Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Ana Margarita Suárez / Profesional Archivo de Bogotá.  

Como ente que custodia y conserva el patrimonio histórico y documental de la ciudad, el Archivo de Bogotá busca de manera continua realizar mejoras en los procedimientos de conservación aplicados al acervo documental.

En consonancia con la normativa existente, y tomando como ejemplo acontecimientos que a nivel global han vislumbrado la ausencia de estrategias para la reducción y atención del riesgo en instituciones culturales, resultando en la perdida parcial o total de su patrimonio, se inició desde el año 2019 la formulación del Plan de Salvamento Documental para el Archivo de Bogotá.

El Plan de Salvamento se constituye como la herramienta para la mitigación de las amenazas a las que podría estar expuesto el acervo documental en caso de una emergencia. El plan se traduce en la redacción de un documento guía y en la implementación y realización de una serie de actividades que se engranan con el Sistema Integrado de Conservación y que, ejecutadas de manera continuada, resultan en la preparación del personal para atender la documentación en caso de un incidente que ponga en peligro la preservación de la valiosa información que allí se custodia.

La redacción de ese documento guía se conformó como la fase inicial de la formulación del Plan. Las fases siguientes, quizás de mayor o igual complejidad que la inicial, requieren la armonización del Plan con diferentes instancias administrativas e institucionales, además del inicio y ejecución de las actividades que conducen a la preparación de los colaboradores para la atención de la documentación ante una emergencia. ¿Pero cómo fue construido el documento y a quién o a qué está dirigido?

El plan es una metodología de trabajo que, como se mencionó anteriormente, se traduce en un documento que establece qué, cómo, cuándo y quién realizará labores de salvamento de los soportes físicos que integran el acervo documental del Archivo de Bogotá, una vez la emergencia o siniestro ocurrido haya sido controlado, las personas se encuentren a salvo y los organismos de socorro autorizan el ingreso al edificio. Con este se busca gestionar el riesgo de deterioro y pérdida de los soportes físicos que integran el patrimonio documental custodiado por el Archivo de Bogotá ante una situación de emergencia.

Para la formulación se tomaron como referencia las guías y documentos elaborados por Instituciones como el Concejo Canadiense de Archivos e Instituto Canadiense de Conservación, el Instituto Getty de Conservación y la Conferencia Regional de Archivos del Atlántico, entre otros, y cuyos valiosos aportes a la conservación del patrimonio histórico han servido como ejemplo de experiencias de éxito aplicables en entidades como el Archivo de Bogotá.

El documento es una hoja de ruta dividida en tres fases metodológicas: la primera de prevención o contingencia, la segunda de respuesta a la emergencia y la tercera, de recuperación y retorno a la normalidad. La fase de mitigación consiste en una serie de actividades y acciones para la disminución del riesgo existente, que en su mayoría son realizadas por el equipo del Área de Conservación, Restauración y Laboratorio de Ciencias , con el apoyo de las áreas administrativas, enmarcadas en el Sistema Integrado de Conservación. Dentro de estas actividades se incluye la conformación de una Brigada Espacial de Salvamento Documental y sus respectivas jornadas de capacitación en temas como la manipulación de los diferentes soportes afectados por agua o fuego, entre otros factores, y maniobras de primeros auxilios a la documentación.

La segunda fase (respuesta a la emergencia), comprende una serie de acciones a ejecutar por el personal capacitado que se inician una vez declarada la emergencia y se tiene la certeza de afectación a los espacios en que se conservan los fondos y colecciones documentales. Así, comienza con una convocatoria a la Brigada Especial, que realiza una inspección sobre el estado de los soportes documentales, para la posterior planificación de traslado a espacios temporales de almacenamiento y continuar con acciones de primeros auxilios. Todo lo anterior dependerá en gran medida del impacto y cobertura de la emergencia, teniendo como referencia la afectación de esta en la prestación del servicio a la ciudadanía. SI una emergencia implica el cierre total de los servicios de consulta en sala, esta se constituye como la emergencia de mayor gravedad.

La fase final o fase de recuperación tiene tres momentos, que incluyen procesos de restauración y conservación de los documentos afectados por la emergencia, la estabilización de los espacios en que se encontraban los documentos afectados, finalizando con la reapertura de la prestación del servicio de consulta a la ciudadanía.

A partir de las recomendaciones encontradas en la bibliografía consultada, se discutió sobre la categorización de los grupos documentales como una estrategia logística a la hora de ejecutar labores de salvamento o rescate[1].

Las categorías corresponden a la prioridad de salvar un grupo documental u otro según la importancia de la información que contienen en tanto patrimonio documental de la ciudad. Se generaron ciertos criterios con base en los valores documentales, históricos y materiales dentro de los que se clasificaron los diferentes fondos, llegando a crear tres categorías: alta, media y baja. La primera agrupa aquellos documentos investidos con características que los hacen de vital importancia para la historia de la ciudad.  La segunda agrupa documentos de importancia para la ciudadanía, pero cuya pérdida o alteración tiene un impacto menor para el patrimonio documental. La tercera está integrada por aquellos documentos o grupos documentales que por su origen es posible encontrarlos en otras instituciones y cuya pérdida tendría un impacto muy bajo o nulo en la ciudadanía.

La metodología de salvamento se comporta de forma dinámica, en coherencia con los cambios y evolución permanente del Archivo, razón por la que debe ser revisada y actualizada en la medida de las necesidades. El documento que la contiene se compone también de un mapeo de la ubicación de los depósitos y, dentro de ellos, los fondos y colecciones documentales, el listado con las prioridades de salvamento mencionadas anteriormente, rutas de evacuación y un formato para consignar la información relacionada con los materiales removidos hacia espacios de almacenamiento temporal.

Ese año, el Plan de Salvamento Documental entró en una fase de cuidadosa revisión para la siguiente etapa, que corresponde a su implementación, y que implica la toma de una serie de decisiones a nivel administrativo e institucional, que deberán ir sobre la misma vía que los objetivos del Archivo de Bogotá y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. Por lo anterior, la implementación es un proceso complejo y cuidadoso, coherente con la actual certificación de calidad en los procedimientos de la entidad y que, a largo plazo, busca ser un ejemplo más y una guía para la formulación de los planes de salvamento, al menos, para las entidades distritales, cuya producción documental se convertirá en el futuro en otro pedacito del inmenso Patrimonio Documental de Bogotá.

• La autora es Restauradora - Conservadora de Patrimonio Cultural Mueble, Máster en Gestión Cultural  

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA 

• CANADIAN COUNCIL OF ARCHIVES. Basic Conservation of Archival Materials. Chapter 5- Disater Planning and Recovery. Canada. 2003.
• HERITAGE PRESERVATION The National Institute for Conservation. Emergency response and salvage wheel^TM.
• Mid- Atlantic Regional Archives Conference MARAC. Compiling a Disater Plan for Archival Collections, Techincal leaflet. 2018
• THE GETTY CONSERVATION INSTITUTE.  Creación de un plan de emergencia. Guía para museos y otras instituciones culturales. Estados Unidos de América. 2004.