Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

La resolución que reglamenta el artículo 9 de Decreto Distrital 828 de 2018, define los mecanismos para el registro de archivos privados en el Distrito Capital.

Según la resolución 004. “el Registro de Archivos Privados es el instrumento que permite identificar los archivos privados de significación histórica para la ciudad, su ubicación, custodia y características generales de organización, conservación, condiciones de acceso y difusión, en el Distrito Capital”.

Objetivos del Registro de Archivos Privados. El Registro de Archivos Privados tiene, entre otros, los siguientes objetivos: 

1. Identificar los archivos privados de significación histórica que se encuentran en el Distrito Capital.
2. Localizar custodios, poseedores, tenedores, o propietarios de archivos privados de significación histórica para la ciudad.
3. Establecer las características generales de organización, conservación, condiciones de acceso y difusión de los archivos privado objeto de inscripción.
4. Propiciar la interacción entre el Archivo de Bogotá y los poseedores, tenedores, o propietarios de archivos privados de significación histórica para la ciudad.
5. Facilitar la divulgación, apertura a la investigación, o reproducción de archivos privados de significación histórica para la ciudad, dentro de los términos señalados por la normatividad vigente.
6. Promover la organización y conservación de archivos privados de significación histórica para la ciudad.

Metodología para la inscripción en el Registro de Archivos Privados. Los pasos para el Registro de Archivos Privados de significación histórica para la ciudad, serán los siguientes: Convocatoria, Preinscripción, Evaluación de la solicitud, Inscripción en el Registro de Archivos Privados y Seguimiento y Actualización.

Criterios para determinar si el archivo o documento privado es de significación histórica para la ciudad, en los términos previstos en el artículo 6 del Decreto Nacional 763 de 2009 (compilado en el artículo 2.4.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015):

1. Autenticidad.
2. Único e irremplazable.
3. Antigüedad.
4. Contexto físico.
5. Representatividad y contextualización sociocultural.
6. Asunto y tema.
7. Forma y estilo.
8. Autoría.
9. Constitución del bien.
10. Rareza o excepcionalidad.
11. Estado de Conservación.
12. Relevancia para la memoria de la ciudad.
13. Cumplimiento de tiempos de retención (si aplica), o que no se trate de un documento o archivo activo o de gestión.

Evaluación de la solicitud:

1. La Subdirección Técnica de dicha entidad, en un plazo no mayor a dos (2) meses, evalúa la viabilidad y remite el respectivo concepto técnico a la Dirección Distrital Archivo de Bogotá.
2. La Subdirección Técnica podrá programar visita técnica, con el fin de verificar aspectos relacionados con los documentos o archivo objeto de la solicitud de registro.

Inscripción en el Registro de Archivos Privados:

1. Respuesta al solicitante, en un plazo no mayor a un (1) mes, contado a partir de la emisión del concepto técnico emitido por la Subdirección Técnica. 
2. La Dirección Distrital Archivo de Bogotá remitirá al solicitante, en medio físico o digital, el formato de inscripción en el Registro de Archivos Privados de Significación Histórica, para que sea diligenciado por éste.
3. El solicitante cuenta con un plazo no mayor de tres (3) meses, contados a partir del recibo de formulario, para hacerlo llegar diligenciado a la Dirección Distrital Archivo de Bogotá.
4. Recibido el formato de Inscripción en el Registro de Archivos Privados, debidamente diligenciado, la Dirección Distrital Archivo de Bogotá expedirá acreditación como un Archivo Privado de Significación Histórica para la ciudad.

Seguimiento y Actualización

1. Deber de información a la Dirección Distrital Archivo de Bogotá sobre cualquier cambio de domicilio, ubicación, condiciones de organización y conservación, así como en las condiciones de propiedad, tenencia o custodia.
2. Posibilidad de exclusión del Registro, en caso que el cambio de domicilio, ubicación, condiciones de organización y conservación, así como en las condiciones de propiedad, tenencia o custodia, afecten los criterios por los cuales los documentos o archivo ingresaron a Registro de Archivos Privados de Significación Histórica.
3. Posibilidad de invitar a los propietarios, poseedores, tenedores de los documentos o archivos inscritos en el Registro de Archivos Privados de Significación Histórica a espacios de orientación técnica sobre procesos de organización, conservación, investigación y difusión de documentos y archivos de significación histórica para la ciudad.