuya experiencia y conocimientos fueron compartidos con funcionarios de la administración distrital, representantes del sector archivístico, academia y gremios, durante un evento realizado en el Archivo Distrital entre el 9 y el 11 de octubre.

Según el experto, encuentros como este revisten una importancia especial porque permiten que investigadores, la comunidad archivística y funcionarios de la Administración Distrital conozcan los avances en el tema del documento electrónico. “Se están haciendo enormes esfuerzos en la implementación de políticas en torno al documento electrónico, aunque creo que en Colombia aún se está en un proceso embrionario. A futuro se tiene que garantizar que los documentos electrónicos sean confiables, que sean auténticos, que sean seguros, que puedan ser preservados. Por lo que he visto, en Bogotá se están [dando] grandes avances y creo que dentro de poco estarán a la vanguardia de otros países”.

Un documento electrónico o documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital. La utilización de documentos electrónicos en el gobierno está ligada a lograr un Gobierno Digital, a reducir drásticamente el uso de papel impreso e impacta directamente la relación del Estado con la ciudadanía, implica, por ejemplo: mejorar los tiempos de respuesta en servicios como la justicia, facilitar el pago de impuestos, disminuir el costo y el tiempo que toma realizar un trámite, y aumentar el acceso a la información pública y la transparencia de las actuaciones públicas.

Al respecto, Flores también destacó que los documentos que tienen una consideración legal deben tener requisitos de seguridad, por lo que es necesario ofrecer garantías que permitan tener confianza sobre su autenticidad y su disponibilidad futura. “La firma digital introduce una cadena de dependencias entre el documento y los elementos utilizados para generar la firma, que hace que si en el futuro alguno de estos elementos utilizados para producir la firma deja de ser válidos o pierde sus garantías, no se pueda validar el documento electrónico en sí sin medidas adicionales.”

La Alcaldía invita a la ciudadanía a participar en el segundo Seminario Internacional de Archivos y Quinto Encuentro Distrital de Archivos, que se llevará a cabo en la sede del Archivo de Bogotá entre el 17 y 19 de octubre, evento que permitirá, entre otros temas, ahondar el aprendizaje logrado sobre documento electrónico de archivo en esta experiencia.