Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Nelson Humberto León Acuña / Profesional Especializado

Subdirección del Sistema Distrital de Archivos

En los archivos del Canal Capital se conservan las especificaciones técnicas de los enlaces de microondas de 1997 y los libretos de comerciales del 2006. En los del Jardín Botánico “José Celestino Mutis” hay 265 planos de las instalaciones del Jardín y sus adecuaciones y reformas, así como los Programas de establecimiento y mantenimiento de árboles jóvenes y jardinería urbana.

Por su parte, los archivos del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, IDEPYBA, guardan los registros de placas de identificación animal, y en los archivos de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Norte, se conservan documentos de los antiguos hospitales Engativá, Chapinero, Usaquén, Simón Bolívar y Suba, además de historias clínicas, programas de salud pública y estudios de enfermedades epidemiológicas.

En los archivos de la Unidad Administrativa Especial Catastro Distrital, se custodian aproximadamente 60.000 planos de la cartografía y actualizaciones cartográficas oficiales del Distrito Capital, así como los avalúos catastrales 1981-2012, Investigaciones catastrales, nomenclatura vial y domiciliaria, y la valorización de predios 2007-2015.

La anterior es una pequeña muestra de la riqueza de los archivos de las entidades y organismos del Distrito; en la mayoría de los casos esta documentación no es conocida por la inmensa mayoría de los habitantes de Bogotá, ya que generalmente tienen contacto con los archivos solo cuando requieren algún documento para un trámite. Sin embargo, cada una de estos archivos tiene una función específica y produce documentos que son testimonio de sus actuaciones, de su funcionamiento y de sus relaciones con los ciudadanos, lo que planean hacer, lo que hacen y cómo lo hacen.

Te interesa. (Paso a paso para navegar en el Mapa Digital de Archivos)

Hoy los gobiernos han identificado la necesidad de que los ciudadanos tengan un rol activo en los asuntos del estado y que ejerzan control social sobre ellos, dando especial relevancia a la lucha contra la corrupción, por lo que la implementación del Gobierno Abierto se encuentra dentro de las políticas estatales, materializándose principalmente en la participación y la transparencia.

En este escenario, es fundamental que la ciudadanía pueda tener acceso a los archivos, no solo a los documentos antiguos, sino también a los más recientes, aquellos que se están produciendo hoy; esta es la vía para facilitar la participación y el ejercicio del control social; si no se cuenta con la información que contienen los documentos, esto no será posible; si no se puede tener certeza de la autenticidad de los documentos, esto no será fiable.

Por ello, es vital que los habitantes de Bogotá conozcan que el Estado tiene la obligación de mantener archivos y que ellos tienen el derecho de consultarlos y utilizarlos.

El primer paso para que la ciudadanía pueda usar los archivos públicos es que conozca en dónde están ubicados y los datos básicos sobre los documentos que custodian. Por tal motivo, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en su empeño por  acercar a la ciudadanía los temas relativos a la gestión pública -con el objetivo de promover la participación ciudadana en la administración y facilitar el efectivo cumplimiento de sus derechos y deberes- ha realizado a través de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, de forma conjunta con IDECA, Infraestructura de Datos Espaciales del Distrito Capital, dependencia de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, el Mapa Digital de Archivos de Bogotá.

Imagen 1. Datos desplegados al hacer click sobre un Archivo.

Este es un servicio que permite la georreferenciación y ubicación de los archivos de la administración distrital. Los ciudadanos pueden allí ubicar físicamente los archivos que necesitan para trámites y servicios del Distrito, así como aquellos de contenido histórico o de interés académico.

El mapa puede ser consultado desde cualquier dispositivo con acceso a internet, tales como celulares, tabletas o computadores de escritorio.

Una vez en el mapa, cada uno de los íconos corresponde a la ubicación de cada uno de los archivos. Al poner el puntero del mouse sobre un ícono, se aprecia en la parte inferior del mapa las coordenadas geográficas, y al hacer click sobre el mencionado ícono, se despliega un cuadro de texto que contiene el nombre de la entidad a la que corresponde el archivo, dirección teléfono y un enlace al sitio web de la entidad respectiva.

Adicionalmente se pueden observar allí datos sobre si se cuenta con salas de consulta y bibliotecas especializadas que apoyan los servicios de archivo y, lo más importante, una síntesis de los documentos que custodia, con datos como asuntos, fechas, tipos de soportes y cantidades de documentos. De la misma manera, en la parte inferior del cuadro de texto, se tiene la opción compartir; al hacer click allí se despliega un nuevo cuadro en el cual podrá obtener el enlace para compartir en redes sociales o enviar por correo electrónico. También se encuentra allí el código HTML para incluir el mapa en una página web.

Imagen 2. Mapa Digital de Archivos de Bogotá.​

Uno de los valores agregados que esperamos de este servicio, es generar ahorros en tiempo y desplazamientos para los ciudadanos y aún también en trámites, ya que, al contar con información de primera mano en el mapa, no será necesario enviar comunicaciones solicitando información o hacerlo telefónicamente, o peor aún, teniendo que ir físicamente hasta las entidades.

Ya para finalizar, es de resaltar, que los datos que contiene el Mapa Digital de Archivos de Bogotá, se encuentran publicados como dato abierto, por lo que cualquier persona puede descargarlos y utilizarlos libremente. El set de datos puede ser descargado del sitio web del IDECA en el siguiente enlace https://www.ideca.gov.co/recursos/mapas/archivos-distritales-bogota-dc o desde Datos Abiertos Bogotá,  en el enlace https://datosabiertos.bogota.gov.co/dataset/archivos-distritales

La Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, quiere invitar a toda la ciudadanía a hacer uso de este servicio; profesores, estudiantes, investigadores, industria , gremio de los archivos, las mismas entidades del distrito y en general toda la comunidad, los esperamos.

Te interesa (Exposición virtual Archivos a Fondo)

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